Análisis de la desviación de costes: Qué es y cómo realizarlo

La elaboración de un presupuesto empresarial es fundamental, ya que le permite hacer un seguimiento de los cambios en la planificación y el gasto. Si está empleado en un trabajo que utiliza un presupuesto, es posible que quiera realizar un análisis de desviación de costes si descubre alguna incoherencia. Puede conocer el origen de las desviaciones presupuestarias realizando un análisis de desviaciones de costes.

En este artículo, definimos el análisis de desviación de costes, explicamos cómo realizarlo y ofrecemos un ejemplo de análisis de desviación de costes.

¿Qué es la contabilidad de costes?

¿Qué es el análisis de desviación de costes?

El objetivo de un análisis de desviación de costes es determinar si los gastos son superiores a los previstos o si se han producido infracciones presupuestarias. Se identifica la diferencia entre los fondos asignados y el efectivo real gastado, y se investiga la causa y se informa de ella. En un estudio de desviación de costes pueden influir diversas variables, como el coste de los materiales o la cantidad de productos vendidos. La explicación más sencilla de la desviación de costes es la diferencia entre los gastos previstos y los reales. Se puede determinar si una irregularidad es un hecho puntual o un signo de un problema mayor calculando la desviación de costes total.

Los problemas presupuestarios pueden darse en muchos sectores, por lo que el análisis de la varianza de costes es beneficioso para muchos tipos de trabajos, entre ellos:

  • Cajero de una tienda de conveniencia
  • Contable de una empresa de venta entre empresas
  • Catering para grandes eventos
  • Coordinador de una conferencia anual del sector
  • Conductor de un servicio de transporte compartido
  • Propietario de una librería independiente

Múltiples factores pueden contribuir a la desviación de costes, por lo que hay varias fórmulas adicionales que puede utilizar antes de encontrar la desviación de costes total. Es importante tener informes de gastos detallados para su análisis, ya que los costes reales y los presupuestados pueden ser mucho más fáciles de encontrar cuando se pueden separar las partidas de gastos individuales.

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Cómo realizar un análisis de desviación de costes

Un análisis de desviación de costes implica un examen exhaustivo de su presupuesto para determinar qué factores pueden haber causado un déficit o un superávit. He aquí cómo puede hacerlo:

1. Determinar la desviación de costes simples

En primer lugar, determine la desviación de costes simple restando el presupuesto previsto del importe real gastado. La diferencia es su desviación total de costes, que comprende una o más desviaciones desfavorables que puedan existir. Los factores de coste más comunes son los materiales, la mano de obra y las ventas.

2. Encuentra el origen de la diferencia comparando los gastos

Compare los principales gastos de su presupuesto con los costes reales para encontrar el origen de la diferencia. Esto significa tener el coste estándar y el coste real de cada partida. Hay múltiples factores que pueden causar esta diferencia, por lo que es importante analizar todos los gastos principales.

A continuación, encuentre la varianza del coste total de las partidas de gastos individuales diferenciando las variables que las componen. La versión estándar y real de cada partida de gasto es el producto de dos variables, y su diferencia es igual a la desviación del coste total. Así es como quedaría la fórmula utilizando A y B como variables:

Desviación del coste total = (estándar A x estándar B) – (real A x real B)

Por lo general, puede identificar estas variables como la cantidad y la tasa estándar de cada partida de gastos. Por ejemplo, puede calcular sus ventas totales multiplicando el número de artículos vendidos por el precio de cada artículo. Las fórmulas para las desviaciones relacionadas con cada variable son

Desviación 1 = (estándar A – real A) x estándar B

Desviación 2 = (estándar B – real B) x real A

La suma de estas dos desviaciones constituye la desviación total del coste de un solo gasto presupuestario.

3. Calcular la desviación del coste de los materiales

Las diferencias en la cantidad presupuestada o en el precio estándar de lo que realmente se ha utilizado en la producción pueden afectar al coste previsto de los materiales. Esta es la fórmula de la desviación del coste de los materiales:

Desviación del coste de los materiales = (cantidad estándar x precio estándar) – (cantidad real – coste real)

Las siguientes fórmulas representan las dos variantes posibles:

Desviación de uso de materiales = (cantidad estándar – cantidad real) x precio estándar

Desviación del precio de los materiales = (precio estándar – precio real) x cantidad real

4. Calcular la desviación del coste de la mano de obra

Si observa una disparidad entre la cantidad presupuestada para los costes de mano de obra y la cantidad real que ha gastado en salarios, puede descubrir que la causa es un número de horas de producción o una tarifa salarial por hora diferente a la que su empresa presupuestó. Puede calcular la desviación total de los costes laborales con esta fórmula:

Desviación del coste de la mano de obra = (horas estándar x tarifa estándar) – (horas reales x tarifa real)

Estos son los dos tipos de desviación que pueden darse:

