La importancia de los asientos de ajuste (más tipos y consejos)

El procedimiento para registrar los ingresos se conoce como asientos de ajuste o actualización de los registros contables para mantener los estados financieros. Las empresas pueden mantener su negocio y obtener una mejor perspectiva de los beneficios y los gastos si entienden y aplican este proceso correctamente.

En este artículo, definimos qué son los asientos de ajuste, repasamos cinco tipos de asientos de ajuste y hablamos de su importancia y de quién los utiliza.

¿Qué son los asientos de ajuste?

Los libros de contabilidad inexactos pueden corregirse mediante asientos de ajuste al final de un período contable. Dado que equilibrar los débitos y los créditos suele ser fundamental, este proceso suele realizarse al final del período contable. Los asientos contables pueden utilizarse para mostrar de dónde se recibe el dinero y cómo se gasta.

Los asientos de ajuste suelen entenderse mejor cuando se aprende a clasificar los costes. Cuando revise sus estados financieros, tenga en cuenta las distintas clasificaciones a las que pueden pertenecer sus asientos, como los aplazamientos, los devengos y las estimaciones, ya que cada uno tiene una función diferente. Los aplazamientos son los gastos diferidos de su empresa, mientras que los devengos son los gastos que su empresa no ha pagado, recibido o registrado en su estado y las estimaciones son partidas no monetarias, como los gastos de depreciación.

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¿Quién utiliza los asientos de ajuste?

El uso de asientos de ajuste es habitual en muchos sectores, ya que las empresas utilizan este tipo de proceso como sistema de control y equilibrio. Normalmente, las empresas contratan a contables o contables para gestionar esta parte de su negocio, lo que les permite centrarse en otras partes, como la contratación de empleados y la misión u objetivo general de la empresa. Sin embargo, si una empresa es nueva y el propietario aún no ha contratado a alguien para esta tarea específica, puede desempeñar la función por sí mismo.

Importancia de las entradas de ajuste

Un componente importante de la contabilidad es asegurarse de que todas sus cuentas son exactas, por lo que también es importante utilizar los asientos de ajuste. Los asientos de ajuste le permiten añadir notas o entradas a su libro de contabilidad para denotar correcciones, como escribir los importes correctos o las fechas en que recibió los pagos. Por ejemplo, si documentó la fecha de pago incorrecta para un gasto, puede que tenga que revisar el asiento para mostrar la fecha de pago correcta con el fin de evitar una contabilidad incorrecta para ese período de tiempo.

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Tipos de asientos de ajuste

He aquí cinco tipos de asientos de ajuste que debe tener en cuenta al revisar sus ingresos:

Ingresos acumulados

Al documentar los ingresos devengados, las empresas contabilizan el pago en sus estados financieros en una fecha diferente a la de la prestación de los servicios. Para evitar subestimar el total de los ingresos devengados y producir estados financieros inexactos, intente crear un método de devengo para estar al día. Por ejemplo, si tiene una empresa de limpieza de alfombras y ha prestado el servicio en un período contable pero no factura a sus clientes hasta el período siguiente, entonces acumula ingresos. Para solucionar esto, cree un nuevo asiento que cargue sus cuentas por cobrar y acredite sus ingresos por servicios.

Gastos devengados

Los gastos devengados son lo contrario de los ingresos devengados, ya que son gastos incurridos y documentados en los libros de contabilidad antes de que la empresa realice un pago. Las empresas suelen utilizarlo cuando contabilizan las primas, los sueldos o los salarios de los empleados. Por ejemplo, si usted paga a sus empleados de forma quincenal y dos días de pago de un mes se encuentran en diferentes períodos contables, puede reunir los gastos devengados, lo que puede reflejar una cantidad inexacta de dinero en su cuenta. Para corregirlo, considere la posibilidad de crear un asiento ajustado para contabilizar los gastos salariales.

Ingresos diferidos

Al contabilizar los ingresos diferidos, las empresas prestan un servicio o un bien y pueden recibir partes de los pagos hasta que completen el servicio o entreguen los bienes. Dado que este tipo de asiento ajustado puede cambiar de un ciclo a otro, no suele documentarse como un ingreso real, sino como un pasivo debido a las partidas pendientes. Por ejemplo, si un cliente le paga para pintar su casa pero las inclemencias del tiempo retrasan el servicio, usted tendría un aplazamiento en los ingresos o el pago hasta que complete el trabajo y pueda cobrar el pago en sus libros.

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Gastos pagados por adelantado

Los gastos pagados por adelantado son lo contrario de los ingresos diferidos, ya que se consideran activos que las empresas pagan para utilizarlos en el futuro. Por ejemplo, si paga el alquiler por adelantado durante un año, considere la posibilidad de utilizar asientos de ajuste cada mes para mostrar ese gasto mensual en su estado de cuentas. Aunque no esté realizando pagos todos los meses, añadir este asiento puede ayudarle a realizar un seguimiento más eficiente de sus gastos y a equilibrar sus libros para el próximo periodo.

Gastos de amortización

Los gastos de depreciación son las pérdidas que su empresa paga cuando el valor de un artículo disminuye. Por ejemplo, cualquier artículo grande que compre para su empresa, como maquinaria pesada o un vehículo, puede depreciarse. A medida que esto sucede, es necesario registrarlo para que su declaración siga siendo precisa, de acuerdo con su pérdida. Para hacer un seguimiento de esto, contabilice sus gastos de depreciación en la columna del debe y la depreciación acumulada, o el total de la depreciación de un activo, en la columna del haber. La contabilización de la depreciación acumulada puede ayudar a su empresa a documentar sus gastos generales del año.

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Consejos para los asientos de ajuste

Cuando considere la forma de documentar sus asientos ajustados, revise algunos consejos útiles que le ayudarán a empezar:

  • Mantenga una hoja de cálculo. Intente llevar una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de los ingresos de su empresa a lo largo de los diferentes ciclos contables. Una hoja de cálculo puede ayudarle a introducir y organizar fácilmente las diferentes entradas.
  • Utiliza programas de contabilidad. Considere el uso de un software de contabilidad cuando utilice asientos de ajuste. Si bien es posible que todavía tenga que introducir sus cambios manualmente, el software de contabilidad puede ayudar a organizar, analizar y calcular su información, lo cual es beneficioso para crear un estado financiero.
  • Cree entradas recurrentes. Cree entradas recurrentes en una hoja de cálculo o un programa informático para evitar introducir algunos de sus gastos o pagos cada mes, lo que puede ayudarle a ahorrar tiempo y esfuerzo.