Antigüedad de las cuentas por cobrar: Qué es y cómo funciona

El tiempo que transcurre antes de que los deudores de una empresa paguen sus deudas se denomina antigüedad de las cuentas por cobrar. Dado que las empresas dependen de los ingresos por ventas de las cuentas por cobrar, es importante medir el tiempo que tardan los clientes en pagar. Si está buscando un puesto en finanzas, contabilidad o negocios, puede utilizar la antigüedad de las cuentas por cobrar para medir la situación financiera de una empresa.

En este artículo, discutimos la definición de envejecimiento de las cuentas por cobrar, exploramos cómo funciona y ofrecemos beneficios y ejemplos de este informe.

¿Qué es la antigüedad de las cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar es un estado financiero que describe las cuentas por cobrar de una empresa y el tiempo que han estado pendientes. Las cuentas por cobrar son pagos de deudores a corto plazo que se consideran un activo. Las cuentas por cobrar son aquellas que aún no han sido pagadas. La antigüedad de las cuentas por cobrar se refiere a la salud económica de una empresa en función del tiempo que sus clientes tardan en pagar sus facturas. Las cuentas por cobrar están pendientes cuando el comprador aún no ha pagado el importe de la factura.

Las empresas dependen de los ingresos de las cuentas por cobrar para seguir funcionando. Si hay muchas cuentas pendientes de pago, podría significar que una empresa está ralentizando o asumiendo un gran riesgo crediticio en sus prácticas de venta. El análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar puede ayudar a una empresa a evaluar su situación financiera e identificar y resolver posibles problemas. Es una herramienta de gestión para evaluar si hay morosos con regularidad, determinar si ciertos clientes se están convirtiendo en un riesgo crediticio, cambiar las estrategias de venta y pago y dejar de vender productos a determinadas personas, si es necesario.

Relacionado: Cuentas por pagar vs. Cuentas por cobrar: ¿Cuál es la diferencia?

¿Cómo funciona la antigüedad de las cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar suele organizar las facturas en columnas según el tiempo que llevan pendientes. Tienen columnas para las cuentas actualmente vencidas y las vencidas, normalmente en segmentos de 30 días. Estos son algunos de los componentes de este proceso de elaboración de informes:

Presentación de informes

Los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar suelen ser tablas con grupos de cuentas por cobrar basados en la antigüedad. Las empresas pueden elegir el intervalo de fechas que se ajuste a sus prácticas de venta y crédito, como por ejemplo semanal, mensual o trimestral. Los títulos de las columnas son las cuentas por cobrar vencidas actualmente y las cuentas por cobrar vencidas en períodos anteriores. Los títulos de las filas son los nombres de los clientes o empresas que deben las sumas. En cada casilla, los contables escriben la cantidad de dinero que esperan. También puede incluir una fila de total en la parte inferior de la tabla para escribir los valores totales de las cuentas por cobrar.

Relacionado: Cómo calcular las cuentas por cobrar y fórmulas relacionadas

Provisiones para cuentas de dudoso cobro

Las empresas pueden utilizar los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar para estimar la provisión o reserva de deudas incobrables para cuentas dudosas. Se trata de la cantidad de dinero que una empresa puede suponer que los clientes no tienen previsto pagar, ya que la factura ha estado vencida durante un largo periodo de tiempo. Las provisiones para cuentas de dudoso cobro son «contra activos» porque reducen el valor de los activos de una empresa, sus cuentas por cobrar. Los informes de antigüedad muestran la cantidad que una empresa tiene que «cancelar» o deducir de sus libros. Como se trata de una metodología predictiva, si los resultados reales difieren, las empresas pueden ajustar sus informes en consecuencia.

Aunque hay diferentes métodos, a continuación se explica cómo funciona el proceso en general:

  1. Las empresas aplican un porcentaje de probabilidad de impago para cada grupo de cuentas por cobrar, en función de su antigüedad. Las que tienen más tiempo de vencimiento reciben un porcentaje más alto de riesgo de impago.
  2. A continuación, los contables suman los porcentajes y encuentran la estimación total de las cuentas incobrables. Esto les ayuda a comprender la reducción del valor de sus activos.
  3. Las empresas suelen crear balances para las cuentas de dudoso cobro y los gastos por deudas incobrables. También pueden llevar a cabo una clasificación de riesgos, en la que asignan a cada cliente una puntuación de riesgo, y utilizan datos históricos para encontrar provisiones para cuentas de dudoso cobro.

