Cómo disculparse por el retraso (por correo electrónico y en persona)

Puedes disculparte con el destinatario de un correo importante por no haberle respondido si te das cuenta de que aún no lo has hecho. Si sabes cómo responder a un mensaje retrasado, puedes crear una disculpa sincera que el destinatario pueda aceptar.

En este artículo, exploramos los beneficios de disculparse por el retraso, discutimos cómo disculparse por el retraso y proporcionamos ejemplos de cómo escribir o recitar su disculpa.

Cómo reaccionar ante los errores en el trabajo

¿Por qué es importante pedir disculpas por el retraso?

Es importante que se disculpe por el retraso en su respuesta, ya que puede permitirle:

  • Reconozca su error: Con una disculpa directa, puedes reconocer tu error por no devolver el mensaje antes. Sin embargo, esto puede animarte a adoptar una técnica más organizada a la hora de responder a los correos electrónicos o a las llamadas telefónicas en el futuro.
  • Solicitar el perdón del remitente original: Es importante tener en cuenta cómo puede sentirse el remitente por el retraso. Pídale al remitente que le perdone por su retraso en la respuesta y asegúrele que aprecia su comprensión.
  • Mantenga las relaciones profesionales: Reconocer su retraso puede transmitir su profesionalidad. Esto puede animar a tus colegas a ponerse en contacto contigo para que les hagas preguntas o les orientes.

Cómo disculparse por el retraso

Sigue estos pasos para disculparte por el retraso a través del correo electrónico o durante las conversaciones en persona:

1. Saludar personalmente al receptor

Comienza la conversación dirigiéndote al destinatario por su nombre. Si estás en persona, puedes captar la atención del destinatario. Si responde por correo electrónico, puede mostrar al destinatario que se ha tomado el tiempo de personalizar el mensaje.

La elección del saludo puede depender de su relación profesional con el destinatario. Por ejemplo, puede utilizar un saludo más formal con el director general de su organización que con un compañero de trabajo de su departamento. Selecciona un saludo que sea apropiado para la persona con la que estás conversando y el contexto del mensaje inicial que has recibido. Algunos ejemplos son:

  • Hola
  • Buenas noches, días o tardes
  • Estimado [inserte el nombre del destinatario].

2. 3. Discúlpate por el retraso en la respuesta

Siga inmediatamente su saludo con una disculpa por su retraso en la respuesta. Utilice una frase directa que reconozca la tardanza. He aquí algunos ejemplos:

  • Lo siento
  • Pido disculpas
  • Mis más sinceras disculpas

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3. Explica el motivo de tu retraso en la respuesta

Aunque no es obligatorio, considerar la posibilidad de explicar brevemente el motivo de la tardanza en la respuesta puede reforzar su disculpa. Estos son ejemplos de factores que pueden provocar un retraso en la respuesta:

  • Flujo de trabajo organizativo: La actividad de su horario de trabajo puede hacer que sea más difícil responder a los mensajes de sus colegas. Si el destinatario es alguien de su organización, considere la posibilidad de explicar el estado de su proyecto actual.

  • Vacaciones: Tal vez haya regresado recientemente de unas vacaciones de trabajo y no haya estado disponible para comprobar y responder a sus correos electrónicos de trabajo. Considere la posibilidad de informar al destinatario de su reciente regreso después de escribir sus disculpas.

  • Licencia de trabajo: Supongamos que te has ausentado del trabajo por motivos personales, como una baja por maternidad o paternidad o para recuperarte de una enfermedad. Protegiendo tu intimidad, discúlpate por tu tardanza indicando que has estado fuera de la oficina durante un periodo prolongado.

  • Cambio de personal: Al pasar a un nuevo puesto, es posible que tenga que establecer contactos con personas que estaban esperando respuestas de la persona que ocupaba su puesto anteriormente. Aproveche una respuesta tardía como oportunidad para presentarse a sus colegas.

  • Dificultades técnicas: Es posible que tu organización haya tenido problemas con un nuevo programa de software, por ejemplo, que te haya impedido entrar en tu correo electrónico. Asegura al receptor de tu mensaje que has resuelto las dificultades técnicas cuando te disculpes.

4. Proceda a devolver el mensaje

Después de pedir disculpas, aprovecha el resto de la conversación para abordar el mensaje inicial. Responde a las preguntas que el remitente original había planteado y ofrece más preguntas para continuar la discusión. Agradece al remitente su paciencia y reitera tu compromiso con el proyecto. Si te estás disculpando con un supervisor o un cliente, puede ser útil asegurarles que responderás más eficientemente a los correos electrónicos en el futuro.

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Consejos para pedir disculpas por el retraso

Utilice las siguientes pautas para saber más sobre cómo disculparse por el retraso:

Reserva un tiempo para revisar los correos electrónicos

Seleccione un momento en su agenda para revisar su bandeja de entrada de correo electrónico en busca de mensajes perdidos. Esto puede ayudarle a devolver las llamadas y los correos electrónicos lo antes posible. Por ejemplo, reserve 30 minutos los lunes y jueves para revisar su bandeja de entrada o escuchar su buzón de voz.

