Conocer las prácticas empresariales formales que permiten a los empleados de este ámbito comunicarse con profesionalidad y proporcionar a sus colegas información precisa es crucial a la hora de incluir documentos adicionales en la correspondencia empresarial. A la hora de etiquetar documentos para otros profesionales, puede ser necesario conocer esas prácticas. Saber cuándo hay que etiquetar un documento como anexo o adjunto puede ayudar al destinatario a entender la importancia de los documentos que recibe.
En este artículo, analizamos las diferencias entre un anexo comercial y un anexo, incluyendo sugerencias sobre cuándo y cómo utilizar estos tipos de documentos adicionales en su lugar de trabajo.
¿Qué es un adjunto?
Las cartas profesionales suelen necesitar anexos para ayudar a los destinatarios a entender el contenido. Una carta o memorándum puede incluir información adicional que no se menciona explícitamente en el texto, lo que proporciona contexto, imágenes o información adicional sobre los detalles que se entregan a un colega. Cuando se envía una carta comercial, el contenido suele continuar con más detalles sobre un tema, pero todos los archivos adjuntos están directamente relacionados con la correspondencia que se envía, y tienen más sentido cuando se adjuntan a la carta y se explican.
Un ejemplo de archivo adjunto para una carta física sería una serie de diseños de productos que se grapa o sujeta con un clip a una carta en la que se detalla el producto, su proceso de diseño y los siguientes pasos que se desea que dé el destinatario.
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¿Qué es un cierre presuntivo?
Un adjunto es otro documento que se puede añadir a la correspondencia comercial, pero estos documentos son complementarios y los destinatarios suelen entenderlos sin leer la carta. Este documento permanece separado de la correspondencia, aunque normalmente se coloca en el mismo sobre cuando se entrega una carta física a los colegas. Muchos de los documentos adjuntos están relacionados con el contenido de tu carta, pero los lectores no los necesitan para entender cada documento por sí mismo.
Los adjuntos son habituales cuando se envía un currículum físico y una carta de presentación a los empleadores, ya que el currículum y la carta de presentación son documentos que los lectores pueden entender por separado. Sin embargo, también puede adjuntar material comercial que apoye una carta o nota comercial, como folletos para que los clientes distribuyan sobre su empresa.
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Adscripción vs. adscripción
Aunque hay algunas similitudes entre un adjunto y un adjunto, también hay algunas diferencias entre cuándo se puede adjuntar o adjuntar un documento en el lugar de trabajo. Tenga en cuenta estas áreas que pueden afectar a la forma de etiquetar sus documentos adicionales al enviar correspondencia comercial para profundizar en su comprensión:
Relación con la correspondencia
Una de las mayores diferencias entre cuándo utilizar un archivo adjunto o un adjunto es la relación del documento con el contenido y el propósito de su correspondencia. Cuando necesites incluir información adicional sobre un tema para que tu lector comprenda el concepto en su totalidad, puedes adjuntar un documento. Los documentos adjuntos proporcionan información que usted puede discutir en su carta, como un gráfico que muestra los presupuestos de varios departamentos de los que usted habla en su correspondencia. Sin la carta, el gráfico puede tener poco sentido, y el gráfico ayuda a su lector a entender la carta con mayor claridad.
Los adjuntos, sin embargo, no completan la correspondencia, sino que la complementan. Por ejemplo, puede añadir un documento que apoye su decisión sobre algo, como los informes de rendimiento que muestran a su colega cómo eligió la cantidad para las primas anuales de su equipo. Es probable que tu lector pueda entender ambos documentos sin el otro, pero el documento adjunto aporta más contexto a tu correspondencia.
Método de entrega
Dependiendo de cómo se envíe y entregue una carta, algunos destinatarios pueden considerar sus documentos adicionales como adjuntos en lugar de adjuntos. Dado que los sistemas de correo electrónico adjuntan los documentos adicionales al cuerpo de un correo electrónico, la mayoría de los profesionales llaman anexo a cualquier documento que envíes por correo electrónico. Esto significa que, aunque el contenido de la carta y el documento estén separados, los destinatarios pueden considerar el documento adicional como un adjunto.