Desviación de eficiencia laboral = (horas estándar – horas reales) x tasa estándar

Variación de la tasa de trabajo = (tasa estándar – tasa real) x horas reales

5. Calcular la desviación de las ventas

Una desviación de ventas es una diferencia entre las ventas reales y las presupuestadas de su empresa, a la que pueden afectar el volumen o el precio. Puedes determinar la desviación de ventas utilizando esta fórmula:

Desviación de las ventas = (cantidad presupuestada vendida x precio presupuestado) – (cantidad real vendida x precio real)

Las posibles desviaciones pueden ser una o ambas de las siguientes:

Desviación del volumen de ventas = (cantidad estándar vendida – cantidad real vendida) x precio estándar

Desviación del precio de venta = (precio estándar – precio real) x cantidad real vendida

6. Comprobar las desviaciones de costes e informar de los resultados

Una vez que haya determinado las desviaciones en los elementos clave de su presupuesto, asegúrese de que suman la desviación del coste total. Si no es así, es posible que tenga que examinar de nuevo su presupuesto para ver si hubo otros gastos que marcan la diferencia entre el presupuesto y la cantidad realmente gastada, como las compras que afectaron a sus gastos generales.

Una vez que esté seguro de que sus conclusiones son correctas, elabore un informe que detalle todas las desviaciones de costes que haya descubierto. Investiga las posibles causas de las desviaciones y describe cómo y cuándo pueden haber aparecido entre la planificación presupuestaria inicial y la factura final. Considera la posibilidad de utilizar un formato que sea fácil de entender y distribuir, como una presentación digital o una infografía.

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7. Desarrollar un plan para alinear los costes reales con los presupuestados

Trabaje con la dirección y otras partes interesadas importantes para ver dónde puede hacer mejoras y planificar un presupuesto que se acerque más a los costes reales. Lo mejor es incorporar un superávit al presupuesto para poder optimizar al máximo una desviación favorable. Con una desviación desfavorable, puede determinar dónde recortar costes para evitar déficits. También puede examinar los costes del presupuesto antes de su análisis inicial de la desviación de costes para ver si esto formaba parte de un patrón o era una incoherencia singular.

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Ejemplo de análisis de desviación de costes

Este es un ejemplo de cómo se puede realizar un análisis de desviación de costes:

La campaña de reelección del senador estatal Sam Carson celebra una fiesta de recaudación de fondos. Su equipo de campaña presupuesta el evento para que le cueste 6.000 dólares, pero gastan más de 964 dólares, por lo que realizan un análisis de desviación de costes.

El equipo se da cuenta de que esperaba que asistieran 100 personas, pero en realidad asistieron 150 y pagaron 15 dólares por la entrada. El equipo calcula la desviación de las ventas de la siguiente manera:

(150 x $15) – (100 x $15) = $750

Inicialmente, pensaron que el total de ventas de entradas sería de 1.500 dólares, pero en realidad es de 2.250 dólares.** La diferencia es una variación favorable de 750 dólares, lo que significa que tienen más dinero para compensar el presupuesto de 7.500 dólares.Sin embargo, también observan que los costes de alimentación y de mano de obra son significativamente más altos de lo que habían presupuestado:

*EstándarActual* Costes de alimentación *500 864Gastos de establecimiento 5,0005,000 Costes laborales2,000 2,640*El equipo de la campaña se da cuenta de que necesita más comida debido a las personas adicionales. En lugar de pedir 20 unidades a razón de 25 dólares cada una, el coste total de la comida es de 32 unidades a 27 dólares cada una. Calculan las desviaciones de uso y de precio para ver cómo afecta cada diferencia a la desviación del coste total de la comida:

(32 – 20) x $25 = $300

($27 – $25) x 32 = $64

(32 x 27 $) – (20 x 25 $)= 364

A continuación, descubren que han contratado personal adicional para compensar la mayor duración del evento. El presupuesto era originalmente de 20 dólares por hora para 100 horas en total, pero en realidad es de 22 dólares por hora para 120 horas en total. Calculan las diferencias en la eficiencia de la mano de obra y la tasa para encontrar la desviación del coste de la mano de obra:

(120 – 100) x $20 = $400

($22 – $20) x 120 = $240

(120 x 22 $) – (100 x 20 $) = 640 $.

El coste de la organización del evento es el mismo que habían previsto. Su desviación del coste total es la diferencia entre su presupuesto original y la cantidad real que han gastado:

$8,504 – $7,500 = $1,004

Incluso si tienen en cuenta los 750 dólares extra de las entradas, siguen estando más de 250 dólares por encima de su presupuesto previsto. Para su próxima recaudación de fondos, el equipo de la campaña puede decidir encontrar un proveedor de comida menos caro para acomodar a más asistentes y contratar a más personas por adelantado para asegurarse de que el evento termine antes y evitar así el pago de horas adicionales.