Cómo organizar un almuerzo de trabajo exitoso

Tanto si necesita presentar nuevas iniciativas de la empresa como si quiere fomentar el crecimiento de los empleados en un entorno informal, un «almuerzo y aprendizaje» puede proporcionar un entorno ideal. Un programa de formación de mediodía cuidadosamente elaborado puede ser eficaz y agradable, proporcionando una oportunidad de aprendizaje atractiva para todos los asistentes. Descubra lo que implica el éxito de las sesiones de almuerzo y aprendizaje y cómo hacer que las reuniones de mediodía funcionen para su equipo.

¿Qué es un almuerzo y aprendizaje?

Un almuerzo y aprendizaje es una oportunidad para adquirir conocimientos mientras se disfruta de una comida al mediodía en el trabajo. Estas sesiones de aprendizaje a la hora del almuerzo pueden ser de muchos estilos y ofrecen un gran potencial para la educación, el desarrollo y la creación de equipos. En algunas empresas, los almuerzos de trabajo tienden a centrarse en el desarrollo de los empleados, mientras que otras organizaciones centran estos programas en la formación, la mejora de las habilidades o el aprendizaje de otros departamentos. Los almuerzos de trabajo también pueden crear un sentido de comunidad y sensibilizar sobre acontecimientos críticos.

Cómo construir un programa de almuerzo y aprendizaje

Tenga en cuenta estos pasos al desarrollar el programa de almuerzo y aprendizaje de su empresa:

  1. Domine los fundamentos.
  2. Elija temas que resuenen.
  3. Presentar el contenido adecuado.
  4. Identificar a los presentadores eficaces
  5. Haga que las sesiones sean accesibles.
  6. Empieza con los objetivos de aprendizaje.
  7. Ofrezca muchos productos para llevar.
  8. Mantenga la conversación.

1. Domine los aspectos básicos

Si bien es esencial decidir un tema exitoso para el programa de almuerzo y aprendizaje de su empresa, la parte de la comida del evento es igual de importante. Algunas organizaciones piden a los empleados que traigan sus propios almuerzos para adaptarse a las preferencias personales y mantener los costes lo más bajos posible. Otras hacen de la comida un punto central del evento y patrocinan el almuerzo para todos los empleados.

El coste y las opciones locales de catering probablemente influyan en la forma en que su empresa aborde este aspecto del evento. Sin embargo, es importante recordar que ofrecer un almuerzo puede fomentar la asistencia y darle la oportunidad de ayudar a sus compañeros de trabajo a tomar decisiones saludables a la hora de comer.

Recuerde que, por muy atractivo que sea el catering, los eventos de almuerzo y aprendizaje deben ser siempre voluntarios, sobre todo si tienen lugar durante los descansos. Si algunos miembros del equipo no pueden asistir al evento, considere la posibilidad de crear una forma de compartir los materiales más importantes después de la reunión.

2. Elija los temas que le interesan

Para desarrollar un programa realmente exitoso, elija temas que resuenen en su equipo. Para empezar, reflexione sobre el tema de su programa. Si se va a centrar en la formación y el desarrollo, considere las áreas en las que su equipo necesita mejorar más. Desde estrategias para avanzar en las habilidades técnicas hasta consejos para mejorar las habilidades blandas, un almuerzo y aprendizaje puede ayudar a otros empleados a progresar considerablemente.

Si su intención es centrarse más en la creación de equipos y la comunidad, considere la posibilidad de colaborar en la elaboración de ideas para los temas del almuerzo y el aprendizaje en el lugar de trabajo. Al pedir a los miembros de su equipo que aporten sus ideas, puede fomentar la participación del personal y asegurarse de que elige temas que interesan a sus compañeros de trabajo. Con este tema, también puede centrarse en diferentes aspectos de la cultura y la misión de su empresa. Diseñe sus eventos de almuerzo y aprendizaje basándose en lo que hace que su organización sea única, y ayudará al personal a sentirse parte de algo que importa.

Considere la posibilidad de solicitar la opinión de su equipo antes de programar cada sesión o de pedirle su opinión después de cada evento. Al pedir a los colegas que califiquen los temas, aumentará las posibilidades de elegir conceptos significativos.

