Aprenda a calcular el análisis de costes

El análisis de costes es una herramienta útil para mejorar la gestión de proyectos y predecir los beneficios potenciales de una empresa. Los profesionales de las finanzas utilizan el análisis de costes para calcular cuánto dinero puede generar un proyecto en comparación con los costes totales del mismo. Aprender a calcular un ratio de análisis de costes puede ayudarle a determinar el coste y el beneficio de un proyecto y a desarrollar un plan estratégico para sus finanzas. En este artículo se explica qué es el análisis de costes y por qué es importante, y a continuación se indican los pasos para calcular un análisis de costes para su empresa.

¿Qué es el análisis de costes?

El análisis de costes, también conocido como análisis coste-beneficio, es el proceso de calcular las ganancias potenciales de una situación o proyecto, y luego restar el coste total asociado a la realización de esa situación o proyecto. Ofrece una predicción del beneficio obtenido de un proyecto y compara el coste del proyecto con los beneficios financieros estimados del mismo. Muchos profesionales de las finanzas utilizan el análisis de costes en su práctica para mostrar a los clientes los beneficios potenciales de un proyecto.

¿Por qué es importante el análisis de costes?

He aquí varias razones por las que el análisis de costes es importante para las empresas:

Ayuda a la toma de decisiones

El análisis de costes permite a los profesionales tomar decisiones sobre futuros proyectos porque pueden sopesar el resultado del proyecto con el coste total del mismo. Si el coste del proyecto es superior a los beneficios previstos, los profesionales pueden realizar los cambios necesarios en el proyecto para aumentar los beneficios o reducir el coste.

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Mantiene la participación de las partes interesadas

El análisis de costes garantiza que las empresas impliquen a las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones. Las partes interesadas son una parte necesaria de las operaciones empresariales porque contribuyen a una empresa y se interesan por los proyectos, por lo que es importante que las empresas hagan partícipes a las partes interesadas de los datos del proyecto. Compartir la información del análisis de costes puede proporcionar a las partes interesadas la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre la elaboración de presupuestos y la estrategia financiera.

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Resuelve los problemas

El análisis de costes puede ayudar a identificar problemas financieros y a encontrar soluciones. Si una empresa está experimentando dificultades en la gestión de proyectos, puede utilizar el análisis de costes para mantener la organización y obtener una comprensión más profunda de las finanzas de la empresa y los proyectos futuros. Realizar revisiones periódicas del análisis de costes puede ayudar a identificar los factores que afectan a la rentabilidad de un proyecto y a tratarlos directamente.

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Cómo calcular el análisis de costes

Siga estos pasos para ayudarle a calcular un ratio de análisis de costes:

1. Determine la razón por la que necesita un análisis de costes

La forma de utilizar un análisis de costes puede variar en función de la razón por la que se necesite realizar un análisis de costes. Determine por qué necesita un análisis de costes para tener una mejor idea de las variables que puede utilizar. Por ejemplo, si está haciendo un análisis de costes para poder crear un presupuesto para un proyecto, podría recurrir a información financiera anterior relacionada con los presupuestos.

2. Evaluar el coste

El siguiente paso es evaluar todos los costes asociados a un proyecto. Puede ser útil anotar todos los costes en una lista para tenerla disponible para futuros pasos. Asegúrese de pensar en cualquier coste inesperado asociado al proyecto y considere también cómo podrían cambiar los costes con el tiempo. Estos son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar los costes:

  • Coste directo: Es el coste asociado a cada variable del producto, como el tipo de producto, el cliente, el servicio o la actividad.
  • Coste indirecto: Estos gastos no están directamente asociados al proyecto, pero la empresa debe incluirlos en el presupuesto, y pueden incluir el alquiler, los servicios públicos y los gastos administrativos.
  • Coste real: Se trata del coste asociado a la producción real de un proyecto, como los costes de mano de obra y material.
  • Coste tangible: Es el coste relacionado con el mantenimiento de un proyecto, como la compra de herramientas y el pago a los empleados.
  • Coste intangible: Los factores que influyen en el resultado de un proyecto, como los cambios en los niveles de producción o la disminución de la satisfacción de los clientes, se conocen como costes intangibles.

