Agrupación de costes: Una guía definitiva

Saber qué es la agrupación de costes y cómo funciona puede ayudarle a estimar los gastos totales de varias empresas de su compañía. Su trabajo en el equipo de finanzas puede verse directamente afectado por estar familiarizado con la agrupación de costes, independientemente de su cargo.

En este artículo, explicamos qué es la agrupación de costes, cómo funciona, cómo se compara con los costes tradicionales y un ejemplo para ayudarle a entender mejor el proceso.

Entender la base del coste (con ejemplo)

¿Qué es la agrupación de costes?

Al ensamblar un producto, por ejemplo, la agrupación de costes es la actividad de reunir todos los costes individuales asociados al trabajo. A menudo resulta más sencillo para las partes interesadas de la empresa estimar los costes totales de una operación sumando todos los gastos implicados. En un pool de costes se incluyen tanto los costes fijos, que no se modifican en función de la cantidad de bienes producidos o vendidos, como los costes variables, que se modifican en función de la cantidad de bienes fabricados o vendidos.

Las empresas manufactureras suelen utilizar la agrupación de costes para determinar cuánto cuesta la producción de cada producto manufacturado, incluyendo toda la mano de obra, las materias primas, el equipo utilizado para crearlo, los costes de limpieza y cualquier otro coste relacionado con la fabricación de ese producto concreto.

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¿Cómo funciona la agrupación de costes?

Para determinar correctamente los costes individuales que entran en el conjunto de costes, primero hay que determinar los gastos generales que tuvo la organización durante el periodo de tiempo medido. Los gastos generales se refieren al total de gastos necesarios para el funcionamiento de una organización, pero que no pueden atribuirse directamente a una actividad, servicio o producto específico. La mayoría de los gastos generales pueden dividirse en dos categorías principales:

  • Gastos generales de fabricación: Fondos gastados en cualquier actividad relacionada con la fabricación o la producción
  • Gastos generales de administración: Costes relacionados con otras áreas de la empresa, como la gestión y la administración

Una vez calculados los gastos generales, hay que identificar las actividades asociadas a cada uno de ellos y agruparlas en varios conjuntos de costes. Una vez que haya determinado todos los grupos de costes, puede hablar con los empleados y determinar aproximadamente cuánto tiempo y recursos se dedican a cada actividad específica. Tras determinar el coste total de cada una de las actividades de la empresa, puede calcular el coste por unidad dividiendo la cifra total por el número de unidades de producto creadas en el periodo calculado.

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4. Agrupación de costes frente a los costes tradicionales

Algunas de las principales diferencias entre la agrupación de costes y las formas tradicionales de determinar los costes son:

Costes implicados

Hay varias diferencias relacionadas con los costes entre el uso de la agrupación de costes y el cálculo de costes tradicional. Algunas de ellas son:

  • La agrupación de costes suele utilizar los fondos de forma más eficiente. Al utilizar la agrupación de costes, una organización sabe exactamente cómo se asignan sus fondos, por lo que es más probable que se utilicen de forma eficiente. Esta cantidad de información también ayuda a la empresa a darse cuenta de que la financiación de una actividad específica no es la forma más eficiente de gastar una determinada cantidad de dinero y que parte de esos fondos deberían redirigirse a otra parte.

  • El uso de la agrupación de costes facilita la identificación de procesos ineficientes. Al separar cada coste, puede identificar algunas partes del proceso de fabricación que consumen más recursos de los que deberían. Optimizarlas puede dar lugar a menores gastos generales y mayores beneficios.

  • El cálculo de costes tradicional incluye todos los costes de fabricación. Al reunir la información necesaria para crear los grupos de costes, es posible que se omitan algunos costes de fabricación, lo que alteraría su exactitud. El uso de métodos tradicionales de cálculo de costes suele facilitar la inclusión de todos los costes de fabricación.

  • Los costes para hacer pools de costes suelen ser más elevados. Acumular toda la información necesaria y procesarla después puede costar a la organización un tiempo y unos recursos importantes que podrían utilizarse para otras actividades, mientras que los métodos tradicionales de cálculo de costes suelen ser menos costosos.

Precisión

Dependiendo de su objetivo exacto, un método puede ser más preciso que el otro. Estas son algunas de las diferencias en términos de precisión:

  • El cálculo de costes tradicional puede ser más preciso en algunas situaciones, ya que suele utilizar datos más fiables. La exactitud de los grupos de costes suele basarse en los informes contables y en las entrevistas a los empleados. Los primeros no siempre proporcionan todos los datos, mientras que los segundos pueden no ser precisos. La relativa simplicidad del cálculo de costes tradicional puede hacerlo más preciso.

  • La agrupación de costes suele ser una forma mejor de que la empresa determine las tasas de gastos generales. El uso de la agrupación de costes ayuda a una empresa a determinar los costes generales exactos de cada departamento. Esto puede ayudar a la dirección de la empresa a hacer una estimación precisa de lo que cuesta cada producto, lo que puede conducir a una asignación más eficiente de los fondos.

  • Las empresas pueden utilizar la agrupación de costes como una forma mejor de controlar sus presupuestos. Tener acceso a la información de costes de cada departamento y de cada producto fabricado puede ayudar a la empresa a estimar sus futuras necesidades financieras. También ayuda a la dirección de la organización a estimar con precisión las necesidades presupuestarias de futuros proyectos, analizando cualquier posible similitud con los anteriores.

  • La agrupación de costes suele ser una forma más eficaz de determinar los márgenes de beneficio del producto. A diferencia de otros métodos de cálculo de costes, la agrupación de costes puede ser muy precisa cuando se trata de determinar el beneficio que puede generar una unidad vendida. Al conocer todos los costes implicados y su precio, se puede calcular su margen de beneficio y, en función de la cantidad de costes fijos y variables, se puede calcular cuántas unidades hay que vender para obtener beneficios.

Tiempo necesario para calcular

Los métodos tradicionales de cálculo de costes suelen requerir menos tiempo que la agrupación de costes, ya que esta última implica una amplia recopilación de datos y la comunicación con los empleados clave, lo que puede llevar un tiempo considerable. Por lo tanto, es importante determinar cuándo la agrupación de costes es una solución adecuada, ya que puede no ser el mejor enfoque en situaciones en las que el tiempo es muy limitado.

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Ejemplo de agrupación de costes

Piense en este ejemplo de puesta en común de costes:

DDM Fishing Rods es una empresa que fabrica cañas de pescar personalizadas en función de las características físicas, la fuerza y las preferencias personales de cada cliente. Utilizan la agrupación de costes para determinar sus gastos generales. Tras analizar los datos contables y entrevistar a los empleados clave, la dirección de la empresa determinó que los costes de un lote de cinco cañas personalizadas son los siguientes

Gastos generales
*Gastos generales de producción: $8,000*
*Gastos de oficina: $2,000*
*Total: $10,000*

Estos costes se distribuyen en grupos de costes, como se indica a continuación:

Grupos de costes de actividad Fabricación de varillasApoyo al trabajoOtrosGastos generales de producción *$4,000$2,500 $1,500*Gastos de oficina $500$1,000$500El grupo de «otros» se refiere a los costes que no están directamente relacionados con la fabricación o el personal. Además, considerando que cada lote consta de cinco barras, los costes por unidad son los siguientes

*Fabricación de varillas: 900 $ por unidad*.
*Costes de apoyo al trabajo 700 dólares por unidad*.
*Otros costes: 400 dólares por unidad*.