3. Presentar el contenido adecuado

Aproveche la oportunidad de ser creativo con el contenido y el formato que presenta. Piensa en lo que podría impactar a los miembros de tu equipo, o pregúntales directamente por sus preferencias.

Muchas personas se benefician de los formatos de aprendizaje interactivos. Para aumentar la implicación e inversión de los empleados, pruebe un formato de contenido que requiera la participación de los equipos en el evento. Pídales que revisen el material con antelación y luego pídales que contribuyan durante el evento. Para inspirar aún más la participación, haga que el evento sea animado. Anime a los miembros del personal a moverse, conversar o estar físicamente activos. Tenga en cuenta que los asistentes estarán comiendo, por lo que las actividades deben poder realizarse desde una posición cómoda y sentada.

Pruebe a cambiar los tipos de contenido que destaca para crear una experiencia única en cada almuerzo y aprendizaje. Independientemente del formato que elija, recuerde que el contenido debe ser relevante para su equipo y su empresa. Revise los objetivos mensuales o trimestrales de su organización para asegurarse de que el contenido se ajusta a los objetivos más amplios. Al igual que en una reunión normal, comience explicando lo que quiere que todos obtengan de la sesión al final.

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4. Identificar a los presentadores eficaces

Además de elegir el material adecuado para su programa de almuerzo y aprendizaje, intente encontrar a los mejores presentadores. Lo ideal es encontrar un equilibrio entre continuidad y novedad. Para crear un marco que pueda repetirse en cada sesión de almuerzo y aprendizaje, intente asignar a una persona como anfitriona de cada evento, preferiblemente un directivo o ejecutivo. Los asistentes sabrán que deben esperar que el mismo directivo dirija cada almuerzo y aprendizaje, pero también esperarán que el presentador ofrezca contenidos nuevos.

Dependiendo de su organización, también podría ser útil seleccionar colaboradores individuales para presentar para que los participantes puedan aprender de sus compañeros.

Para encontrar al presentador adecuado para cada evento, revise los objetivos de sus programas. Si está diseñando sesiones en torno a objetivos de formación o habilidades, puede pedir a un responsable de recursos humanos o a un director de departamento que presente el material. Por el contrario, si está destacando temas de colaboración o contribuciones de equipo, podría pedir a empleados individuales que presenten. Asegúrese de ofrecer consejos para una buena presentación y ayude a los presentadores a elaborar sus charlas para que cada sesión sea un éxito.

Otra opción es ofrecer una perspectiva externa mostrando la experiencia externa. Una voz conocida puede aumentar la asistencia, mantener a los colegas comprometidos y hacer que sus sesiones de almuerzo y aprendizaje sean algunos de los eventos más esperados del trimestre.

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5. Hacer accesibles las sesiones

Dado que los eventos de almuerzo y aprendizaje deben ser voluntarios, querrá fomentar la asistencia haciéndolos lo más accesibles posible.

Realícelos siempre in situ**, lo que ayudará a mantener altos los niveles de participación. Para mejorar aún más la accesibilidad, considere la posibilidad de retransmitir en directo cada evento y ponerlo a disposición en línea. Al ofrecer esta opción, dará a los empleados remotos la oportunidad de asistir, y también invitará a los ocupados miembros del equipo a participar desde sus escritorios o dispositivos móviles.

  • Considere el momento oportuno. Esfuércese por organizar almuerzos y eventos de aprendizaje a una hora que se adapte al horario del mayor número de empleados. No olvide comprobar los calendarios de reuniones y eventos de su empresa para asegurarse de que está planificando programas a la hora del almuerzo que no interrumpan ningún otro evento importante u obligatorio.
  • Considere la frecuencia de sus programas de almuerzo y aprendizaje para asegurarse de que tienen un mayor impacto. Programar un evento mensual, por ejemplo, podría mantener a los demás interesados y comprometidos sin abrumar sus agendas.