3. Comparar con proyectos anteriores

Para el siguiente paso, compara tu proyecto de análisis de costos actual con proyectos anteriores. Puede utilizar esta información para identificar costes y cálculos similares que pueda incluir en su análisis. La comparación de sus datos con otros proyectos de análisis de costes puede asegurarle que dispone de suficiente información para desarrollar una comprensión realista de sus costes e ingresos.

4. Definir todas las partes interesadas

Es importante identificar a las partes interesadas en el proyecto para poder calcular un análisis de costes preciso. Las partes interesadas son individuos o grupos que tienen un interés en el proyecto. Pueden invertir dinero en el proyecto o participar en su desarrollo. El resultado del beneficio del proyecto repercute en las partes interesadas, por lo que es esencial incluir la información de las partes interesadas en el análisis de costes.

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5. Enumere los beneficios potenciales

A continuación, es el momento de enumerar los beneficios potenciales de un proyecto, que se refieren a la cantidad de dinero que genera el proyecto. Los beneficios pueden variar en función del tipo de proyecto que se analice, aunque para obtener una estimación precisa de los beneficios, asegúrese de consultar con las partes interesadas y los analistas financieros sobre cómo valorar los beneficios del proyecto.

6. Restar el coste del resultado

El siguiente paso consiste en hallar el coeficiente de análisis de costes, es decir, restar el número total de costes de los beneficios estimados del proyecto. Por ejemplo, si los costes totales de un proyecto son de 1.000 dólares y los beneficios son de 2.500 dólares, entonces 2.500 dólares – 1.000 dólares = 1.500 dólares. Si tiene varios escenarios diferentes sobre los beneficios que podría generar un proyecto, puede producir varios ratios de análisis de costes.

7. Interpretar los resultados

Una vez que tenga el valor de su análisis de costes, es importante que interprete los resultados para poder decidir si quiere seguir con el proyecto. Por lo general, si los resultados se ajustan al objetivo de los ingresos que desea obtener del proyecto, entonces es una buena idea continuar con el proyecto. Si el análisis de costes muestra que no va a alcanzar su objetivo, entonces considere la posibilidad de reducir el coste del proyecto o de encontrar formas de aumentar los beneficios.

Ejemplo de análisis de costes

He aquí un ejemplo de análisis de costes para un proyecto:

Una empresa de ropa quiere determinar si debe lanzar una nueva línea de ropa para la próxima primavera. Deciden que un análisis de costes les permitiría saber cuánto ganarían con el proyecto, lo que puede ayudarles a tomar la decisión de seguir con la línea de ropa o no. Han decidido que su objetivo es generar más de 1.000 dólares con la línea de ropa de primavera.

Su contable se sienta y escribe todos los costes asociados a la nueva línea de ropa. Determinan que sus costes directos ascenderán a 500 dólares, sus costes indirectos a 400 dólares, sus costes reales a 600 dólares, sus costes tangibles a 200 dólares y sus costes intangibles a 500 dólares.

A continuación, extraen información de líneas de ropa anteriores para analizar las similitudes financieras. Descubren que su línea de ropa de invierno de dos años antes tiene costes similares, por lo que saben que deben analizar los beneficios que obtuvieron con la venta de esa línea de ropa. Al analizar la venta anterior, descubren que fueron capaces de obtener grandes beneficios de la venta.

Su siguiente paso consiste en determinar todas las partes interesadas de su próxima línea de ropa de primavera. Identifican cinco partes interesadas distintas y saben que deben hacerles llegar el análisis de costes. También consultan a las partes interesadas para que les aconsejen cómo maximizar los beneficios y minimizar los costes.

A continuación, solicitan la ayuda de un analista financiero para que enumere los beneficios potenciales de la línea de ropa. Descubren que si venden todo su inventario, pueden generar 4.000 dólares en total.

Para terminar su análisis de costes, suman todos sus costes, que son 500$+400$+600$+200$+500=2.200$. A continuación, restan el número total de costes de los beneficios, que es de 4.000$- 2.200$= 1.800$.

La empresa de ropa decide que va a seguir adelante con el proyecto, ya que el análisis de costos demostró que puede superar su meta de ganar $1,000 dólares con la línea de ropa.

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