Sin embargo, si envía una carta física o un memorándum, puede diferenciar más fácilmente entre los documentos adjuntos y los que se adjuntan. En realidad, puedes adjuntar un documento de apoyo a tu carta con grapas o clips, mientras que puedes adjuntar información adicional sin adjuntarla poniendo un anexo en el mismo sobre. Estas distinciones no siempre son necesarias, sobre todo si te preocupa enviar papeles sin clip o no tienes sobres a mano, pero son la forma tradicional en que los profesionales de los negocios distinguen entre adjuntos y anexos.
Tipo de comunicación
El tipo de comunicación o correspondencia que envíe también puede determinar si debe adjuntar documentos adicionales o adjuntarlos. Por ejemplo, el correo electrónico y otras formas de comunicación electrónica suelen utilizar archivos adjuntos porque los servicios en línea han creado un sistema en el que adjuntar un documento o archivo a su correspondencia tiene más sentido que adjuntarlo, ya que no hay nada en lo que adjuntar archivos a través del correo electrónico.
También hay muchas organizaciones que pueden crear normas y procedimientos sobre cuándo debe adjuntar o adjuntar documentos. En estas situaciones, su empleador puede exigirle que envíe un adjunto con una nota o que sólo utilice adjuntos con determinados tipos de cartas o informes. Consultar el manual del empleado puede ayudarte a decidir si adjuntar o adjuntar es la forma adecuada de enviar documentos adicionales para una forma específica de comunicación.
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Formato de las citas
Muchos profesionales de los negocios pueden esperar ciertas citas dependiendo del contenido de su carta y del tipo de documento adicional, aunque hay poca diferencia entre el formato de las citas. La cita básica de los documentos adicionales consiste en nombrar el tipo de documento y describirlo. Por ejemplo, se puede escribir «Adjunto: Gráficos de ventas» o «Adjunto: Lista de organización de los empleados» al final de su carta.
Cuando envíe un archivo adjunto por correo electrónico o cartas físicas, normalmente puede incluir una frase mencionando el documento adjunto o escribirlo debajo de su línea de firma. Puedes hacer lo mismo con los archivos adjuntos, pero cambiando la palabra o la abreviatura de un archivo adjunto por otra que signifique un archivo adjunto. En el caso de los documentos más informales que utilizan anexos, la cita puede no ser necesaria si menciona el documento en su carta, pero es importante incluir una cita para la mayoría de los documentos adjuntos para asegurarse de que no se pierdan o se pasen por alto.
Colocación de la información
A pesar de las limitaciones para el envío de documentos adjuntos a través del correo electrónico, hay algunas formas en que los profesionales de los negocios pueden adjuntar copias cortas de documentos o información adicional en formatos electrónicos. Al final de un correo electrónico, puedes pegar el texto de un documento o insertar informes y fotografías como imágenes en el cuerpo del correo. Como la información es técnicamente una parte del correo electrónico y no está adjunta a él, puedes considerarla un anexo.
Esto puede ser útil cuando tienes información complementaria importante que enviar a un colega pero no tienes un archivo que puedas adjuntar fácilmente a un correo electrónico. Sin embargo, esto es más útil cuando sólo tienes que enviar uno o dos documentos muy cortos. De lo contrario, intenta encontrar un archivo aceptable que puedas adjuntar al correo electrónico o enviar como copia física.
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Uso profesional
Cuando se utilizan archivos adjuntos y anexos en los negocios, la mayoría de la gente entiende lo que significan estos términos cuando los ven en una carta. Sin embargo, los archivos adjuntos son más conocidos por las personas ajenas al sector, por lo que mencionar los archivos adjuntos cuando se añaden documentos a la correspondencia puede ser una mejor opción para entornos o temas comerciales más informales. Por ejemplo, si envía una invitación para un evento festivo en toda la empresa junto con una explicación del programa de vacaciones, podría llamar al programa un archivo adjunto en lugar de un anexo, aunque esté separado de la invitación.
Para las comunicaciones más formales, como las dirigidas a los clientes y a los directivos, es mejor utilizar los términos «anexo» y «adjunto» con más precisión, ya que los profesionales de los negocios suelen distinguirlos. Esto también es más útil para el destinatario porque puede entender mejor qué tipo de documento adicional debe buscar con su carta y cuál es su valor.