Adquisición vs. Compra: Definiciones y diferencias

Las empresas necesitan bienes y servicios de los proveedores para poder funcionar. Encontrar, trabajar y comprar a los proveedores es el ámbito de las adquisiciones y las compras. Se trata de procesos similares en el sentido de que ambos están relacionados con la búsqueda y adquisición de bienes y servicios, pero existen diferencias clave entre ambos, sobre todo en cuanto a su significado y alcance. En este artículo definimos el aprovisionamiento y las compras, desglosamos sus pasos y examinamos las diferencias entre ambos.

¿Qué es el aprovisionamiento?

El aprovisionamiento es un proceso estratégico, lo que significa que implica un cuidadoso análisis de los datos internos y externos para informar la toma de decisiones. En concreto, el aprovisionamiento es un plan a largo plazo para obtener y adquirir estratégicamente materiales o servicios de una parte externa. Este plan incluye el establecimiento y el mantenimiento de relaciones con proveedores que puedan entregar suministros de alta calidad cuando los necesite, minimizando el coste y el riesgo y trabajando para garantizar que recibe valor por sus compras.

El objetivo del departamento de compras es adquirir todo lo que una empresa necesita para funcionar a un precio justo. Hay dos tipos de adquisiciones, cada una de las cuales se centra en necesidades diferentes:

  • Directo: Se centra en la adquisición de las cosas que una empresa necesita para producir sus bienes, como las materias primas. La adquisición directa para una empresa de informática, por ejemplo, necesitaría microprocesadores, plásticos, metales y otros materiales de este tipo, ya que son necesarios para fabricar ordenadores.
  • Indirecto: Se centra en los productos que apoyan las operaciones que no son de producción, como los suministros y el mobiliario de oficina, los vehículos, los equipos y otros artículos que facilitan indirectamente las actividades y funciones de la empresa.

Relacionado: Guía para el aprovisionamiento: Qué es, cómo funciona y pasos a seguir

¿Qué es el abastecimiento estratégico?

El abastecimiento es el acto de buscar proveedores. Este acto se convierte en estratégico cuando el objetivo es desarrollar canales de suministro que puedan proporcionar a su organización un valor óptimo. Implica algo más que la localización y selección de proveedores. La investigación, el análisis de costes, la negociación y el mantenimiento de las relaciones son también factores clave en el aprovisionamiento estratégico.

El aprovisionamiento estratégico es importante porque permite a su organización establecer y mantener relaciones con proveedores que pueden proporcionarle las cosas que necesita con una calidad y cantidades constantes, en momentos fiables y a costes preferibles. Todos estos factores pueden permitirle llevar a cabo sus propias operaciones comerciales de forma eficiente y rentable.

Pasos de la compra

Los pasos concretos que se dan en el proceso de compra pueden variar en función de su sector, sus necesidades específicas y su modelo de negocio, pero suele haber pasos comunes que los departamentos de compras dan. Estos son:

1. Identificar las necesidades de los departamentos

El primer paso es determinar qué objetivos debe cumplir su empresa y qué materiales o servicios son necesarios para alcanzarlos. Esto puede implicar un debate interdepartamental para determinar las necesidades de los grupos de su organización. Por ejemplo, un nuevo fabricante de ropa con departamentos de marketing y producción es probable que identifique necesidades únicas para cada uno. La parte de producción puede necesitar cosas como maquinaria y tejidos, mientras que la de marketing puede necesitar ordenadores, equipos de telecomunicaciones y fuentes para la investigación de mercado.

2. Buscar y seleccionar proveedores

Una vez identificadas sus necesidades, puede buscar proveedores, investigar y hacer la selección. Es importante investigar todos los aspectos de los posibles proveedores, incluyendo el alcance de sus ofertas, sus precios, la rapidez y eficacia de su comunicación con usted y su reputación. Una vez que haya completado la investigación, puede comparar los proveedores de su lista y seleccionar los que considere que pueden aportar más valor a su organización. La última etapa de la selección de proveedores es la comunicación con los proveedores elegidos para negociar las condiciones y completar los acuerdos.

Relacionado: ¿Qué es un proveedor?

3. Presentar solicitudes de compra

Una solicitud de compra es un documento escrito que solicita internamente bienes o servicios. Para cada departamento, la solicitud de compra debe incluir la identificación de la parte que solicita la adquisición, una descripción de los bienes o servicios solicitados, la cantidad o importe requerido, información sobre el proveedor y el coste. Normalmente, el director de compras y el departamento financiero aprueban las solicitudes.

Una vez aprobadas las solicitudes de compra, el departamento financiero genera órdenes de compra y las comunica a los proveedores asociados. Las órdenes de compra comunican a los proveedores que pueden iniciar sus procesos para cumplir con los pedidos.

