Análisis de causa y efecto: Definición, beneficios y cómo hacerlo

El análisis de causa y efecto permite evaluar un problema e identificar las causas fundamentales para crear una solución. El análisis de causa y efecto es una evaluación útil que puede ayudarle a resolver problemas complicados dividiéndolos en partes más pequeñas. Entender cómo utilizar esta forma de análisis ayuda a remediar los problemas en el lugar de trabajo. En este artículo, analizamos cómo el análisis de causa y efecto puede ayudar a resolver los problemas de la empresa y cómo realizar un análisis de espina de pescado o de árbol de causas.

¿Qué es el análisis de causa y efecto?

El análisis de causa y efecto es un método de análisis que combina las técnicas de lluvia de ideas y mapeo para explorar las posibles causas de un problema. Aunque el análisis de causa y efecto no es exclusivo de un sector determinado, muchos profesionales de la gestión y la empresa utilizan esta técnica de análisis. Estos profesionales identifican problemas en el lugar de trabajo o en un proyecto e investigan las posibles causas mediante sesiones de lluvia de ideas y ayudas visuales.

Los pasos que dan los profesionales para llevar a cabo el análisis de causa y efecto dependen del método que utilicen. Los profesionales realizan el análisis de causa y efecto de diversas formas, entre las que se incluyen los métodos más comunes de análisis de espina de pescado y análisis de árbol de causas.

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Beneficios del análisis de causa y efecto

El análisis de causa y efecto es una valiosa herramienta para un profesional de los negocios que amplía su capacidad para analizar y solucionar problemas dentro de su vida profesional. Algunos de los beneficios de utilizar el análisis de causa y efecto son:

  • Simplificando un problema: Cuando se trata de un problema complejo, a veces es difícil saber por dónde empezar. Realizar un análisis de causa y efecto le permite refinar un gran problema hasta convertirlo en una serie de preocupaciones más pequeñas. Esto puede facilitar el tratamiento de los elementos que necesitan corrección y empezar a trabajar para mejorar el rendimiento.

  • Enfocar su enfoque: Utilizar el análisis de causa y efecto le ayuda a centrarse en la búsqueda de soluciones. Al abordar un problema como una serie de preocupaciones más pequeñas, puede asignar al personal a diferentes elementos de un plan de mejora que les permita especializarse y realizar correcciones a un nivel más alto que si estuvieran tratando de resolver todo el problema a la vez.

  • Representar visualmente los problemas: Si se utiliza el estilo de análisis de causa y efecto de la espina de pescado, se obtiene una representación visual del problema que se evalúa. Esto es valioso a la hora de asignar personal al problema, así como para identificar áreas de mayor o menor preocupación en función del número de ramas que contribuyen a un solo problema o del número de secciones más pequeñas afectadas por un problema mayor.

  • Resolver los problemas de fondo: Con un análisis de causa y efecto, usted se centra en un problema hasta llegar a los problemas centrales que inician otros problemas en su proceso, lo que le permite reparar los problemas en su origen y reducir el trabajo total para realizar ajustes.

  • Mejora de los elementos estructurales: Encontrar los problemas principales de sus procedimientos y abordarlos es una excelente manera de construir una base para el trabajo futuro. Identificar y actualizar las áreas de preocupación con efectos amplios estabiliza las operaciones, y proporciona una oportunidad más segura cuando se inician nuevas políticas y protocolos también.

  • Fomentar la discusión: Una reunión de análisis de causa y efecto es una excelente oportunidad para comprometerse con su personal y buscar su opinión sobre los problemas de la empresa. Otros empleados pueden aportar una perspectiva única que te permita encontrar una nueva respuesta en un árbol de causas o espirales adicionales para un análisis de espina de pescado. Esto le ayuda a encontrar la mejor solución más a menudo y mantiene al personal comprometido al mostrar que sus opiniones importan.

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Cómo hacer un análisis de causa y efecto en espina de pescado

Un análisis de causa y efecto en forma de espina de pez recibe su nombre de las similitudes entre un análisis completo y las espinas de un pez, con una espina central con múltiples ramificaciones, que pueden ramificarse aún más. Un análisis de espina de pescado trata de definir los distintos elementos que contribuyen a un problema, así como los factores que contribuyen a esos elementos, con el fin de proporcionar una visión completa de los factores que contribuyen. A continuación te explicamos cómo crear tu propio análisis de causa y efecto en forma de espina de pescado:

1. Hable con su personal

Al evaluar un problema, ampliar la perspectiva puede ayudarle a identificar las causas con mayor eficacia. Hablar con el personal sobre el problema y pedirle su opinión sobre las causas y las soluciones le ayuda a orientarse, y puede optar por incluir al personal durante el análisis de la espina de pescado para que le ayude a crear el gráfico.

2. Cree su nodo primario

La base de un análisis de causa y efecto en espina de pescado es el problema central que se intenta resolver. Represente el problema central en su gráfico con un nodo grande. Cuando dibuje su análisis físicamente y con un espacio limitado, colóquelo en el lado izquierdo del espacio, centrado verticalmente, para maximizar su espacio disponible al añadirlo al gráfico. Dibuje una línea horizontal desde el nodo y a lo largo del espacio creativo.