Los contables que llevan una contabilidad basada en el devengo pueden registrar provisiones para cuentas de dudoso cobro al mismo tiempo que una venta. Esto les ayuda a predecir los posibles gastos por deudas incobrables y a mejorar la precisión de sus informes financieros. Tener una buena idea de los ingresos y gastos futuros para un periodo de tiempo determinado puede ayudar a los líderes empresariales a garantizar la estabilidad y el éxito financiero. Esto es especialmente importante para las empresas que a menudo proporcionan bienes y servicios a crédito.

Relacionado: Cómo calcular y utilizar una provisión para cuentas dudosas

Beneficios de la antigüedad de las cuentas por cobrar

Los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar son una práctica común en las empresas financieras o los departamentos de contabilidad. Este proceso tiene muchas ventajas, entre ellas:

  • Comprensión de los riesgos financieros: Una parte fundamental para dirigir una empresa con éxito es predecir las tendencias futuras y gestionar los riesgos. La antigüedad de las cuentas por cobrar ayuda a las empresas a comportarse de forma proactiva y a estimar sus futuros niveles de ingresos.

  • Notificar a los clientes: Si algunos clientes' pagos están atrasados, las empresas pueden decidir discutir el asunto con ellos enviando cartas de cobro. En ellas se notifica a los clientes los saldos vencidos, se les da detalles sobre las transacciones pendientes y se les anima a pagar sus deudas lo antes posible.

  • Revisar la estrategia de ventas y créditos: Si algunos clientes dejan de pagar sus facturas con regularidad o tienen una puntuación de alto riesgo, las empresas pueden querer atenderlos sólo en efectivo, en lugar de a crédito. Los informes de antigüedad ayudan a las empresas a revisar su estrategia para optimizar sus operaciones y su éxito financiero.

  • Balancear los libros de contabilidad: Comprender las provisiones y los créditos incobrables es crucial para hacer un seguimiento de los ingresos, gastos y ganancias de una empresa. Esto ayuda a los contables a cuadrar los libros y transmitir registros precisos a las autoridades internas y externas.

  • Seguimiento de los datos financieros: Una gran parte del trabajo de un contable consiste en supervisar, seguir y registrar los datos financieros de una empresa, ya que de este modo puede mantener la transparencia y resolver cualquier problema que surja. Los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar son una excelente manera de medir y documentar las transacciones entre una empresa y sus clientes.

  • Tomar medidas de emergencia: Si una empresa depende en gran medida de sus cuentas por cobrar, es posible que tenga que tomar medidas urgentes para obtener o mantener el capital si tiene muchas cuentas por cobrar vencidas. Estos pasos pueden implicar la búsqueda de inversiones o la realización de una recaudación de fondos.

Relacionado: Los 8 componentes clave de los planes de gestión de riesgos

Ejemplos de un informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar pueden tener un aspecto diferente según el tamaño y las necesidades de la empresa. Sin embargo, aquí hay dos ejemplos a tener en cuenta:

Ejemplo 1

Un contable de Sally's Sandwiches está elaborando un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar para estimar la situación financiera de la tienda. Descubren que, aunque la mayoría de sus cuentas por cobrar aún no han vencido, tres de ellas llevan más de un mes en mora. Entonces envían cartas de cobro a los clientes, explicando la situación y solicitando el pago de las facturas.

Ejemplo 2

La empresa de crédito Sunshine está creando una tabla de cuentas por cobrar para calcular sus provisiones para cuentas dudosas. Estiman que el 10% de sus cuentas por cobrar son posibles gastos por deudas incobrables. Lo tienen en cuenta en sus libros y trabajan en un plan para dar a ciertos clientes la opción de venta sólo en efectivo.