Qué esperar de un asistente virtual

Los asistentes virtuales pueden proporcionar valiosos servicios a las empresas al realizar tareas tanto generalizadas como especializadas sin los costes típicos de un empleado a tiempo completo. Al establecer procesos y normas claras, los directivos pueden utilizar asistentes virtuales para ayudar a sus equipos a realizar tareas más específicas. En este artículo, hablaremos de los beneficios que puede esperar de un asistente virtual y de cómo conseguir uno.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un asistente de oficina o administrativo que realiza sus funciones a distancia. Puedes contratar a un asistente virtual para que realice tareas generales de oficina en línea, como la gestión de calendarios y la contestación de correos electrónicos.

Muchos asistentes virtuales se especializan en un área concreta o tienen amplios conocimientos de un programa o software específico. Son útiles para las empresas que necesitan a alguien que realice ocasionalmente una determinada tarea pero que no necesitan contratar a un empleado a tiempo completo o parcial;

Por ejemplo, una tienda local de artículos de arte puede contratar a un asistente virtual para que responda a las preguntas en el correo electrónico general de la tienda y pida suministros. Como la tienda es pequeña, no necesita un empleado de recursos humanos a tiempo completo. El asistente virtual está especializado en recursos humanos, por lo que ayuda a la tienda con el papeleo de las nuevas contrataciones y los permisos remunerados.

Como los asistentes virtuales suelen ser contratistas remotos o autónomos, muchos de ellos optan por trabajar a tiempo parcial para varias empresas. Pueden tener un horario flexible, lo que significa que podrían trabajar sólo por la mañana o por la noche, o podrían realizar sus tareas durante el horario comercial normal.

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Servicios de asistente virtual

Los asistentes virtuales pueden ofrecer una gran variedad de servicios en función de sus necesidades.  He aquí algunas áreas en las que un asistente virtual puede ser un activo valioso para su equipo: 

Gestión del correo electrónico

Si su empresa tiene una bandeja de entrada de correo electrónico general, un asistente virtual puede ayudar a organizar el correo entrante y responder a solicitudes de correo electrónico sencillas.

Servicio de atención al cliente

La atención al cliente es una función importante en toda organización. Un asistente virtual puede ayudar a los clientes por teléfono, correo electrónico o a través de un sistema de mensajería en línea. Pueden responder a preguntas sobre su producto o servicio o solucionar problemas si es necesario;

Gestión de medios sociales

Una fuerte presencia en las redes sociales puede aumentar el conocimiento de tu negocio y generar más ingresos. Considere la posibilidad de contar con un asistente virtual especializado en la producción de contenidos para redes sociales que pueda crear publicaciones bien pensadas y coherentes en sus cuentas en línea 

Planificación de eventos

La planificación de un evento requiere coordinar muchos servicios y pasos, como el catering, el alquiler de un local y la confirmación de los invitados. Un asistente virtual puede ayudarle a encontrar los servicios adecuados y garantizar que todos sus eventos funcionen sin problemas.

Diseño gráfico

Un diseño gráfico convincente es útil para crear materiales de marketing eficaces. Puedes contratar a un asistente con conocimientos de programas de diseño gráfico para que te ayude a crear logotipos, anuncios y productos de la empresa.

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Beneficios de un asistente virtual

Un asistente virtual beneficia a una empresa al proporcionarle personal adicional cuando lo necesita, de forma parecida a un empleado temporal. Aquí hay algunas razones por las que un asistente virtual podría ser mejor para su organización:

Tiempo

Es posible que tus empleados pasen gran parte de su tiempo realizando tareas repetitivas. Puede contratar a un asistente virtual para que realice funciones sencillas, de modo que su equipo pueda centrarse en las tareas específicas de su trabajo.

Espacio:

Los asistentes virtuales no necesitan un espacio físico adicional, ya que son trabajadores a distancia. No tendrá que considerar dónde trabajaría un empleado adicional.

Equipo

Como un asistente virtual trabaja a distancia, no necesita un equipo adicional en el lugar de trabajo. Los asistentes virtuales utilizan sus ordenadores personales y software especializado para realizar sus tareas.

Costo

La posibilidad de utilizar un asistente virtual por proyectos o por temporadas reduce los costes de su empresa. Puede elegir la duración del contrato de su asistente y determinar si necesita sus servicios a tiempo parcial o completo.

Cómo encontrar el asistente virtual adecuado

El proceso de contratación de un asistente virtual es similar al de un empleado normal. Es posible que no tenga la posibilidad de realizar una entrevista en persona, por lo que es aconsejable crear un proceso de solicitud en línea, que incluya:

1. Crear una descripción del trabajo

Dado que los asistentes virtuales pueden realizar una gran variedad de tareas, es necesario crear una lista de las tareas previstas. Puede resultarle útil crear una lista de las tareas diarias que necesita que realice su asistente. Incluye cualquier software o herramienta que necesites que el asistente virtual conozca, como plataformas de redes sociales o Microsoft Office.

2. Prueba

Si vas a contratar a un asistente virtual con una especialidad, asegúrate de comprobar su competencia. Por ejemplo, si necesitas un corrector, hazle una prueba de gramática y ortografía. Si quieres que escriban correos electrónicos de marketing, dales algunas indicaciones y determina la calidad;

3. Entrevista

Puedes realizar una entrevista en vídeo o por teléfono con tu asistente virtual. Aunque sea un miembro remoto, debes asegurarte de que tiene la capacidad de trabajar con los empleados en tu espacio de trabajo. Puedes preguntarles si tienen intención de trabajar en horario flexible o si estarán disponibles durante tu horario de trabajo habitual. Asegúrese de que todas sus cualificaciones se ajustan a sus necesidades.

4. Formar a

Para que tu asistente tenga éxito, deberás formarlo en función de tus expectativas. Tendrás que realizar toda la formación en línea, así que considera la posibilidad de utilizar herramientas para compartir la pantalla del ordenador y videollamadas para ayudarte en el proceso.

Cómo gestionar tu asistente virtual

Es importante mantener una buena relación de trabajo con tu asistente virtual. Tenga en cuenta estos consejos a la hora de gestionar su empleado virtual:

Reunirse con regularidad

Cree reuniones semanales o quincenales para responder a cualquier pregunta de su asistente virtual y revisar el progreso de los proyectos en curso. Con reuniones periódicas, tu asistente virtual puede aprender más y sentirse cómodo con su papel.

Crear pasos específicos

A veces, puede ser más difícil describir las tareas a un miembro del equipo en línea. Para asegurarte de que tu asistente virtual sabe exactamente lo que tiene que hacer, detalla cada tarea lo máximo posible. Cree un esquema claro y utilice viñetas o listas numeradas para hacerlo más sencillo.

7. Proporcionar una documentación exhaustiva

Cree documentación para los procedimientos estándar para que los procesos sean fáciles de entender. Utiliza capturas de pantalla en los pasos para que tu asistente tenga un ejemplo visual que seguir.

Gestionar las expectativas

Dado que los asistentes virtuales suelen ser contratistas o autónomos, debes tener una descripción clara de la función, la duración del contrato y el salario. Comunica cualquier cambio y asegúrate de que tu asistente virtual lo acepta antes de continuar con el trabajo.

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