3. Gráfico de elementos contribuyentes

Las primeras adiciones a su gráfico son todos los elementos que usted asocia con el proyecto que se está abordando. Por ejemplo, puede incluir los departamentos individuales, el presupuesto, los recursos, el tiempo y otros elementos clave de un proyecto. Estas primeras ramas no son problemas, sino que son partes del proyecto que pueden tener problemas en su ejecución. Dibuje una línea vertical para cada elemento y etiquete las líneas con los elementos que representan.

4. Ramificar los elementos con las causas

Piensa en cada uno de los problemas que contribuyen al proyecto que estás evaluando y piensa en las formas en que el elemento contribuye al problema. Para cada factor contribuyente, dibuje una línea horizontal fuera de la línea del elemento, etiquetada con la causa. Repita este proceso para cada elemento del gráfico.

5. Subdivida las causas si es necesario

Durante el paso anterior, puede haber ocasiones en las que las causas que contribuyen al problema pueden ser cuestiones complejas con varios componentes. En estos casos, subdivida aún más los elementos según sea necesario, alternando líneas verticales y horizontales. El objetivo es que cada línea sin ramificaciones represente una preocupación final sin factores menores.

6. Analizar el gráfico completo

Después de rellenar los huesos de cada elemento del gráfico, intente utilizarlo para buscar las áreas que necesitan mejorar. Si un elemento concreto tiene muchas causas, por ejemplo, es posible que tenga que dar un enfoque adicional a esta área para mejorar los resultados y resolver el problema más amplio. El gráfico también puede permitirle ver preocupaciones de menor nivel que tienen vínculos significativos con problemas mayores, lo que le permite hacer mejoras con pequeños ajustes.

7. Evaluar la aplicación de nuevos planes

Si bien el análisis de causa y efecto de la espina de pescado puede proporcionar una valiosa orientación a la hora de crear planes alternativos, es importante hacer un seguimiento de los resultados para asegurarse de que cumplen los estándares que usted espera. El seguimiento de los resultados basado en sus nuevos esfuerzos puede permitirle actualizar su gráfico, eliminando las áreas que ya no son motivo de preocupación y añadiendo los nuevos problemas que debe abordar. Esto permite una mejora continua.

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Cómo hacer un análisis de causa y efecto del árbol de los porqués

Cuando le interesa centrarse en la búsqueda de una única causa de un problema y no le preocupa tener una ayuda visual con la que trabajar, un análisis de causa y efecto en forma de árbol del porqué puede ser su mejor opción. En un análisis de causa y efecto del árbol de los porqués, se empieza por el problema principal y luego se buscan continuamente los problemas más pequeños que lo causan hasta encontrar el primer problema que necesita una solución. Los profesionales también lo llaman el método de los cinco porqués. A continuación se explica cómo realizar un análisis de árbol de causas:

1. Identificar el problema principal

Al igual que el análisis de espina de pescado, el análisis de causa y efecto del árbol de los porqués comienza con un problema central que hay que resolver. Puede ser cualquier problema que necesite una solución. Por ejemplo, una línea de producción que produce demasiados errores o el personal de ventas que no cumple con las cuotas de compra establecidas.

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2. Pregunte por qué se produce el problema

Después de identificar el problema, pregúntese por qué ocurre ese problema en la respuesta más directa disponible. Esta primera respuesta no tiene por qué proporcionar una solución. Por ejemplo, si se tratara de analizar las cifras de ventas en el ejemplo anterior, podrían determinar que la razón de las cifras de ventas más bajas es una disminución de la calidad de los clientes potenciales proporcionados al personal de ventas.

3. Seguir preguntando por qué

En la mayoría de los casos, la respuesta a su primer por qué es probable que sea un nuevo problema. En el ejemplo, ahora se enfrenta a la pregunta de por qué los clientes potenciales no son de alta calidad. Continúe respondiendo a cada una de las preguntas de por qué hasta que llegue a una solución procesable para el problema.

Siguiendo con el ejemplo de las ventas, si decide que la disminución de la calidad de los clientes potenciales es un subproducto de la mala generación de clientes potenciales por parte de su publicidad en las redes sociales. Si se pregunta por qué los contactos en las redes sociales son menos eficaces, determinará que hay demasiados anuncios que seleccionan a usuarios que previamente han hecho clic en sus anuncios pero no se han inscrito.

4. Hable con su personal

Al igual que con el análisis de espina de pescado, es beneficioso incluir a su personal en las evaluaciones de las razones de los problemas a medida que responde a las preguntas de por qué. El personal puede ayudarle a encontrar respuestas precisas a las preguntas de por qué y a identificar la mejor solución a la última pregunta. Esto mejora las posibilidades de éxito de la implantación.

5. Promulgar la solución

Después de determinar la respuesta a su pregunta final sobre el porqué y de decidir cuál es la mejor solución para resolver el problema final, está listo para implementar sus cambios. El seguimiento de los resultados después de la aplicación le permite controlar la eficacia de su nuevo enfoque. También le permite realizar un nuevo análisis si es necesario para realizar más cambios.

En el ejemplo de las ventas, puede decidir bloquear a todos los usuarios que tengan una cookie para el sitio en el que publica sus anuncios. Al hacer un seguimiento de los resultados de los nuevos clientes potenciales generados, podrá determinar si se ha resuelto el problema o si debe afinar más sus planes.

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