Organice su bandeja de entrada de correo electrónico

Organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico puede facilitarte la lectura y la respuesta a los correos electrónicos. A continuación, te indicamos cómo puedes estructurar tu bandeja de entrada:

  • Eliminar el correo basura. Puede ser útil desatascar su bandeja de entrada de correo electrónico eliminando el correo basura y otros mensajes que no estén relacionados con su trabajo. También puede vaciar su carpeta de correo no deseado periódicamente.

  • Destape de las suscripciones. Darse de baja de las suscripciones, como los correos electrónicos promocionales de las tiendas, puede limitar el número de mensajes que entran en su bandeja de entrada, facilitándole la identificación de los correos importantes.

  • Designa tus correos electrónicos a carpetas. Clasifica los correos electrónicos que recibes, por ejemplo, teniendo carpetas separadas para los hilos de correo electrónico con tu jefe y con tus clientes. Con las carpetas, puedes leer los mensajes en un solo lugar, lo que te permite localizar las conversaciones cuando las necesites.

  • Marcar los correos electrónicos de determinados remitentes. Utiliza la configuración de tu correo electrónico para marcar los mensajes de personas importantes, como gerentes o clientes. Esto puede permitirte ver y responder a los correos electrónicos más rápidamente.

Prioriza tus respuestas

Una vez que encuentre los mensajes a los que debe responder, puede descubrir que su respuesta es más urgente en algunas conversaciones que en otras. Utiliza tu relación con el remitente y la importancia del mensaje para ayudarte a priorizar tus mensajes de más a menos urgente. Por ejemplo, puede elegir responder primero a un cliente que le pregunta por un proyecto antes que a un antiguo compañero que le felicita por su nuevo trabajo.

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Saber cuándo una disculpa es apropiada

Al crear su respuesta, tenga en cuenta estos factores para ayudarle a decidir si una disculpa es apropiada:

  • Tiempo de su respuesta: Si el retraso en su respuesta es leve, puede optar por omitir la disculpa y continuar con la conversación. Por ejemplo, si está escribiendo una respuesta una hora después de haber recibido el mensaje original, puede ser innecesario pedir disculpas.
  • Contexto del mensaje: El remitente original puede indicar en el correo electrónico que sabe que estás ocupado y que no espera una respuesta inmediata. Si el mensaje es casual y no es urgente, puedes optar por no disculparte en tu respuesta.
  • Identidad del receptor: Incluso si el momento y el contexto del mensaje le informan de que no es necesario pedir disculpas, puede decidir hacerlo. Por ejemplo, puedes disculparte si el receptor es un cliente potencial o un compañero de trabajo con el que no interactúas a menudo.

Sé siempre cortés

La forma en que te disculpas puede permitirte mantener una buena reputación en el trabajo. Cuando escribas o recites tu respuesta, ten en cuenta tus palabras y tu tono. Antes de enviar un correo electrónico, relee tus palabras para asegurarte de que tu disculpa es clara. Cuando inicies una conversación con un compañero de trabajo en persona, asegúrate de que tu lenguaje corporal y el tono de tu voz coinciden con tus palabras. Por ejemplo, susurrar al disculparse puede hacer que su disculpa parezca poco sincera, por lo que es importante utilizar un tono que se ajuste a la situación.

Ejemplos para disculparse por el retraso a través del correo electrónico

Sigue estos ejemplos para enviar mensajes retrasados a través del correo electrónico:

Ejemplo 1

Hola Dr. Thomas

Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Siento el retraso en mi respuesta. He estado fuera de la oficina, asistiendo a reuniones del comité para aprobar nuestro nuevo plan de estudios, y no he tenido tiempo de responder a los correos electrónicos. En cuanto a tu mensaje, creo que otra organización del campus sería una gran idea. Programemos una reunión la semana que viene para discutirlo más a fondo.

Agradecimientos,
Dr. Johnson

Ejemplo 2

Buenos días, Jill,

Espero que todo vaya bien.

Le pido disculpas por mi tardía respuesta. Adjunto el documento que ha solicitado. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta o necesita algo más.

Gracias,
Jane

Ejemplo 3

Hola, Sr. Wright,

Mis más sinceras disculpas por no haberle contestado antes. La nueva campaña ha consumido gran parte de nuestro tiempo, pero reconozco que debería haber respondido mejor a los correos electrónicos. ¿Sigue interesado en colaborar con nuestra agencia? Tengo tiempo para una llamada rápida esta tarde. Por favor, hágame saber si está disponible.

Gracias de nuevo por su paciencia.

Saludos cordiales,
Paul Jones

Ejemplos para disculparse por el retraso en persona

Siga estos ejemplos para disculparse en persona por enviar mensajes con retraso:

Ejemplo 1

Buenos días, Sr. Barnes. ¿Cómo está usted?

Quería pedirle mis más sinceras disculpas por el retraso de mi respuesta a su mensaje. ¿Tendría tiempo de reunirse para tomar un café ahora? Me encantaría hablar de la estrategia para la próxima campaña.

Ejemplo 2

Srta. Franklin.

Perdona que me ponga en contacto contigo. Dame diez minutos y tendré mi firma en todo el papeleo. Gracias por colaborar conmigo.

Ejemplo 3

Hola, Charlie.

Perdonad por haber perdido vuestros mensajes. Acabo de volver a la oficina de las vacaciones. Aquí está la propuesta terminada que pediste. Espero que hayas tenido un buen fin de semana.