Cómo presentar facturas: Por qué es importante y los pasos clave

Tanto si envía como si recibe facturas, probablemente se haya preguntado en algún momento qué debe hacer con ellas. Por diversas razones, lo mejor es conservar sus facturas como un registro, especialmente si trabaja en una empresa con otras personas que pueden necesitar acceder a ellas. Puede que no esté seguro de por dónde empezar a archivar sus facturas, pero hay muchos métodos que puede utilizar y que son eficaces. En este artículo, explicamos por qué es importante archivar las facturas y cómo funciona el archivado de facturas.

¿Por qué es importante archivar las facturas?

Las facturas son una parte integral de muchos negocios, desde empresas de un solo contratista independiente hasta grandes corporaciones. Algunas empresas sólo envían facturas, otras envían y reciben y otras sólo reciben facturas. Dado que las facturas contienen información importante, la mayoría de las empresas quieren guardarlas cuidadosamente para poder consultarlas en el futuro. A menudo existen leyes fiscales al respecto, que pueden variar según el tipo de empresa y el sector. Por eso, tener un sistema de archivo de facturas organizado es muy útil.

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Cómo presentar las facturas

Estos son los pasos para archivar las facturas, tanto si son facturas que ha recibido de los proveedores como si son facturas que ha enviado a los clientes:

1. Asegúrese de que todos los datos son correctos y están actualizados

Antes de presentar una factura, probablemente quiera asegurarse de que toda la información que aparece en ella es precisa y está actualizada. Esto significa asegurarse de que toda la información de contacto es correcta, los números y los importes en dólares son correctos y el estado de la factura es correcto. El estado es si está pagada o no. Querrá asegurarse de que esta información es correcta antes de archivar una versión de la factura, ya que esto puede evitar confusiones más adelante cuando se olvide de los detalles de la factura o si otra persona necesita hacer referencia a ella.

Antes de archivar una factura digitalmente, también querrá asegurarse de que el archivo de la factura tiene un nombre claro. Es posible que tenga un método organizado para hacerlo, como por ejemplo por número de factura y fecha, o puede optar por utilizar el nombre del proveedor o del cliente y una fecha. Sea cual sea el método que utilices, lo mejor es mantener la coherencia en todas las facturas que archives.

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2. Cree carpetas por mes y año

Puede optar por archivar las facturas en carpetas físicas o puede preferir las carpetas digitales. Cada uno de ellos tiene sus ventajas, aunque muchas empresas se han pasado al método puramente digital. Sea cual sea su elección, lo más fácil es archivarlas por meses y años. Por ejemplo, tendrías 12 carpetas para 2021, incluyendo marzo 2021, abril 2021 y mayo 2021.

Si utilizas un método de seguimiento digital para tus facturas, como una hoja de cálculo o un programa de contabilidad, deberías poder archivar todas las facturas juntas, independientemente de si están pagadas o no. Las facturas archivadas digitalmente suelen ser más fáciles de buscar, y usted tendrá otros métodos para encontrar si ya fueron pagadas. Sin embargo, si desea una mayor precisión o si utiliza un método de archivo físico, puede ser útil separar las facturas en función de si están pagadas o impagadas.

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3. Utilizar programas informáticos para el seguimiento

Hay muchas formas de utilizar un software para el seguimiento de las facturas que pueden ser muy útiles. Estos métodos van desde una simple hoja de cálculo en la que se indica la información básica de cada factura, incluyendo si se ha pagado o no, hasta un completo software de contabilidad. Si utilizas un programa de contabilidad, es posible que tengas copias de tus facturas dentro del programa, pero también te puede resultar útil guardar y archivar una copia física o digital en caso de que algo vaya mal con tu programa.

Si no utiliza un programa de contabilidad, puede resultarle útil mantener una hoja de cálculo con la información de sus facturas, como el proveedor o el cliente al que se refiere, el número de factura, el importe, si se ha pagado o no y dónde está archivada. De este modo, puedes acceder fácilmente a esa información sin tener que buscar en tus archivos.

4. Escanear las facturas en papel

Si prefieres un método de archivo digital, puede ser bueno que escanees las facturas en papel que recibas. De esta forma, puedes poner todas las facturas juntas en tus archivos digitales en lugar de tener algunas digitalmente y otras físicamente. Puede ser bueno adquirir el hábito de escanear todas las facturas a medida que llegan, ya que así no tendrás una pila de ellas para escanearlas todas a la vez.

Si tiene facturas en papel que escanea y utiliza un programa informático para el seguimiento de sus facturas, es posible que desee recordar el seguimiento de esas facturas en su programa informático también, siempre y cuando no estén ya contabilizadas. De este modo, evitará cualquier problema potencial de olvido de una factura o de desconocimiento de su estado por haberla recibido en papel.

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5. Archivar con frecuencia

Cuando tienes facturas que llegan regularmente, es importante archivarlas con frecuencia para mantenerte organizado y al día con el estado de tus facturas. Si se retrasa demasiado, es fácil no tener tiempo para archivarlas o dejar que las facturas se desorganicen y sean imposibles de clasificar. Puede tener tiempo para archivar cada factura a medida que llega, puede archivar diariamente o puede archivar semanalmente. Sea cual sea el horario que le funcione, es importante que se asegure de mantener sus facturas organizadas.

6. Haga una copia de seguridad de sus archivos

Sea cual sea el método que utilice para archivar sus facturas, probablemente también quiera un método de respaldo. Por ejemplo, si archiva sus facturas físicamente, es posible que quiera guardar también copias digitales. Si guardas copias digitales en discos duros en tu oficina, puede que quieras guardar copias en un servidor en la nube. Como hay razones fiscales por las que podrías necesitar estas facturas años después, querrás asegurarte de poder acceder a ellas durante años. Incluso puedes conseguir un software que haga copias de seguridad automáticas de tus archivos digitales en la nube, si eso es lo que prefieres.

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