4. Facturación y pago

Poco después de compartir las órdenes de compra, puede esperar las facturas de los proveedores. Estas facturas describen los detalles del pedido, el precio acordado y un plazo de pago. Es una buena idea revisar los detalles de la factura en caso de que tenga que modificar el pedido. Dependiendo de los detalles del contrato, su departamento financiero paga a los proveedores por sus servicios antes o después de recibir los pedidos.

Relacionado: ¿Qué es una factura? Definición, qué incluye

5. Recepción, inspección y revisión

Una vez que reciba sus pedidos, es aconsejable inspeccionar los materiales recibidos o revisar la experiencia con cada proveedor. Si un proveedor le ha suministrado materiales o servicios de alta calidad, puede decidir continuar su relación comercial con él. De lo contrario, puede iniciar de nuevo el proceso para establecer una relación con otro proveedor.

¿Qué es la compra?

Las compras son el componente del proceso de adquisición que se refiere a las actividades transaccionales entre su organización y sus proveedores. Estas actividades específicas incluyen la redacción y presentación de órdenes de compra, la recepción de facturas, la recepción de pedidos y el cumplimiento de los pagos. Los puntos clave de las compras son la adquisición de bienes o servicios específicos en una cantidad o cantidad determinada, a precios acordados y en determinados plazos.

Los pasos del proceso de compras son los que implican la adquisición:

  • Solicitudes de compra
  • Pedidos de compra
  • Facturación
  • Pagos
  • Recibo
  • Garantía de calidad

Relacionado: Relacionado: Aprenda a ser un gerente de compras

Características del aprovisionamiento frente a las compras

La gente suele utilizar los términos «aprovisionamiento» y «compras» indistintamente debido a que ambos procesos se solapan. En las organizaciones más pequeñas, este uso intercambiable puede ser razonable, ya que es probable que los miembros que se encargan de uno también sean responsables del otro. Sin embargo, hay características clave que separan las adquisiciones de las compras. A continuación se presenta una lista de las principales diferencias entre ellas:

Alcance

El aprovisionamiento es un proceso más amplio que aborda los objetivos estratégicos de una organización. Implica más pasos y trata de crear circunstancias útiles, y se centra en la relación entre la organización y el proveedor. Las compras, sin embargo, forman parte del aprovisionamiento y son una actividad a corto plazo que se repite según sea necesario en función del proceso más amplio. Se centra en el intercambio transaccional entre las partes más que en la relación entre ellas.

Utiliza

El aprovisionamiento es un proceso proactivo continuo que se centra en el largo plazo. Las empresas pueden utilizar las relaciones establecidas a través de las compras para crear mejores productos o proporcionar servicios superiores, lo que les da una ventaja competitiva. Las compras son más bien un proceso reactivo, que responde a las necesidades internas buscando soluciones que cumplan los requisitos de calidad, cantidad y coste.

Valor vs. precio

Las adquisiciones y las compras hacen hincapié en las distintas cualidades de los bienes y servicios que se buscan y compran. Las adquisiciones hacen hincapié en el valor de estas compras, lo que significa que buscan mejorar la capacidad de la organización para cumplir sus funciones y alcanzar sus objetivos de forma que se minimicen los costes, se maximicen los beneficios, se aumente la eficiencia y se ayude a establecer la fiabilidad. Sin embargo, el énfasis de las compras se centra específicamente en el precio. La idea es cubrir las necesidades a un coste manejable, y esto supone una pequeña contribución al valor que pueden aportar a la organización.

Beneficios

Estos dos procesos pueden proporcionar a su organización diferentes beneficios. El aprovisionamiento es útil para resolver problemas antes, durante y después de las compras. Por ejemplo, a la hora de identificar las necesidades, las adquisiciones pueden abordar la actividad de gasto de cada departamento de su organización. El responsable de compras puede evaluar la necesidad de ciertos gastos y ayudar a racionalizar las necesidades de toda la organización al hacerlo.

El proceso de compra es menos útil que funcional, ya que es un proceso bastante sencillo de interacción con los proveedores. Dicho esto, puede ayudar a revelar posibles áreas de mejora. Por ejemplo, si sus proveedores experimentan retrasos en los pagos, podría evaluar los procesos de su equipo financiero para detectar lagunas. Asimismo, si su equipo de control de calidad encuentra deficiencias en los materiales recibidos, esto podría indicar la necesidad de encontrar nuevos proveedores o de examinar los métodos de envío que podrían dañar la mercancía.

Te recomendamos

La importancia del análisis del trabajo (y cómo realizarlo)

Cómo Calcular los Costes Totales de Fabricación

10 razones por las que los empleados son el mejor activo de una empresa

13 Estrategias útiles de colaboración en equipo para el lugar de trabajo

Cómo Escribir una Filosofía Docente Paso a Paso (Con Consejos y Ejemplos)

11 habilidades para contar historias para el éxito en los negocios