¿Qué es el análisis de la causa raíz? (Definición y beneficios)

Es importante ser capaz de funcionar al máximo en el lugar de trabajo. Sin embargo, es normal que surjan problemas. El análisis de la causa raíz tiene como objetivo identificar los problemas y sus causas para que usted o su equipo puedan encontrar soluciones que eviten que los problemas se repitan. En este artículo se explica qué es el análisis de la causa raíz, cómo funciona, las ventajas de un análisis de la causa raíz y algunos de sus retos.

Pasos efectivos para la resolución de problemas en el trabajo

¿Qué es el análisis de la causa raíz?

El análisis de la causa raíz (ACR) es el proceso de identificación de la causa subyacente de un problema, de modo que se pueda abordar el problema con soluciones para evitar que se repita. El análisis de la causa raíz anima a los equipos y a los líderes a alejarse del enfoque tradicional de arreglar los problemas una vez que se producen y, en su lugar, trabajar para encontrar una manera de evitar que los problemas se repitan o se produzcan en primer lugar.

Aunque puede haber una causa específica de un problema, el análisis de la causa raíz busca y puede identificar si hay múltiples causas (y por tanto, soluciones) buscando patrones de efectos que acabaron teniendo un resultado negativo. El ACR busca los acontecimientos específicos que causaron un problema concreto y trabaja hacia atrás desde el problema hasta el punto final de inicio del mismo. El análisis de la causa raíz también puede identificar lo que funciona bien para poder aplicar patrones similares a otros sistemas.

Se puede considerar que un componente es la causa principal si, una vez eliminado, el problema no vuelve a producirse. También hay factores causales que intervienen en casi todos los problemas, pero tienden a agravar una causa ya subyacente y no son una causa directa porque, una vez eliminados, el problema puede seguir produciéndose.

Todos los sectores pueden utilizar el análisis de la causa raíz, desde la medicina en la necesidad de un diagnóstico médico hasta las operaciones informáticas en caso de caída del software.

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¿Cómo funciona el análisis de la causa raíz?

El análisis de la causa raíz se basa en la comprensión de que los sistemas y las acciones están relacionados, de modo que una acción puede desencadenar un acontecimiento y ese acontecimiento puede desencadenar otro acontecimiento, y así sucesivamente hasta que se tiene un problema o varios problemas.

El análisis de la causa raíz consta de cuatro pasos principales:

1. Identificar el problema

En este paso, definirá cuál es el problema y cómo afecta a la organización o a un sistema concreto. Una vez que haya identificado el problema, podrá averiguar cuándo se inició el problema.

2. Recopilar datos

Cuando estés recopilando datos, analiza a fondo la situación para entender mejor el problema. Piensa en cuánto tiempo lleva ocurriendo el problema, cómo llegaste a descubrir que había un problema y cómo está afectando el problema a tus operaciones. Una forma de recopilar datos es apoyarse en quienes están más familiarizados con el problema y el sistema al que afecta. Estos expertos tienen más conocimientos de primera mano sobre cómo debería funcionar todo en ausencia de un problema y, por tanto, son componentes valiosos para entender el problema y proponer soluciones.

3. Analizar el problema

En este paso, quieres averiguar por qué se ha producido el problema. Puede crear un gráfico causal que le ayudará a identificar la(s) causa(s) raíz de un problema junto con cualquier factor causal que pueda estar empeorando el problema o que también deba abordar para obtener el máximo rendimiento del sistema que experimenta el problema.

Hay tres grupos principales de causas:

  1. Hormigón: Una causa concreta es más física, ya que representa elementos tangibles que no funcionan como deberían. Por ejemplo, un ordenador que ha sufrido un fallo en el disco duro.
  2. individual: Una causa individual es el error humano. Se trata de una persona o un equipo que ha hecho algo mal o no ha hecho lo que debía para evitar el problema. Por ejemplo, un ordenador que sufrió un fallo en el disco duro porque el propietario hizo clic en un enlace de spam en su correo electrónico.
  3. Sistema: Una causa de sistema es organizativa, lo que significa que hay un proceso que's en uso en el lugar de trabajo y en el que los miembros del personal confían, pero que funciona mal. Por ejemplo, un ordenador que sufrió un fallo en el disco duro porque el propietario hizo clic en un enlace de spam en su correo electrónico, pero no había un filtro antispam instalado en todos los ordenadores.

