Tener un presupuesto es crucial para que una empresa funcione correctamente. Si se examinan los presupuestos durante determinados periodos de tiempo, se puede mejorar el valor de un presupuesto adecuado. Puede utilizar un análisis presupuestario para saber dónde gana dinero una empresa, cuánto dinero se pierde y cómo aumentar los beneficios.
En este artículo, explicamos cómo planificar un análisis presupuestario y ofrecemos algunos momentos para realizar su propio análisis presupuestario.
¿Qué es un análisis presupuestario?
El examen del presupuesto de una empresa puede revelar mucho sobre su bienestar financiero. El presupuesto revela la cantidad de dinero que la empresa ingresa a lo largo del tiempo, así como la cantidad que gasta. Los análisis presupuestarios pueden ayudar a los directivos de las empresas a evaluar los gastos y los flujos de ingresos de su empresa. Los directivos de muchas empresas realizan análisis presupuestarios de forma periódica, pero usted puede examinar el suyo en cualquier momento que desee. Tal vez quiera examinar su presupuesto mensualmente, anualmente o en cualquier otro momento.
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Cómo realizar un análisis presupuestario
Si quieres realizar un análisis del presupuesto de tu empresa, aquí tienes algunos pasos que puedes seguir:
1. Elija su estrategia presupuestaria
Antes de poder analizar su presupuesto, tendrá que elaborar primero el propio presupuesto. Las distintas empresas suelen utilizar diferentes estrategias de presupuestación, como los presupuestos globales, los de resolución de problemas y los de planificación. Investiga los distintos métodos de elaboración de presupuestos y elige el que mejor se adapte a tu situación. Tal vez quieras colaborar con tus colegas y las partes interesadas para decidir qué tipo de presupuesto utilizar.
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2. Decidir un marco temporal
Una vez que haya decidido qué tipo de presupuesto va a utilizar, piense en el marco temporal que le interesa utilizar para su análisis presupuestario. Muchos ciclos de análisis presupuestario se realizan mensualmente, pero puede elegir otro periodo, como un trimestre comercial o un año fiscal. También es posible que desee realizar un análisis presupuestario en varios periodos de tiempo, como el mensual y el trimestral. Cuando decidas qué periodo de tiempo te interesa analizar, es posible que quieras considerar la rapidez con la que el dinero entra y sale de tu negocio y reunir los informes financieros necesarios que puedas necesitar para crear.
3. Controla tu presupuesto
Cuando haya determinado una estrategia presupuestaria y un marco temporal, puede empezar a hacer un seguimiento de la información presupuestaria. Muchas empresas optan por utilizar programas informáticos y otras tecnologías para simplificar este proceso. Asegúrate de hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de toda la empresa. Muchos métodos de presupuestación exigen el desglose de los ingresos y los gastos, así que trata de tener en cuenta los detalles que exige tu estrategia presupuestaria específica.
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4. Analizar los resultados
En función del plazo que hayas elegido, evalúa la información de tu presupuesto. Considera si tus gastos o ingresos son mayores y por qué. Si notas que sale más dinero de la empresa del que entra, piensa en formas de limitar los gastos o aumentar los ingresos. También puedes utilizar tu análisis presupuestario como base para solicitar financiación adicional a través de un préstamo o para encontrar inversores externos.
5. Prepare su próximo ciclo presupuestario
Por último, puede utilizar la información de un ciclo presupuestario para preparar el siguiente. Esto significa que el total final del periodo seleccionado se convierte en la cantidad inicial de dólares para el siguiente ciclo. Recuerde hacer los cambios necesarios en función de su análisis presupuestario.
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Consejos para el análisis del presupuesto
He aquí algunos consejos adicionales para apoyar su análisis presupuestario:
Aprovechar la tecnología
El software de presupuestación puede ayudarle a controlar sus ingresos y gastos. La tecnología también puede ayudarle a dar sentido a la información de su presupuesto en los incrementos que haya decidido. Por ejemplo, un software de presupuestación concreto puede proporcionar los tipos de informes específicos que necesita para evaluar el gasto en una categoría o departamento concretos. Investigue las opciones de aplicaciones presupuestarias antes de comenzar su análisis presupuestario y reevalúe su software periódicamente para asegurarse de que sigue ayudándole a cumplir sus objetivos presupuestarios.
Colabora con tu equipo
La información financiera puede ser compleja, especialmente en empresas con muchos departamentos o divisiones. Puede resultarle útil colaborar con colegas de su propio departamento y de otros para decidir qué tipo de presupuesto preparar, reunir información presupuestaria e interpretar la información que obtenga del proceso presupuestario. Incluso puede querer poner en marcha o sugerir un comité presupuestario formal o un grupo de trabajo si no existe ya.
Explorar soluciones
La parte más importante de un análisis presupuestario suele ser asegurarse de que puede utilizar sus resultados de forma productiva. Cuando encuentre dificultades en su presupuesto, recuerde que debe explorar múltiples soluciones. Una lluvia de ideas para mejorar su presupuesto puede ayudar a que la información financiera existente sea aún más útil y sirva de base para los siguientes ciclos presupuestarios.
Mantener la flexibilidad
Recuerde que su presupuesto debe estar al servicio de las necesidades de su empresa. Si le parece que su estrategia presupuestaria y sus métodos de análisis podrían proporcionarle más beneficios, considere las formas en que su proceso podría cambiar para adaptarse mejor a sus necesidades. Colabore con su equipo en una lluvia de ideas sobre estrategias alternativas de análisis presupuestario si le resulta útil. Tal vez incluso desee poner en marcha un programa formal de evaluación del proceso de análisis presupuestario para asegurarse de que su sistema sigue siendo lo más productivo posible.
Buscar lo bueno
Aunque es fácil centrarse en las áreas de su presupuesto en las que los gastos superan a los ingresos, asegúrese de examinar también las áreas de éxito de su empresa. Busque departamentos o divisiones que estén maximizando con éxito los beneficios a lo largo de los ciclos presupuestarios y trate de determinar cómo han logrado la salud financiera en su área.
Pensar con antelación
El análisis del presupuesto puede ser una forma útil de averiguar la salud financiera de una empresa en un momento dado. También puede ser una forma valiosa de hacer predicciones sobre el futuro financiero de una empresa. Cuando analices tu presupuesto, fíjate si notas alguna tendencia y determina si puedes pronosticar la información presupuestaria futura basándote en esos datos.