Independientemente de lo accesibles que hayan sido sus sesiones de almuerzo y aprendizaje, recuerde que sus compañeros de trabajo necesitan recordatorios regulares para aumentar la asistencia. Trabaje con los jefes de equipo, los supervisores de departamento o incluso los responsables de recursos humanos para crear invitaciones por correo electrónico o carteles impresos. Proporcione enlaces al calendario para que los miembros del equipo puedan añadir el evento a sus agendas, o envíe notificaciones por correo electrónico el día anterior y unos minutos antes para ayudar a los compañeros a recordar su asistencia.

6. Comenzar con los objetivos de aprendizaje

Uno de los mayores beneficios de organizar un programa de almuerzo y aprendizaje es ofrecer apoyo a las personas para que dominen conceptos y adquieran habilidades importantes para su organización. Con los objetivos y guías adecuados, puede ayudar a los asistentes a maximizar su potencial de aprendizaje. Para ayudar a los miembros del equipo a sacar el máximo provecho de su programa, proporcione siempre un programa de almuerzo y aprendizaje. Ayudará a crear una estructura, mostrará a los miembros de la audiencia lo que pueden esperar de la sesión y les ayudará a ver en qué deben centrar su atención.

Antes de comenzar cada sesión, identifique el principal objetivo de aprendizaje y aclárelo a su público. A los asistentes les resultará más fácil seguir el programa si entienden por qué ha seleccionado un objetivo concreto. Dedique uno o dos minutos a proporcionar el contexto y a ayudar a los equipos a entender cómo el objetivo se relaciona con las metas más amplias de la empresa o con las iniciativas de los departamentos.

7. Ofrezca muchos ejercicios de aprendizaje

Por muy comprometidos que estén los asistentes a un almuerzo y aprendizaje, pueden sacar más provecho de la experiencia si la repasan periódicamente. Para ayudar a los asistentes a recordar lo que han aprendido, proporcione los puntos clave. Aunque muchas personas pueden retener las citas memorables del programa del almuerzo, también debería ofrecerles recordatorios.

Por ejemplo, si quiere que los asistentes comprendan la historia de la empresa y cómo se desarrolló hasta llegar a la misión actual de la organización, proporcione a los miembros del personal una línea de tiempo en blanco y una declaración de la misión para que la rellenen. Tomar notas puede ayudar a los miembros del personal a memorizar lo que han oído, y también les proporciona un recordatorio útil que podrán consultar más tarde.

También puede considerar la posibilidad de distribuir elementos útiles que sus compañeros de trabajo puedan utilizar, como un breve correo electrónico de seguimiento con los puntos principales de la presentación o kits de inicio que los equipos puedan utilizar para avanzar en sus nuevas habilidades.

8. Mantener la conversación

Muchos de los mejores programas de almuerzo y aprendizaje continúan el proceso de educación o compromiso después de que el evento termine.

  • En primer lugar, decida dónde impulsar el compromiso para fomentar los debates continuos sobre su programa de almuerzo y aprendizaje. Si su equipo se comunica mejor en línea, considere la posibilidad de crear una sala de chat en línea dedicada o un hilo de correo electrónico donde los miembros del equipo puedan contribuir. Si los miembros de su equipo prefieren hablar en persona, considere la posibilidad de mantener un debate durante unos minutos de cada reunión de departamento u otro evento recurrente.
  • Ofrezca estímulos para hacer hablar a los empleados en lugar de dejar la dirección de la conversación en manos de cada empleado. Haga preguntas específicas, que podrían incluir animar a los miembros del personal a revelar lo más valioso que han aprendido o a repetir la cita más memorable del presentador. Pida a los asistentes que compartan cómo han puesto en práctica lo que han aprendido o pídales que comenten las preguntas de seguimiento que han surgido tras la presentación.
  • Continúe el debate para ayudar al mercado el programa «lunch and learn». Además de ayudar a los miembros del personal a aprender más y construir una comunidad más fuerte después de cada almuerzo y aprendizaje, mantener la conversación puede ayudar a los organizadores a aumentar la asistencia.

Tanto si quiere motivar a su equipo para que haga su mejor trabajo como si simplemente quiere compartir información, una sesión de almuerzo y aprendizaje puede proporcionar un entorno eficaz.