Este paso puede beneficiarse de herramientas avanzadas. Las herramientas pueden facilitar su proceso porque permiten un análisis más sólido de todas las partes de un sistema o conjunto de datos. Cuanto más complicado sea el sistema que ha experimentado el problema, más datos tendrá probablemente y más podrán ayudarle las herramientas en su proceso. Estas herramientas también son estupendas si tiene ciertas limitaciones en el lugar de trabajo, como la falta de personal o de tiempo para realizar el análisis de la causa raíz como debería.

4. Resuelven el problema

Este paso implica comprender lo que tendrá que hacer para resolver el problema actual y evitar que se repita. Durante este paso, también querrá discutir cómo implementará las soluciones, ya que la logística de cambiar un proceso podría involucrar a muchas otras partes interesadas. A continuación, podrá decidir quién es el responsable último del éxito de la aplicación de la solución y de la vigilancia del sistema para asegurarse de que la solución es viable. Este paso también implica comprender qué riesgos puede asumir al llevar a cabo una solución.

Cómo mejorar el análisis de la causa raíz

El análisis de la causa raíz, al ser una parte tan importante del éxito de una organización o sistema, debería ser un punto de atención. He aquí cómo puede mejorar su proceso de análisis de causa raíz:

  1. Documentar y almacenar datos. La mejor manera de encontrar la causa raíz de algo es disponer de documentación y datos que pueda analizar una vez que se produzca un problema. Cuantos más datos tenga, más fácil y más probable será que pueda encontrar la causa raíz de un problema.
  2. Invierta en una herramienta. Puede que no sea necesaria una herramienta, pero es probable que le ayude en su proceso de análisis para poder encontrar las causas fundamentales. Sin una, puede depender de personas, que son propensas al error humano, para filtrar todos los datos o el historial de un problema con la esperanza de encontrar la causa. Una herramienta también puede ayudarle a prepararse para futuros problemas y probablemente le ahorre mucho tiempo y dinero.
  3. Evalúa tus elecciones. Considere la posibilidad de dedicar un tiempo cada trimestre o cada seis meses a revisar las principales decisiones que se tomaron en el último periodo de tiempo. Decida si sus decisiones han funcionado bien o no y por qué. Haciendo esto, podrá identificar patrones y comprender mejor qué documentación necesita para llevar a cabo un proceso de revisión adecuado. Además, un proceso de revisión formal educará al equipo sobre la causa y el efecto, y cómo sus decisiones pueden tener un impacto grande y duradero.

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Beneficios de un análisis de la causa raíz

Además de poder identificar la causa de un problema y encontrar soluciones, he aquí los beneficios adicionales de realizar un análisis de la causa raíz:

  • Puede reaccionar rápidamente. El análisis de la causa raíz le permite intervenir rápidamente para solucionar un problema y evitar que éste cause daños generalizados. Su proceso de toma de decisiones también debería ser mejor y más rápido.
  • Usted puede prevenir los problemas. Una vez que realices el análisis de la causa raíz y tomes las medidas necesarias para evitar que los problemas se repitan, podrás desarrollar una mentalidad que busque los problemas. Podrá poner freno a todo lo que pueda conducir a un problema real.
  • La comunicación mejora. El análisis de la causa raíz detalla por qué se ha producido un problema, y usted podrá explicar los pasos implicados en el mismo. Cuantos más detalles tenga, más capaz será de comunicar por qué se produjo el problema y de trabajar con su equipo para desarrollar soluciones informadas.

Desafíos del análisis de causas raíz

Aunque el análisis de la causa raíz tiene grandes ventajas, también hay que tener en cuenta algunos retos:

  • La elaboración de un gráfico causal puede requerir una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, al igual que la recopilación de los datos necesarios para empezar.
  • Con frecuencia hay más de una causa raíz de un problema, lo que puede dificultar la redacción del gráfico causal.
  • Es posible que se pierdan datos importantes, sobre todo si son muchos. También puede ser difícil y costoso almacenar todos los datos que se necesitan para poder sacar la información necesaria cuando haya un problema.

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