Cómo escribir un correo electrónico de disculpa y la línea de asunto (con plantilla y ejemplo)

Los correos electrónicos de disculpa le permiten reconocer un error de su empresa y reparar el problema con los clientes. Usted puede enviar un correo electrónico de disculpa para una variedad de cosas, tales como un problema de producto conocido, el envío de un correo electrónico con información incorrecta o un problema más grande de toda la empresa. Es importante desarrollar un correo electrónico que transmita su sincera disculpa en todos los aspectos del mismo, incluyendo el diseño, el contenido y la línea de asunto. En este artículo, hablamos de lo que es una buena línea de asunto de un correo electrónico de disculpa y proporcionamos los pasos para escribir un correo electrónico de disculpa, una plantilla y un ejemplo.

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¿Qué es una buena línea de asunto para un correo electrónico de disculpa?

Una buena línea de asunto de correo electrónico de disculpa establece la razón de su correo electrónico y anima al usuario a abrirlo. Debe mencionar directamente o, como mínimo, aludir a la comisión de un error. La línea de asunto también debe estar en consonancia con su marca de forma genuina y auténtica.

Algunos ejemplos de buenas líneas de asunto de correo electrónico de disculpa incluyen:

  • Sobre nuestro último correo electrónico…
  • Intentémoslo de nuevo…
  • Lo siento.
  • Lo hemos estropeado.
  • ¡Oops! Este es el correo electrónico que queríamos enviar.
  • Hemos cometido un error. Déjenos compensarle.
  • Agradecemos su comprensión sobre nuestro error.
  • ¿Está confundido por nuestro último correo electrónico? Deja que te lo expliquemos.

Piensa en formas de asegurar que tu correo electrónico destaque en las bandejas de entrada de los destinatarios. Por ejemplo, si está en consonancia con tu marca y la gravedad del error, considera la posibilidad de añadir un emoji relevante a tu línea de asunto. Del mismo modo, es importante que su línea de asunto atraiga al destinatario para que lo abra y entienda que sabe lo que ha fallado. Considera la posibilidad de enviar un código de descuento o una promoción similar con tu correo electrónico de disculpa, e incluye una pista sobre esta sorpresa en tu línea de asunto.

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Cómo escribir un correo electrónico de disculpa

Sigue estos pasos para escribir un correo electrónico de disculpa:

1. Abrir con un saludo

Comienza tu correo electrónico con un saludo personal, como "Querido" o "Hola" Preséntate por tu nombre y el de la empresa de la que envías el correo electrónico, y menciona brevemente el motivo del mismo. Esto ayuda a dar un toque personal a tu correo y a crear una conexión personal para ganar la confianza del lector.

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2. Reconozca su error

Reconoce lo que salió mal. Comience su declaración con palabras como "Desgraciadamente" o "Tristemente." Añada una breve explicación de lo que el destinatario puede haber experimentado.

3. Incluya detalles sobre lo ocurrido

Proporciona más detalles sobre el incidente, como la causa del problema. Sin embargo, es importante evitar poner excusas por lo ocurrido. Intenta utilizar un lenguaje positivo al hablar de lo sucedido. Dependiendo de la gravedad de la situación y si se alinea con el tono de su marca, considere incluir un poco de humor para crear un correo electrónico desenfadado pero sincero.

4. Pida disculpas por lo ocurrido

Ofrece tus sinceras disculpas por lo ocurrido. Aprovecha esta oportunidad para reconocer cómo el error probablemente afectó al destinatario. Esto es importante, ya que tus suscriptores te confían su información personal para el envío de correos electrónicos, y los suscriptores necesitan saber que pueden seguir confiando en tu marca para los correos electrónicos y los productos o servicios.

5. Discuta cómo va a evitar el problema en el futuro

Asegure al destinatario que el error no se repetirá. Proporcione detalles de lo que su empresa hizo para evitar que el error se repita. Esto puede ayudar a reconstruir la confianza que sus suscriptores tienen en usted y crear expectativas que su empresa puede cumplir.

6. Invite a los suscriptores a hacer preguntas

Invite a los suscriptores a ponerse en contacto con la empresa si tienen más preguntas o dudas. Asegúreles que está disponible para discutir el problema y que está dispuesto a hacer lo que sea necesario para solucionarlo. Indíqueles los mejores métodos para ponerse en contacto con su empresa y considere la posibilidad de incluir la información de contacto directo en su firma de correo electrónico.

7. Añade una frase de cierre

Termina tu correo electrónico con una frase de cierre. Incluye una declaración que reafirme tus disculpas. Agradezca al lector su tiempo y comprensión.

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8. Firma el correo electrónico

Firme su correo electrónico con una frase de cierre como "Sinceramente" o "Lo mejor." Añada su nombre y cargo dentro de la empresa, y añada la información de contacto para que los destinatarios la utilicen si tienen más preguntas. Considera la posibilidad de añadir iconos de la marca de tu empresa's social media o sitio web cerca de la firma también.

