Una persona que tiene un interés creado en una empresa o compañía se denomina parte interesada. Al establecer y dirigir una empresa, debes tener en cuenta cómo tus decisiones pueden afectar a estas personas. Tener una buena relación con estas personas puede ayudar a que tu trabajo se desarrolle sin problemas y de forma adecuada.
En este artículo, describimos cómo realizar un análisis de las partes interesadas y ofrecemos ejemplos.
¿Qué es un análisis de las partes interesadas?
Antes de iniciar un proyecto, los directores de proyecto y otros profesionales utilizan un análisis de las partes interesadas para identificar la importancia, la influencia y la participación de cada una de ellas. Durante un proyecto, usted también puede realizar un análisis de las partes interesadas. Esto puede ayudarle:
- Identificar a las partes interesadas y sus motivaciones
- Decidir cómo involucrar a las partes interesadas en el proyecto
- Comunicarse con las partes interesadas
- Gestionar e involucrar a las partes interesadas
- Utilizar los consejos y opiniones de las partes interesadas para mejorar el proyecto
- Encuentre formas de aumentar el interés o el apoyo de las partes interesadas en el proyecto
- Conseguir recursos como dinero, tiempo y personal
Una vez que comprenda las motivaciones y la influencia de las partes interesadas, podrá crear una estrategia para comunicarse con ellas e implicarlas en su proyecto.
Cómo realizar un análisis de las partes interesadas
Se puede hacer un análisis de las partes interesadas en tres pasos principales:
1. Identificar a los interesados
Empiece por crear una lista de todos los posibles interesados. Se trata de personas interesadas en que su trabajo tenga éxito o que se vean afectadas por su proyecto. Las partes interesadas podrían ser:
- Asesores
- Ejecutivos de empresa
- Compañeros de trabajo
- La comunidad local
- Clientes
- Familia
- Gobierno
- Inversores
- Gerentes
- Medios de comunicación
- Socios
- Organizaciones profesionales
- El público
- Accionistas
- Proveedores
Las partes interesadas pueden ser tanto internas como externas a la empresa. También pueden ser organizaciones, grupos o individuos. Sin embargo, si la parte interesada es una organización, asegúrese de identificar a la persona con la que se comunicará en esa organización.
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2. Priorizar a sus interlocutores
Algunas partes interesadas tienen más influencia e interés en tu proyecto que otras, y conocer su nivel de importancia te ayuda a involucrarlas y a comunicarte con ellas adecuadamente. Al tratar de determinar la influencia de las partes interesadas en un proyecto, hay que tener en cuenta factores como
- Liderazgo
- Control de los recursos
- Poder de negociación
- Potencia legal
- Habilidades y conocimientos especiales
- Situación económica, política y social
- Influencia sobre otras partes interesadas
- Dependencia de otras partes interesadas
Para priorizar a las partes interesadas, utilice un método como el Stakeholder Power Interest Grid—una herramienta que le permite evaluar a estas personas de forma visual. El lugar que ocupa cada parte interesada en la cuadrícula muestra cómo debe interactuar con ella. Una cuadrícula de intereses de poder examina los niveles de influencia e interés de las partes interesadas e incluye cuatro secciones:
- Alta potencia, alto interés: Gestione estos grupos de interés de cerca y haga todo lo posible para involucrarlos y satisfacerlos. Concentre la mayor parte de sus esfuerzos en este grupo, y actualice y consulte con ellos regularmente. Puede reunirse con estas partes interesadas en persona. Ejemplo: Su gerente, los inversores
- Alta potencia, bajo interés: Mantenga a estas partes interesadas contentas sin comprometerlas tanto que pierdan el interés en el proyecto. Póngales al día y consúlteles sobre las áreas del proyecto que más les puedan interesar para intentar aumentar su nivel de interés. Ejemplo: Proveedores, gobierno
- Baja potencia, alto interés: Mantenga a estas partes interesadas bien informadas y acérquese a ellas para pedirles consejo y apoyo cuando sea necesario. Involúcralos en las decisiones de bajo riesgo y obtén su opinión sobre el progreso del proyecto. Ejemplo: Grupos comunitarios, compañeros de trabajo
- Poco poder, poco interés: Supervise a estas partes interesadas y proporcióneles un mínimo de comunicación y actualizaciones. Envíales comunicaciones generales, boletines y comunicados de prensa, y actualízales únicamente sobre el estado general del proyecto. Ejemplo: El público
Dibuja o utiliza un programa informático para crear una cuadrícula con cuatro cuadrantes y dos ejes. Etiquete un eje «Poder/Influencia» y un eje «Interés.» Después de haber identificado a las partes interesadas' del nivel de cada una, colóquelas en su cuadrante correspondiente. También puede utilizar otras herramientas, diagramas y técnicas para priorizar a los interesados, incluyendo un código de colores, por ejemplo, desde el verde para los que más apoyan hasta el rojo para los que menos apoyan.
También llamado mapa de partes interesadas, este método visual de categorización de las partes interesadas es especialmente útil cuando se tienen decenas o incluso cientos de personas interesadas o implicadas en un programa. Le permite pensar en ellos, comunicarse con ellos y gestionarlos como grupos en lugar de como individuos.
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3. Comprender a los interesados
Hazte preguntas a ti mismo, a tu equipo o a las partes interesadas para determinar qué opinan del proyecto. Puede obtener esta información de las partes interesadas mediante un cuestionario o, idealmente, una reunión telefónica o en persona antes de comenzar el proyecto. Algunos ejemplos de preguntas que se pueden hacer son
- ¿Cuál es su interés financiero o emocional en el éxito del proyecto?
- ¿Qué opinan del proyecto?
- ¿Qué les motiva? ¿Cuáles son sus deseos, necesidades, valores o derechos?
- ¿Qué recursos controlan?
- ¿Qué información del proyecto valoran más?
- ¿Cuál es la mejor manera de comunicarles la información?
- 4. ¿Quién o qué influye en lo que piensan sobre el proyecto?
- ¿Qué puede hacer para obtener más de su apoyo?
- ¿Qué puedes hacer para gestionar su opinión sobre el proyecto?
Utilice sus respuestas a estas preguntas para planificar cómo comprometerse y comunicarse con cada parte interesada.
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Plantilla de análisis de las partes interesadas
Una vez que haya reunido información sobre todos sus grupos de interés, puede organizarla de diversas maneras, incluyendo los factores más importantes para usted. Utilice esta sencilla plantilla para comenzar su análisis de las partes interesadas:
Nombre: [Nombre completo del interesado]
Papel: [Posición de las partes interesadas en la empresa o el proyecto; es posible que tenga que enumerar varias funciones].
Implicación: [Alto, medio, bajo]
Influencia: [Alto, medio, bajo]
Apoyo: [¿Apoyan el proyecto? Sí, no, imparcial].
Condiciones cumplidas: [¿Cumple el proyecto lo que quieren que haga? Sí, no, en parte]
Motivación: [¿Qué les motiva? Añade comentarios aquí].
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Ejemplo de análisis de las partes interesadas
A continuación se presenta un ejemplo de análisis de las partes interesadas basado en la plantilla anterior. Crea un análisis para cada parte interesada y organízalo en un gráfico, un mapa o una hoja de cálculo:
Nombre: Brett Robbins
Papel: CEO de High Tower Inc., inversor
Implicación: Bajo
Influencia: Alta
Apoyo: Sí
Condiciones cumplidas: En parte
Motivación: Motivación financiera para que el proyecto tenga éxito. Ha aportado el 50% de la financiación necesaria para lanzar nuestro nuevo producto.