Cómo hacer el análisis de costes de un proyecto (con ejemplo)

Puede utilizar el análisis de costes del proyecto para ayudarle a decidir si sigue adelante con un proyecto basándose en la rentabilidad y los ingresos. Saber calcular el análisis de costes del proyecto puede ayudarle a determinar si un proyecto merece la pena desde el punto de vista financiero.

En este artículo, explicamos qué es un análisis de costes de proyectos, cómo se puede realizar uno y ofrecemos un ejemplo de análisis de costes de proyectos que se utiliza en el lugar de trabajo.

¿Qué es el análisis de costes de un proyecto?

Los profesionales pueden emplear un análisis de costes de proyectos para determinar el valor de los costes y beneficios de un proyecto, lo que revela si el proyecto es viable. La empresa comienza estableciendo un precio fijo para los ingresos que quiere generar con el proyecto, y a continuación enumera todos los costes del proyecto combinados con los beneficios que la empresa obtendrá una vez que el proyecto esté terminado.

Después de la lista, la empresa suma el valor total de sus costes y beneficios, y luego resta el coste total de los beneficios, lo que muestra si un proyecto es rentable y cumple con su precio establecido. Por ejemplo, si un análisis de costes del proyecto muestra que el coste de los materiales de un proyecto es superior al beneficio que la empresa obtiene del mismo, entonces puede decidir no seguir con el proyecto. Esta es una lista de profesionales que pueden utilizar el análisis de costes de proyectos:

  • Directores de proyecto
  • Gestores financieros
  • Contables
  • Desarrolladores de proyectos
  • Asistente del proyecto

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Beneficios del análisis de costes del proyecto

A continuación se exponen varias ventajas de realizar un análisis de costes del proyecto:

  • Minimiza el riesgo financiero: El análisis de costes del proyecto muestra si existe la posibilidad de que el proyecto supere el presupuesto y tenga una baja rentabilidad.

  • Determina la viabilidad del proyecto: El uso del análisis de costes del proyecto muestra si un proyecto es viable según su presupuesto y la rentabilidad del mismo.

  • Ayuda a priorizar los proyectos: Si se realiza un análisis de los costes de varios proyectos, se puede determinar qué proyectos se van a llevar a cabo en función de los que muestren la mayor rentabilidad y el menor riesgo financiero.

  • Consigue el apoyo de las partes interesadas: Si un análisis de costes del proyecto demuestra que éste es viable y rentable, puede ayudarle a obtener el apoyo de las partes interesadas.

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Cómo hacer un análisis de costes del proyecto

Utilice estos pasos para ayudarle a completar un análisis de costes del proyecto:

1. Determinar un precio fijo

Antes de iniciar el análisis de costes del proyecto, hay que tener un presupuesto fijo que le ayude a decidir si quiere seguir con el proyecto o no. Por ejemplo, puede decidir seguir con un proyecto sólo si el análisis de costes del proyecto muestra que aportará 30.000 dólares de ingresos a su empresa.

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2. Enumerar todos los costes asociados

Para empezar el análisis de costes del proyecto, enumere todos los elementos que tienen costes asociados al proyecto. Intente incluir cualquier coste inesperado, como los materiales extra que pueda necesitar o el equipo extra que' es propenso a romperse. Dependiendo del tipo de proyecto, aquí hay varios elementos comunes que puede considerar enumerar:

  • Coste de los materiales del proyecto
  • Compensación del personal del proyecto
  • Coste del equipo
  • Coste de las herramientas
  • Coste de los materiales asociados al equipo, como el combustible

3. Convertir el coste en valor monetario

A continuación, asigne un valor monetario a cada uno de los elementos que ha enumerado. Para ello, puede comunicarse con los proveedores de su proyecto para conocer el coste de los materiales y equipos, y comunicarse con la dirección sobre los gastos generales, como la mano de obra, el alquiler y los impuestos.

4. Enumerar los beneficios estimados

Después de enumerar los costes, haga una lista de los beneficios que estima que generará el proyecto. Para ello, examine los objetivos de su proyecto y quién puede beneficiarse de él. Por ejemplo, si su empresa está haciendo un análisis de costes para un proyecto de marketing, un beneficio estimado puede ser que usted espera que el proyecto ayude a aumentar la conciencia de marca de la empresa, lo que puede conducir a unos ingresos de hasta 100.000 dólares.

