Cómo escribir un alcance de trabajo en la construcción

Disponer de una descripción clara y completa de la tarea que se va a realizar informa a los contratistas y subcontratistas de las obligaciones que deben cumplir en los futuros trabajos de construcción. Esto garantiza que todo el mundo sabe de qué trata el trabajo y qué objetivos pretende alcanzar. El alcance del trabajo debe incluir suficientes detalles sobre los resultados del proyecto, los procedimientos de pago y los hitos de progreso para garantizar un proceso de finalización sin problemas desde el principio hasta el final.

En este artículo, definimos el término «alcance del trabajo», qué debe incluirse en este tipo de declaración y cómo redactar la suya propia.

¿Qué es el alcance del trabajo?

El pliego de condiciones, también conocido como alcance del trabajo, describe las responsabilidades, los plazos y los objetivos de una futura empresa de construcción. Debe enumerar las actividades que llevará a cabo el equipo, los trabajadores que se asignarán a trabajos específicos, los plazos que deben cumplirse y otros detalles importantes del proyecto.

A menudo es mejor celebrar reuniones para revisar el alcance del trabajo e informar a los contratistas o subcontratistas de los detalles del proyecto. Estas reuniones son una buena forma de que los contratistas aporten sugerencias sobre el proyecto y recomienden ajustes de los plazos que se ajusten mejor a su calendario. Después de la reunión, se puede poner en práctica el plan previsto en el alcance del trabajo y utilizarlo para hacer un seguimiento de los progresos de los empleados.

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Qué incluir en el alcance del trabajo

Un alcance de trabajo debe dar a todos los implicados en el proyecto una idea clara de lo que implica para garantizar que completan sus tareas correctamente y a tiempo. Los elementos que deben incluirse en un alcance de trabajo en la construcción son:

  • Visión general del proyecto: Una breve declaración de una a tres frases que resuma el proyecto y los objetivos que te gustaría que cumpliera.
  • Entrega de proyectos: Un resumen detallado de las metas, proyecciones y objetivos del proyecto. Incluya la información pertinente para ayudar a los contratistas a comprender claramente lo que se les pide.
  • Calendario de proyectos: Un calendario con los próximos plazos, reuniones y otras fechas importantes. Debe enumerar claramente cada tarea, la persona asignada a ella y su fecha de vencimiento.
  • Alcance y objetivos del proyecto: Una lista o descripción de los objetivos establecidos para el proyecto y los hitos de cuándo espera que los empleados terminen cada tarea.
  • Gestión de proyectos y detalles de pago: Una breve declaración que contenga los detalles del pago, como las fechas de vencimiento, las especificaciones del contrato, los requisitos legales y las órdenes de cambio.
  • Firmas de contratistas: Unas líneas en las que se indique que los contratistas aceptan lo que se espera de ellos y que entregarán sus tareas en los plazos previstos.

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Cómo escribir un alcance de trabajo en la construcción

El alcance del trabajo debe ser un documento que los directores de proyecto y los empleados puedan consultar fácilmente cuando necesiten detalles adicionales sobre fechas, resultados u objetivos importantes. Siga estos pasos para redactar el alcance del trabajo en la construcción:

1. Establecer los objetivos del proyecto

Puedes reunirte con los clientes para establecer sus objetivos para el proyecto y utilizarlos para crear objetivos individuales que motiven y animen a los empleados a contribuir con un trabajo de calidad. Considere la posibilidad de establecer objetivos para cada departamento o tipo de contratista. Por ejemplo, puedes establecer objetivos específicos para el equipo de fontanería y otros diferentes para los contratistas de electricidad. De este modo, cada uno de ellos podrá alcanzar ciertos objetivos.

2. Desglosa los objetivos, los requisitos y los entregables

Utiliza un lenguaje general y sencillo para desglosar claramente los detalles del proyecto y lo que se espera de todos los participantes. Esto puede ayudar a todas las partes a entender mejor las especificaciones clave del proyecto. También les da la posibilidad de hacer preguntas para obtener más claridad. A continuación, deberá desglosar los requisitos y las especificaciones facilitados por los clientes.

Explica los objetivos del proyecto y los resultados que piensas presentar a los clientes para que todos tengan una idea clara de lo que están haciendo. Tener los objetivos y los resultados definidos le mantiene a usted y a los contratistas informados mientras evalúa el progreso de los empleados y se asegura de que el proyecto va por buen camino para alcanzar hitos específicos y satisfacer las necesidades de los clientes.

3. Construye un calendario y un cronograma

Una vez que tenga claro quiénes son los que completan determinados proyectos, puede programar las fechas en las que espera que los empleados completen las tareas. Póngase en contacto con los contratistas actuales o anteriores para conocer mejor el tiempo que suelen llevar ciertas tareas y así crear unos plazos más precisos y razonables.

Intente recordar que el calendario que cree para este proyecto debe ser provisional para que los contratistas o subcontratistas tengan tiempo de hacer ajustes según sus necesidades u horarios. Su calendario debe incluir los plazos de las tareas, el plazo final del proyecto y las fechas para comprobar su progreso.

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4. Asigne responsabilidades a los miembros del equipo

Cuando conozca los tipos de contratistas que le gustaría contratar para el proyecto, es el momento de asignar responsabilidades a los empleados individuales dentro de estos equipos. Póngase en contacto con los contratistas que ya conoce para contratarlos para estos proyectos y, a continuación, obtenga su opinión sobre los subcontratistas que debe contratar para tareas específicas. Si estos contratistas no están disponibles para trabajar, pida recomendaciones sobre otros que pueda contratar. Puede que tengan contactos que estén dispuestos a recomendar.

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5. Recuperar las firmas necesarias

El alcance del trabajo debe incluir una sección final con las firmas del contrato y del director del proyecto. Hacer que los contratistas y subcontratistas firmen el alcance del trabajo confirma que han leído, revisado y aceptado los detalles y obligaciones del contrato. También puede hacer que firmen después de completar ciertos hitos u objetivos para confirmar que han completado correctamente cada tarea a tiempo.

Consejos para redactar el alcance del trabajo

Utilice estos consejos para ayudarle a redactar con éxito un alcance de trabajo eficaz para los próximos proyectos de construcción:

  • Utiliza un lenguaje sencillo y define las terminologías complejas. Debe hacer que el alcance del trabajo sea universalmente entendido incluyendo una redacción simple y básica para que todas las partes lo entiendan fácilmente. Esto ayuda a limitar cualquier malentendido sobre los detalles y expectativas del proyecto. Si necesita incluir algún vocabulario complejo, incluya una sección de glosario para definir cualquier terminología difícil.
  • Añada ayudas visuales para mayor claridad. Para dar una visión clara y completa del proyecto y sus objetivos, utiliza ayudas visuales. Esto puede incluir bocetos, fotos, modelos o gráficos que ayuden a todos los contratistas a imaginarse mejor el proyecto.
  • Sea abierto y transparente con los contratistas, los clientes y los miembros del equipo. Programe reuniones periódicas para informarse sobre el progreso del proyecto y para informar a los contratistas de cualquier novedad del cliente. Asegúrese de que conocen su disponibilidad y su voluntad de responder a cualquier pregunta que pueda surgir cuando empiecen sus tareas. La colaboración y la transparencia ayudan a que todos estén informados en todo momento y aumentan las probabilidades de que entregue proyectos de calidad a los clientes.