Es fundamental contar con el plan de formación adecuado para los empleados internos a fin de que tengan éxito en su trabajo. Un análisis de las necesidades de formación es la mejor manera de garantizar que su equipo reciba la formación que necesita. Hay varios componentes en el proceso para garantizar que la formación se adapte a sus necesidades.
En este artículo, descubra qué es el análisis de las necesidades de formación y cómo puede beneficiar a su empresa la realización de uno.
¿Qué es un análisis de las necesidades de formación?
El proceso de formación de la plantilla comienza con un análisis de las necesidades de formación, que investiga si una formación específica aumentaría la productividad y la calidad de los empleados. El proceso de desarrollo de sistemas de una empresa suele incluir un análisis de las necesidades de formación, que examina si el sistema está relacionado con la formación necesaria.
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La utilidad del análisis de las necesidades de formación
Llevar a cabo un análisis de las necesidades de formación puede ayudar a los empresarios a tener una idea clara de qué tipo de recursos se necesitan para completar la formación que cada empleado necesita para maximizar su productividad. Más concretamente, el análisis de las necesidades de formación puede realizar las siguientes tareas
Identifica qué formación es necesaria
Llevar a cabo un análisis de las necesidades de formación puede ser ventajoso para ayudar a encontrar las lagunas en la formación y corregir la deficiencia antes de que tenga un impacto negativo en el negocio.
Proporciona información para ayudarte a perfilar tus planes de formación
El análisis de las necesidades de formación puede proporcionarle los datos que necesita para crear su plan de formación para el futuro próximo, mostrándole qué formación es necesaria para qué empleados. Esto puede ahorrar recursos y aumentar la eficacia de su programa de formación.
Destaca las áreas de formación en las que no se había pensado
El análisis de las necesidades de formación de su equipo puede sacar a la luz cualquier área de formación de la que no se haya dado cuenta de que tiene carencias. La incorporación de estas áreas en sus planes de formación puede tener un gran impacto en la eficacia de las otras áreas de formación que planea administrar.
Determina qué áreas de formación no son necesarias
Tan importante como implementar la formación necesaria en su programa, puede ser igual de importante saber en qué áreas su equipo no necesita formación adicional. Esto puede permitirle asignar todos los recursos necesarios para garantizar que su personal reciba la formación más útil posible.
Ayuda a decidir qué empleados necesitan sesiones de formación adicionales
Sacar el máximo provecho de la implementación de la formación depende en gran medida de que cada empleado reciba la formación que necesita y de que no pierda tiempo y dinero en una formación que no necesita. No sólo ahorrará dinero y tiempo, sino que los empleados estarán más motivados para aprender y sacar el máximo provecho de su formación si ésta es realmente la que necesitan para hacer su trabajo con la mayor eficacia posible.
Prioriza las necesidades de formación
Llevar a cabo un análisis de las necesidades de formación puede ayudarle a determinar qué áreas de la formación son más urgentes y cuáles pueden retrasarse ligeramente sin afectar a la productividad de su empresa.
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Cómo realizar un análisis de las necesidades de formación
Un análisis de las necesidades de formación consta de tres etapas principales que ayudan a garantizar que los empleados reciban la formación mejor y más específica para sus funciones individuales. Estas etapas son:
1. Definir los objetivos de aprendizaje
Antes de realizar un análisis de las necesidades de formación, debe definir los objetivos de aprendizaje que espera alcanzar con su equipo. En otras palabras, tiene que identificar el conjunto específico de habilidades que necesita que su equipo posea para llevar a cabo correctamente sus funciones. Este conjunto de habilidades tiene en cuenta cada función en la empresa y en qué habilidades se basa cada empleado para hacer su mejor trabajo, así como los resultados que espera conseguir al perfeccionar estas habilidades.
Definir claramente lo que espera conseguir con la formación puede ayudarle a centrarse en las áreas de formación pertinentes e importantes para alcanzar sus objetivos. Una forma de enfocar esto es reunirse con representantes de cada departamento, así como con la alta dirección, para determinar lo que necesita y cómo conseguirlo.
2. Evaluar las habilidades existentes
Para alinear adecuadamente los resultados deseados con los pasos necesarios para alcanzarlos, debe comparar las habilidades y conocimientos que ya poseen sus empleados con las habilidades de las que pueden carecer. Esto podría requerir la realización de un análisis detallado de las tareas de cada empleado, las habilidades que necesitan para completar estas tareas y cuáles de esas habilidades necesarias necesitan mejorar.
Por ejemplo, las habilidades de comunicación son necesarias para que un equipo de atención al cliente sea el más eficaz. Su equipo de atención al cliente puede ser amable, tener ganas de agradar y poseer una gran capacidad de resolución de problemas, pero si sus habilidades de comunicación son deficientes, el servicio al cliente puede verse afectado, por lo que en este caso, su formación debería centrarse en las habilidades de comunicación y no tanto en la resolución de problemas. Las evaluaciones de cada departamento pueden realizarse creando una lista de los resultados deseados para ese equipo y relacionando cada uno de ellos con los comportamientos y habilidades actuales.
3. Identificar las lagunas en las habilidades necesarias
Una vez que sepa cuáles son los puntos fuertes y débiles de su equipo, podrá identificar cualquier deficiencia en sus habilidades que les impida dar lo mejor de sí mismos. Sabiendo esto, puede planificar sesiones de formación para ayudarles a perfeccionar sus habilidades y asegurarse de que su personal está rindiendo al máximo, y su empresa está viendo el mayor potencial de producción y rentabilidad.
La identificación de las lagunas en las habilidades de tu equipo puede hacerse proporcionando ejercicios simulados para que los completen u observando cómo hacen su trabajo durante un día normal, tomando nota de qué partes del proceso les estorban y utilizando estas observaciones para crear un plan de formación centrado en las áreas específicas que necesitan mejorar. Llevar a cabo la formación adecuada que necesita cada empleado puede mejorar drásticamente su rendimiento laboral, aumentando así la rentabilidad global de tu empresa.