Los activos y los gastos de una organización se registran utilizando los mismos principios contables. En cambio, su finalidad y su coste se registran de forma diferente. Si eres contable o profesional de las finanzas, quizá quieras conocer mejor qué son los activos y los gastos y cómo influyen en las perspectivas financieras de una empresa.
En este artículo, analizamos qué son los activos y los gastos, explicamos cómo introducir cada uno de ellos en un sistema contable y revisamos ejemplos de activos y gastos.
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¿Qué es un activo?
Las empresas determinan que los costes en los que incurren para apoyar sus operaciones son activos si cuestan más de 2.500 dólares. Un sistema contable no incluirá nada a menos que cumpla un determinado umbral de precio. Los activos no suelen ser líquidos, lo que significa que la empresa no puede convertirlos en efectivo sin afectar negativamente a las operaciones.
Para ser un activo, la compra debe mantener su valor durante al menos un año después de la adquisición. Dependiendo de lo que sea el activo, puede depreciarse o aumentar su valor. Algunos activos, como los terrenos, probablemente no se deprecien. Otros, como la maquinaria, las herramientas, los vehículos, los sistemas y los edificios, probablemente sí. A la hora de contabilizar los activos, los profesionales de las finanzas pueden crear calendarios para deducir la depreciación de los activos.
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¿Qué es un gasto?
Un gasto es una compra para el funcionamiento de una empresa que suele ser inferior a 2.500 dólares. A diferencia de un activo, los gastos no mantienen su valor durante más de un año porque la empresa suele consumirlos inmediatamente. Por ello, los profesionales financieros los deducen de inmediato en lugar de crear un calendario de amortización.
Los contables registran los gastos en la cuenta de resultados. Esto muestra cómo se comparan los beneficios de una empresa con sus gastos durante un mes o un trimestre. Algunos ejemplos de gastos pueden ser el alquiler, los servicios públicos, los suministros, los materiales, los seguros, el ocio y los viajes.
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Cómo introducir los gastos en un sistema de contabilidad
Puedes seguir estos pasos para introducir los gastos en un sistema contable:
1. Determine qué sistema contable utiliza
Existen diferentes sistemas de contabilidad con reglas relativas a cuándo debe registrar el contable los gastos, y entender qué sistema de contabilidad está utilizando es importante para garantizar la coherencia. En el sistema de contabilidad de devengo, el contable registra el gasto en el período en que se produce. En el sistema de contabilidad de caja, el contable registra el gasto en el momento en que la empresa realiza el pago. Saber cuál de ellos emplea su empresa puede permitirle registrar el gasto en el momento adecuado.
2. Localice su cuenta de resultados
La cuenta de resultados, o informe de pérdidas y ganancias, es el documento financiero en el que los contables registran los gastos. El informe de pérdidas y ganancias recoge los gastos, costes e ingresos de una legislatura. Los gastos que se pueden registrar aquí son los costes administrativos, los gastos de desarrollo e investigación y los gastos de venta e intereses.
3. Registre el gasto como un débito en su cuenta de caja
Una vez localizado el informe de pérdidas y ganancias, puedes registrar el gasto como un débito en tu cuenta de caja. La cantidad que registre debe ser exactamente la que costó el gasto. Por ejemplo, si la empresa gasta 2.000 dólares en material de oficina, como papel, tinta para fotocopiadora, bolígrafos y clips, debes registrar esos 2.000 dólares.
4. Haz un seguimiento como un crédito a una cuenta de responsabilidad
Como los gastos se registran inmediatamente y no tienen valor, no es necesario calcular la depreciación como en el caso de los activos. Después de registrar el gasto como un débito en la cuenta de caja, puede seguirlo como un crédito en la cuenta de pasivo de la empresa. La razón por la que se registra tanto el débito como el crédito del gasto de 2.000 dólares se debe a los principios de la contabilidad por partida doble.
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Cómo introducir activos en un sistema contable
Puede seguir estos pasos para introducir sus activos en un sistema contable:
1. Localice su balance contable
El balance es un estado financiero que registra información importante sobre el patrimonio neto, el capital y las ubicaciones de una organización. Comunica la situación financiera a los propietarios, la dirección y los inversores actuales y potenciales. El primer paso para introducir los activos en el sistema de contabilidad es localizar esta hoja, donde se registran activos como las inversiones a corto plazo, el inventario, las cuentas por cobrar y los gastos pagados por adelantado.
2. Adeudar el activo a una cuenta de inmovilizado
El siguiente paso es cargar el activo en una cuenta dedicada a la compra de activos. Para ello, determine el coste de la compra de activos. Por ejemplo, si la empresa compra maquinaria por 5.000 dólares, puedes cargar esa cantidad en la cuenta de activos fijos.
3. Acreditar el activo a su cuenta de efectivo
Después de cargar el coste del activo en la cuenta de activos fijos, debe equilibrarlo abonando la misma cantidad en la cuenta de efectivo de la empresa. Esto se debe a que el valor del activo es ahora algo que posee la empresa. Por ejemplo, después de cargar en la cuenta de activos fijos los 5.000 dólares de la nueva maquinaria, se abona la misma cantidad en la cuenta de caja de la empresa.
4. Determine la depreciación del activo
Los activos difieren de los gastos porque, en muchas situaciones, hay que determinar la depreciación del activo a efectos contables. Para ello, debe establecer el tiempo que la empresa tiene previsto utilizar el activo. Por ejemplo, con la nueva maquinaria de los pasos anteriores, la empresa puede planear utilizarla durante cinco años antes de comprar nuevas máquinas. Esto significa que se cargan 1.000 dólares anuales al gasto de depreciación y a la depreciación acumulada.
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Ejemplos de contabilidad de activos y gastos
Observe estos dos ejemplos para comprender mejor la diferencia entre activos y gastos:
Ejemplo de activos
Un fabricante de refrescos compra nueva maquinaria de embotellado para sus fábricas. La nueva maquinaria les cuesta 45.000 dólares en total. Esperan utilizar estas nuevas máquinas embotelladoras durante al menos nueve años antes de tener que comprar otras nuevas. El contable calcula la depreciación de estas máquinas en 5.000 dólares al año. Se carga el activo en la cuenta de activos fijos y se abona en la cuenta de efectivo, y se registra la deducción anual en el balance.
Ejemplo de gastos
El contable de una gran empresa está calculando los gastos administrativos del ejercicio. Tienen en cuenta la mano de obra, los costes de construcción, los suministros, los seguros, la tecnología y los costes de mantenimiento a la hora de determinar el total de los gastos administrativos. Para el período, la empresa gastó 50.000 dólares en gastos administrativos, incluyendo tres salarios de administrador a 10.000 dólares cada uno y 20.000 dólares para una conferencia de negocios y gastos de viaje. El contable registra estos gastos en la hoja de pérdidas y ganancias, registrándolos como un débito en la cuenta de caja y un crédito en la cuenta de pasivo.