Cuando las empresas quieren comprobar que sus trabajadores o clientes han recibido un documento, producto o mensaje, suelen enviar un acuse de recibo. Puede utilizar estos formularios para determinar si pueden ser útiles en el desempeño de sus tareas profesionales. Un acuse de recibo confirma que el destinatario ha recibido un documento, producto o mensaje.
En este artículo, repasamos qué es un acuse de recibo, enumeramos lo que debe incluirse en él, describimos cómo redactarlo y ofrecemos consejos y un ejemplo.
¿Qué es un acuse de recibo?
Los directivos y supervisores utilizan un acuse de recibo, también conocido como acuse de recibo, para confirmar que han recibido un documento, un pago o cualquier otro elemento relacionado con la empresa. Estos documentos suelen requerir la firma del destinatario para demostrar que ha recibido el artículo.
Los recibos de reconocimiento no son documentos legales, aunque permiten a los responsables de la empresa y a los empleados tener total transparencia a la hora de registrar la distribución y el reconocimiento de un formulario importante de la empresa o del manual del empleado. Los directivos pueden utilizarlos cuando administran información vital o artículos profesionales, como un ordenador portátil de la empresa o un software necesario, con el fin de realizar un seguimiento y contabilizar el artículo.
Relacionado: 13 consejos para un uso eficaz del correo electrónico en el trabajo
Qué incluir en un acuse de recibo
He aquí una lista de cosas que se suelen incluir en un acuse de recibo:
-
Título del recibo: Incluir el título puede garantizar que tanto el destinatario como el remitente puedan seguir o archivar el acuse de recibo. El título «Acuse de recibo» puede ser suficiente.
-
Fecha: Incluya la fecha del acuse de recibo. Esto puede permitirle a usted y al destinatario utilizarla como referencia más adelante.
-
Nombre del artículo, documento o mensaje: A continuación, añada el nombre del documento, objeto o mensaje que recibe el destinatario para que quede claro el contenido del recibo.
-
Nombre del destinatario y firma: El propósito de un acuse de recibo es que el destinatario reconozca formalmente que ha recibido algo, por lo que este documento requiere su firma y su nombre impreso.
-
Declaración de reconocimiento: Esta sección es el aspecto más sustancial del recibo y suele consistir en varias frases que confirman que la persona correcta ha recibido el artículo o el formulario y destacan cualquier aspecto importante de lo que recibe.
Cómo redactar un acuse de recibo
Considere la posibilidad de seguir estos pasos para crear un recibo de reconocimiento:
1. Comience con un membrete o logotipo profesional
Puede empezar incluyendo el membrete o el logotipo de su empresa. Si envía un acuse de recibo por correo, considere la posibilidad de utilizar la papelería de la empresa. Si no dispone de un logotipo o membrete, puede incluir el nombre de la empresa en la parte superior del documento. En un tipo de letra dos o tres tamaños más pequeño que el nombre de la empresa, incluya el sitio web y el número de teléfono de la empresa.
Relacionado: Guía definitiva para la profesionalidad
2. Incluya la declaración de reconocimiento
El siguiente paso es redactar la declaración de agradecimiento, en la que se incluye el nombre del artículo o documento que el destinatario está aceptando. Además del nombre, incluya el número de versión, si procede. A continuación, escriba una declaración de que el destinatario ha recibido el artículo del remitente. Un departamento de recursos humanos también puede incluir una frase que destaque que el destinatario entiende el contenido del artículo o documento que está obteniendo.
3. Firmar el documento
Una vez que haya completado la declaración, puede firmar y fechar el acuse de recibo. Incluya su nombre impreso y su firma oficial. Es importante que el documento contenga las firmas del remitente y del destinatario una vez completado.
Relacionado: Cómo crear una firma de correo electrónico empresarial con 10 ejemplos
4. Describa lo que debe hacer a continuación
Si es necesario que el destinatario realice alguna acción adicional, incluya los siguientes pasos en el acuse de recibo. Describa si requiere la firma de un tercero, como un supervisor u otro profesional de la gestión. También puede destacar si el acuse de recibo está sujeto a revisión legal.
5. Añadir su información de contacto
Añada su información de contacto, como su dirección de correo electrónico y su número de teléfono. Esto garantiza que el destinatario sepa cómo ponerse en contacto con usted si tiene preguntas o dudas sobre el contenido del recibo. También pueden ponerse en contacto contigo si no han recibido el artículo o documento en cuestión.
6. Revisar y editar
Considere la posibilidad de revisar el acuse de recibo para asegurarse de que toda la información es clara y concisa. Esto también puede ayudarle a identificar y revisar los errores ortográficos o gramaticales. Considere la posibilidad de leerlo en voz alta a un colega para recibir sus comentarios y asegurarse de que utiliza el lenguaje y el tono adecuados.
Relacionado: 16 buenas prácticas de etiqueta para el correo electrónico en el lugar de trabajo
Consejos para redactar un acuse de recibo
Considere la posibilidad de seguir estos consejos a la hora de redactar un acuse de recibo:
-
Sea profesional: Utilice un lenguaje formal y un tono profesional para ilustrar la seriedad del recibo y ayudar a transmitir las implicaciones de la firma del formulario.
-
Incluya todos los detalles relevantes: Además de explicar la finalidad del recibo, resalte y describa las repercusiones de que el destinatario no cumpla las políticas de servicio y uso. Esto puede garantizar que no sólo entiendan lo que están aceptando, sino que comprendan cómo seguir las normas del contenido del documento.
-
Sé claro y específico: Asegúrese de incluir el nombre de la persona y la empresa que envía el artículo o documento, así como el nombre de la parte receptora. Enumere claramente el propósito del recibo e incluya el nombre de los artículos o documentos que está distribuyendo y la fecha. Enumere claramente cualquier norma, expectativa o política que contenga el documento.
-
Crea una copia extra: Considere la posibilidad de crear una copia del correo electrónico o del documento físico del acuse de recibo que envía para poder conservarlo para sus propios registros. Esto puede ayudar a garantizar que no haya ninguna confusión respecto a su estado y a la fecha en que emitió el documento.
Ejemplo de acuse de recibo
A continuación, un ejemplo de acuse de recibo para que lo revises:
Título: Acuse de recibo
1 de abril de 2021
Yo, Julia Edwards, he recibido una copia del manual del empleado de la Agencia de Marketing Next Step y acuso recibo de este documento de formato largo.
Yo, Julia Edwards, entiendo y acepto que esta copia del manual del empleado sustituye y anula todas las versiones anteriores del documento.He leído el manual del empleado de Next Step Marketing Agency y comprendo las condiciones de trabajo, las políticas y los beneficios enumerados.Me comprometo a respetar las normas, reglamentos y procedimientos enumerados en el documento, y entiendo que puedo ponerme en contacto con el personal de recursos humanos si tengo preguntas o dudas.
Mi empleo con Next Step Marketing Agency es a voluntad según la ley de empleo de Colorado, y entiendo que tanto Next Step Marketing Agency como yo podemos terminar mi empleo en cualquier momento y por cualquier razón.
Nota para todos los empleados: Por favor, lea las políticas enumeradas para asegurarse de que las entiende antes de firmar este formulario.
Nombre del empleado: Julia Edwards
Firma del empleado:
Fecha: 1 de abril de 2021
Agradecimiento recibido por: Thomas Jones, Agencia de Marketing Nest Step, CMO