Operaciones de venta: qué es y por qué es importante

Un buen rendimiento de las ventas requiere estrategias y planificación bien desarrolladas. Aunque la tecnología y las herramientas de análisis de datos facilitan a los profesionales de las ventas la recopilación e interpretación de los datos, es posible que los representantes de ventas no tengan suficiente tiempo para estas tareas. Sin embargo, hay otros profesionales de ventas que pueden apoyar a los representantes de ventas y sus esfuerzos. En este artículo, se analiza qué es el departamento de operaciones de ventas y por qué es importante, las funciones clave del departamento de ventas y cómo desarrollar e implementar una estrategia y un equipo de operaciones de ventas.

¿Qué son las operaciones de venta?

El término «operaciones de ventas» se refiere al departamento, función o equipo de una organización de ventas que apoya al equipo de ventas. Sus esfuerzos permiten a los representantes de ventas vender mejor y de forma más eficiente y rápida. Lo hacen a través de iniciativas estratégicas que reducen la fricción u otros obstáculos dentro del proceso de ventas. Sin embargo, difiere de la capacitación en ventas, que se centra más en la implementación de estrategias que en su desarrollo.

Los operadores de ventas recopilan y utilizan datos para identificar problemas en los procesos de venta. Desarrollan las mejores prácticas, soluciones y técnicas para perfeccionar los procesos de venta. Los operativos de ventas también colaboran en el análisis financiero, la elaboración de informes y la previsión de ventas para garantizar un rendimiento estratégico óptimo de las ventas.

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¿Por qué son importantes las operaciones de ventas?

Las operaciones de ventas son importantes porque proporcionan un sistema para vender que establece una forma de fomentar y mantener un crecimiento sostenible. Ayudan a mejorar tanto la productividad como la eficiencia al delegar ciertas tareas en los líderes de ventas, utilizar los datos para desarrollar nuevas estrategias y optimizar la tecnología. Esto permite a los representantes de ventas centrarse más en la venta para mejorar los resultados empresariales.

Los beneficios de implementar un equipo de operaciones de ventas incluyen:

  • Mejores prácticas de reclutamiento y contratación
  • Estrategias y toma de decisiones basadas en datos
  • Mayor número de ventas
  • Mejora de la incorporación y formación de los empleados
  • Aumento de la productividad
  • Una gestión de operaciones más eficaz
  • Agiliza los procesos de venta
  • Los comerciales más fuertes se centran en la venta

Funciones clave de los equipos de operaciones de venta

Los equipos de operaciones de ventas son responsables de una serie de funciones para proporcionar una visión estratégica al equipo de ventas para que puedan lograr un crecimiento sostenible. Esto incluye tareas relacionadas con:

Estrategia

Los equipos de operaciones de ventas suelen definir una visión para la organización. También desarrollan estrategias para alcanzar la visión u otros objetivos. Esto incluye el análisis de datos y la elaboración de informes para recopilar y proporcionar información, y puede incluir tareas más específicas como:

  • Analizar las métricas de rendimiento
  • Evaluar y adoptar metodologías de venta
  • Asignación del territorio de ventas
  • Desarrollar planes de alto nivel
  • Evaluar el equipo de ventas y las necesidades de formación
  • Evaluar y seleccionar la tecnología y las herramientas de venta
  • Previsión del crecimiento
  • Formulación de programas de incentivos
  • Optimización de los procesos de venta
  • Fijación de objetivos

Operaciones

El propósito general del equipo de operaciones de ventas es facilitar las cosas a los representantes de ventas. Una de las funciones más importantes del equipo de operaciones de ventas es gestionar las tareas operativas. El equipo de operaciones de ventas se encarga de las tareas administrativas y afines para que los representantes de ventas, especialmente los de mayor rendimiento, puedan dedicar la mayor parte de su tiempo a vender.

Las tareas operativas pueden incluir

  • Asignación de cuentas y territorios de venta
  • Mantenimiento del canal de comunicación y colaboración
  • Implementación del programa de compensación e incentivos
  • Gestión del ciclo de vida del contrato
  • Apoyo a la inteligencia de mercado
  • Formación sobre productos y ventas
  • Contratación, incorporación y formación

Proceso y rendimiento

Los equipos de operaciones de ventas apoyan los esfuerzos para mejorar el rendimiento de las ventas. Se esfuerzan por agilizar los procesos que reducen la duración del ciclo de ventas, lo que permite a los representantes de ventas cerrar más acuerdos. La mejora de los procesos y el rendimiento puede implicar:

  • Aplicar marcos y metodologías de ventas
  • Gestionar los clientes potenciales
  • Optimizar e implementar los procesos de venta
  • Optimizar las herramientas de venta, la base de conocimientos y otros activos similares
  • Selección de indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas de ventas

El departamento de operaciones de ventas trabaja principalmente con los procesos de ventas relacionados con las tasas de conversión, la generación de clientes potenciales, las actividades de ventas y los flujos de trabajo. Manejan una serie de herramientas, y éstas pueden variar en cada organización. Sin embargo, suelen trabajar con software y herramientas relacionadas con la automatización, la captación y el contacto con el cliente, la gestión de contratos, la gestión de la relación con el cliente (CRM), el análisis de datos y los formularios y plantillas.