9. Elija un asunto para el correo electrónico

Revisa tu correo electrónico y elige la línea de asunto que mejor represente el propósito del mismo. Asegúrate de que la línea de asunto que creas refleja tu marca y el tono del correo electrónico. Asegúrese de que el cuerpo de su correo electrónico cumple con las promesas hechas o burladas en el asunto, como la inclusión de cupones.

10. Corrige tu correo electrónico

Una vez que termine de escribir su correo electrónico, corríjalo para detectar errores gramaticales y claridad. Intenta leer tu correo electrónico en voz alta para asegurarte de que es comprensible y considera la posibilidad de pedir a alguien de confianza que lo lea y te dé su opinión. Si utiliza un programa de correo electrónico para enviar el mensaje de disculpa a una lista de suscriptores, revise el formato. Envíate a ti mismo y a otras personas de tu empresa un correo electrónico de prueba y comprueba que no haya errores.

11. Envíe el correo electrónico desde una dirección de confianza

Asegúrate de enviar el correo electrónico de disculpa desde una dirección de correo electrónico reconocible. La dirección debe parecer de confianza, para que los destinatarios se sientan seguros al abrir y leer el correo electrónico. Asegúrate de que tanto la dirección como el nombre del destinatario reflejan con exactitud quién envía el correo electrónico.

Plantilla de correo electrónico de disculpa

Utiliza esta plantilla como guía cuando escribas tu correo electrónico de disculpa:

Asunto: [Añade una breve disculpa en el asunto del correo electrónico].

[Saludo] [Nombre del destinatario],

Mi nombre es [su nombre], y soy el [su cargo] en [el nombre de su empresa]. Me dirijo a usted hoy para tratar el [asunto que ha ocurrido]. Desgraciadamente, se habrá dado cuenta de que [detalles de lo que el lector puede haber experimentado].

Me gustaría disculparme sinceramente por el error. Hemos determinado que esto ocurrió porque [razón por la que ocurrió el problema]. De nuevo, en nombre de [nombre de su empresa], me gustaría pedirle disculpas por esto. Sabemos que espera algo mejor de nosotros y entendemos [ejemplo de cómo el problema puede haber afectado a sus usuarios]. Para evitar que el problema se repita, hemos [detalles del plan o acciones de su empresa para evitar que el error se repita].

Si tiene alguna duda o pregunta adicional, póngase en contacto con nosotros en [nombre de su empresa]. Puede llamarnos al [número de teléfono de su empresa], o puede hacer clic en el enlace que aparece al final del correo electrónico para enviar un formulario en línea. Estaremos encantados de ayudarle.

Una vez más, me disculpo por el problema de [breve descripción del error]. Agradezco su comprensión.

[Despedida],

[Su nombre]
[Su cargo]
[Nombre de su empresa]
[Su información de contacto]

Ejemplo de correo electrónico de disculpa

Este es un ejemplo de un correo electrónico de disculpa para que te sirva de referencia a la hora de escribir el tuyo:

*Asunto: Lo que acaba de pasar (y cómo vamos a compensarlo)*.

Hola Kacey

Me llamo Taylor Castle y soy el presidente del servicio de atención al cliente de Daisy Shoe Company. Le escribo hoy sobre el problema que puede haber experimentado al intentar comprar nuestra nueva línea de sandalias. Desgraciadamente, la demanda de estos zapatos ha sido mayor de lo que habíamos previsto.

En nombre de todos los que formamos parte de Daisy Shoe Company, me disculpo sinceramente por las dificultades con nuestras nuevas sandalias de verano. Nuestro sitio web se colapsó rápidamente por el tráfico, y entendemos que muchas personas no pudieron comprar los zapatos que querían. Nos enorgullecemos de crear hermosos zapatos y un excelente servicio al cliente, y lamentamos profundamente que esta experiencia no lo refleje.

Para evitar que esto vuelva a ocurrir, estamos actualizando nuestro sitio web y nuestros servidores para asegurarnos de que son capaces de satisfacer la demanda de futuros lanzamientos. Además, hemos puesto a disposición de los usuarios todas las sandalias del lanzamiento para que las puedan pedir por adelantado hasta finales de mes. Como ventaja adicional, utilice el código DAISY15 para ahorrar un 15% en su pedido. Si has pedido tus zapatos sin problemas, ponte en contacto con nosotros a través del enlace que aparece en la parte inferior del correo electrónico para que te reembolsemos el importe equivalente.

Si tiene alguna pregunta o duda sobre la caída del sitio web o el pedido de sandalias, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Llámenos al 1-888-555-5555, o utilice los enlaces que aparecen al final del correo electrónico para hablar con nosotros en línea. Siempre estamos dispuestos a ayudar.

De nuevo, en nombre de Daisy Shoe Company, le pido disculpas por el problema y la frustración. Apreciamos su comprensión, y esperamos continuar nuestra relación con usted con estilo.

Sinceramente,

Taylor Castle
Presidente del Servicio de Atención al Cliente
Empresa de calzado Daisy
1-888-555-5555
customerserviceteam@daisyshoeemail.com

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