5. Convertir los beneficios en valor monetario

Intente asignar un valor monetario a cada beneficio, aunque tenga en cuenta que sus estimaciones pueden estar ligeramente desviadas, ya que hay varios factores que predicen el resultado de un proyecto. Para ello, analice proyectos anteriores similares al que está realizando para ver cómo se comparan los beneficios estimados con los reales. Por ejemplo, si estimó que un proyecto anterior devolvería 130.000 dólares a la empresa, aunque sólo devolvió 100.000 dólares, entonces sabrá que debe mantener su estimación más cerca de los 100.000 dólares.

6. Suma los costes

Sume el valor total de los costes del proyecto. Por ejemplo, si un proyecto tiene un coste de materiales de 1.500 $, un coste de mano de obra de 10.000 $ y un coste de marketing de 20.000 $, el valor total del coste del proyecto es de 1.500 $+10.000 $+20.000 $= 31.500 $.

7. Realizar una sustracción

Para completar el análisis de costes del proyecto, realice la resta necesaria que muestre la rentabilidad global del proyecto. Reste los costes totales del proyecto de los beneficios estimados. Por ejemplo, si el total del proyecto es de 500$ y los beneficios estimados son de 400$, entonces 500$-400$=100$.

8. Comparar con su precio decidido

Una vez completado el análisis de costes del proyecto, compárelo con el precio fijado para determinar si merece la pena seguir con el proyecto o no. Por ejemplo, si el análisis muestra que los beneficios proyectados son de 50.000 dólares y el precio fijado era de 75.000 dólares, entonces puede considerar la posibilidad de cambiar el proyecto o buscar otro.

Consejos para el análisis de costes del proyecto

He aquí algunos consejos que hay que tener en cuenta al realizar un análisis de costes del proyecto:

Comprueba dos veces tus números

Dado que el análisis de costes del proyecto puede implicar grandes cifras y cálculos complejos, es importante volver a comprobar los números para garantizar su exactitud. Para ello, puede completar sus cálculos varias veces para comprobar que calcula la misma respuesta, o puede pedir a un colega que revise sus cálculos para asegurarse de que son correctos.

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Planificar las alternativas

Si el análisis de costes del proyecto muestra que no merece la pena seguir con él, es útil tener planes para modificar el proyecto y hacerlo rentable, o bien dejar de lado ese proyecto y dar prioridad a otro diferente. Por ejemplo, si el coste de los materiales hace que el proyecto no sea rentable, considere la posibilidad de utilizar otros proveedores o materiales más baratos.

Ejemplo de análisis de costes del proyecto

Este es un ejemplo de análisis de costes de proyectos que se utiliza en el lugar de trabajo:

Priya, la propietaria de Carmen's Phone Store, quiere crear una campaña de marketing que genere 20.000 dólares de ingresos aumentando el conocimiento de la marca y promocionando los productos entre los clientes en las plataformas televisivas más populares.

En primer lugar, Priya enumera todos los costes asociados al proyecto, que incluyen 1.000 dólares para contratar a un especialista en marketing, 5.000 dólares para comprar espacio para sus anuncios en las cadenas de televisión y 1.250 dólares para contratar a un diseñador gráfico que cree los anuncios.

A continuación, Priya decide los beneficios estimados del proyecto. Cree que si el anuncio tiene éxito al mostrar los nuevos teléfonos, puede generar al menos 30.000 dólares de ingresos. También mira las campañas de marketing anteriores que ha hecho su tienda y ve que campañas similares han supuesto 35.000 dólares de ingresos para la tienda.

Priya suma el valor total de los costes de su proyecto, que serían 1.000$+5.000+1.250=7.250$. A continuación, resta los costes totales del proyecto de los beneficios del mismo, que son 30.000 $ – 7.250 $ = 22.750 $. Para finalizar el análisis de los costes del proyecto, compara los ingresos estimados del proyecto, que son 22.750 $, con el precio mínimo establecido, que es de 20.000 $. Como los ingresos son superiores al precio mínimo establecido, decide llevar a cabo la nueva campaña de marketing.