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Tecnología

La tecnología, especialmente la tecnología de análisis de datos, es esencial para las operaciones de ventas. Los equipos de operaciones de ventas pueden utilizar la inteligencia artificial, la analítica de big data y el aprendizaje automático para mejorar el rendimiento y la rentabilidad general. Las herramientas que se encuentran habitualmente en la pila tecnológica de las operaciones de ventas incluyen:

  • Servicios de inteligencia comercial
  • Herramientas de comunicación y conferencia
  • Herramientas para compartir y gestionar contenidos
  • Herramientas de gestión del ciclo de vida del contrato
  • Plataforma de gestión de la relación con el cliente
  • Software de análisis de datos
  • Desfragmentación e integración de herramientas tecnológicas
  • Herramientas de automatización del correo electrónico
  • Software de gestión del rendimiento

También pueden integrar aplicaciones y herramientas y adoptar, personalizar y gestionar plataformas de gestión de la comunicación, CRM, gestión de datos y elaboración de informes y automatización de tareas. Esto es importante de apoyar, ya que el aumento de las herramientas y aplicaciones de software como servicio (SaaS) puede ayudar en los procesos de ventas, pero también puede abrumar a los representantes, afectando a su capacidad para realizar su trabajo con eficacia. El departamento de operaciones de ventas evalúa, gestiona e imparte formación sobre estas herramientas para apoyar mejor a los representantes.

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Cómo aplicar la estrategia de operaciones de venta

Siga estos pasos para desarrollar e implementar un equipo y una estrategia de operaciones de ventas:

1. Establecer análisis de ventas

Consulte con su equipo de operaciones de ventas para determinar qué análisis de ventas debe seguir y las preguntas que puedan tener sobre sus procesos de ventas actuales y su rendimiento. Configure las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de la información analítica deseada. Comience a recopilar datos y asegúrese de que los recopila durante el tiempo suficiente para identificar mejor dónde mejorar su programa de operaciones de ventas.

2. Determina la compensación

Establezca un plan de compensación para sus vendedores. Utilice datos internos, datos relacionados con el sector e información geográfica específica para ayudarle a desarrollar un sistema de compensación. Es importante desarrollar una estructura que atraiga a los mejores representantes de ventas y les recompense por realizar el tipo de ventas adecuado más que por cualquier tipo de venta.

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3. Crear un plan de captación e incorporación

Implique a su equipo de operaciones de ventas en las decisiones de contratación. Consúlteles sobre los puntos fuertes y las áreas de mejora de su equipo actual y pregúnteles qué conocimientos de los procesos y las herramientas debe buscar en los candidatos. Siga incluyéndolos en su proceso de incorporación para asegurarse de que forma e incorpora a los nuevos representantes de forma eficaz.

4. Delegar el trabajo

Asigne a cada representante de ventas un trabajo específico del que ocuparse. La mayoría de las operaciones de ventas asignan territorios a cada representante, pero usted puede elegir otra forma de dividir el trabajo. Supervise el rendimiento de cada representante para asegurarse de que contacta con suficientes clientes potenciales y realice los ajustes necesarios en la carga de trabajo.

5. 6. Optimice su CRM

Optimice su CRM para garantizar que su representante de ventas pueda maximizar el uso de la plataforma. Asegúrese de comprobar que captura datos de alta calidad y funciona correctamente. Esto puede ayudar a sus representantes de ventas a operar de manera más eficiente, ayudándoles potencialmente a cerrar más tratos.

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6. Planifica la formación

Planifique e imparta formación sobre CRM, productos y ventas a su equipo. Consulte con su equipo de operaciones de ventas sobre las áreas de mejora. Desarrolle la formación basándose en estas necesidades y en el análisis de datos, y considere la posibilidad de recomendar formación externa cuando sea necesario.

7. Optimiza sus procesos

Siga revisando, ajustando y optimizando sus procesos de venta. Utilice los datos recopilados por su equipo de operaciones de ventas para identificar las ineficiencias. Consulte con ellos para debatir posibles estrategias de mejora y siga actualizando y perfeccionando sus procesos de venta.

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