Cómo llevar a cabo una auditoría de riesgos exhaustiva

La gestión eficaz de los riesgos puede ser crucial para garantizar entornos de trabajo seguros, exitosos y de alto rendimiento. Independientemente del tipo de actividades que realice su empresa o del trabajo que lleve a cabo, comprender los factores de riesgo puede ayudar a los equipos a reducir los acontecimientos indeseables. Las auditorías de riesgos pueden ser una estrategia eficaz para mitigarlos. En este artículo, definimos qué es una auditoría de riesgos, le indicamos cómo realizar una auditoría con éxito y le damos consejos que puede utilizar para mantener sus proyectos en marcha, sus equipos seguros y sus procedimientos seguidos.

¿Qué es una auditoría de riesgos?

Una auditoría de riesgos, o revisión de riesgos, es una evaluación utilizada para identificar posibles amenazas a la seguridad y al funcionamiento, sus causas y la eficacia de los procesos de gestión de riesgos establecidos. Las auditorías de riesgos pueden ser una función esencial de la planificación del proyecto. Al identificar y evaluar los posibles riesgos, los auditores pueden reducir los posibles daños a los empleados, los proyectos y las empresas. La realización de auditorías puede ayudar a las empresas y a los gestores de proyectos a mitigar los riesgos y a poner en práctica estrategias efectivas para evitar sucesos indeseables.

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Cómo realizar una auditoría de riesgos

Si se está preparando para llevar a cabo un análisis de riesgos, he aquí algunos pasos que puede dar para garantizar la ejecución de una auditoría eficaz:

1. Elegir un auditor

El primer paso para realizar una auditoría de riesgos es identificar al auditor. A menudo, los directores de proyecto desempeñan esta función. Sin embargo, un factor importante a tener en cuenta a la hora de elegir un auditor es su capacidad de permanecer imparcial. A veces, las partes interesadas pueden preferir contratar a un auditor externo o a una empresa de auditoría para que realice la auditoría, a fin de garantizar que la evaluación sea exhaustiva, imparcial y detallada.

2. Comprender el alcance del proyecto

Antes de comenzar la auditoría, considere la posibilidad de preparar una lista de todo lo que va a buscar. Ayude a los equipos a asegurarse de que sus actividades se ajustan a la norma proporcionando los criterios que va a utilizar para evaluar los procedimientos operativos actuales. El uso de una lista puede garantizar que se realice una auditoría detallada y que se mida eficazmente cada área en cuanto a eficiencia, seguridad y rendimiento óptimo. El objetivo de una auditoría de riesgos es eliminarlos, así que incluya todos los riesgos potenciales que se le ocurran. Trabaje con los equipos del proyecto para asegurarse de que comprenden los protocolos y las medidas de evaluación adecuados.

3. Entrevistar al personal pertinente

Al comenzar su auditoría, considere la posibilidad de identificar al personal clave que participa en el proyecto. Esto puede incluir a los gestores del proyecto, las partes interesadas, los miembros del equipo del proyecto y las contrataciones externas. Las entrevistas pueden ser un momento útil para evaluar la comprensión actual de todos los protocolos de seguridad y las prácticas de mitigación de riesgos. Si está auditando los riesgos de un proyecto o evento concreto, asegúrese de que el personal clave tiene acceso a todo el material de formación y educación que pueda necesitar para familiarizarse con los procedimientos establecidos.

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4. Evaluar los procesos y procedimientos

Considere la posibilidad de implantar un sistema de puntuación para calificar el funcionamiento de sus procesos actuales. Utilícelo para examinar elementos críticos como los controles internos, los procesos de elaboración de informes, las medidas de supervisión, las limitaciones presupuestarias, la gestión de recursos y la eficacia de las tareas. También puede evaluar sus procedimientos actuales para asegurarse de que los controles y los esfuerzos de gestión del proyecto son adecuados para su alcance. Es posible que tenga que probar algunos procesos para determinar su funcionalidad actual. Con su sistema de puntuación, establezca qué procedimientos están funcionando eficazmente y cuáles podrían beneficiarse de una reevaluación.

5. Recopilar pruebas

La recopilación de pruebas implica el registro de información sobre todos y cada uno de los participantes en sus procesos. Aunque las auditorías de riesgos pueden durar semanas, considere la posibilidad de recoger las pruebas en los primeros días de la auditoría. De este modo, las pruebas no se contaminan y los entrevistados no tienen tiempo de discutir el contenido de su entrevista con otros miembros del equipo. La recopilación de pruebas puede ser muy diferente según el sector y el proyecto. Por ejemplo, en la gestión de la construcción, las pruebas de la evaluación de riesgos pueden centrarse en la funcionalidad de los equipos, la comprensión de los procedimientos operativos o los factores que podrían afectar a los requisitos de los plazos.

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6. Analizar las pruebas

En su informe, tómese el tiempo necesario para analizar las pruebas y evaluar las áreas en las que ve riesgos potenciales. Compare las pruebas con los plazos y objetivos de la empresa. Un análisis minucioso puede ayudarle a preparar recomendaciones para mejorar los procesos. Intente organizar su informe de forma accesible, clara y directa. De este modo, si otras partes interesadas necesitan consultar tu análisis, podrán entender cómo has llegado a tus conclusiones. Esto también puede ayudar a tu equipo si se encuentra con un desvío inesperado del proyecto. Volver a la evaluación de riesgos puede ayudarles a reajustar las prioridades y centrarse en las tareas.

7. Realizar auditorías de seguimiento

Una vez que haya identificado los riesgos potenciales y haya presentado su auditoría completa, considere la posibilidad de realizar auditorías adicionales para verificar y evaluar la eficacia de las mejoras propuestas. Esto puede garantizar que los equipos comprenden todos los factores señalados en la auditoría y que los equipos siguen correctamente los procedimientos importantes.

Consejos para las auditorías de riesgos

He aquí algunos consejos adicionales que puede consultar para mejorar la eficacia de su auditoría de riesgos:

Mantener la imparcialidad

Puede ayudar a garantizar el éxito de la auditoría si se mantiene imparcial en sus evaluaciones. Las personas con experiencia que ayudaron a diseñar los procesos originales o a implantar nuevos procedimientos a veces pueden tener dificultades para ver las cosas desde el punto de vista de un miembro del equipo con menos experiencia. Por ejemplo, un riesgo potencial en un laboratorio de investigación podría ser la contaminación química. Aunque puede parecer de sentido común utilizar equipos de protección personal o tomar otras medidas preventivas, es posible que las nuevas incorporaciones no estén lo suficientemente familiarizadas con los protocolos como para identificar los riesgos y prepararse para ellos.

Comprender todas las áreas en las que pueden existir riesgos puede ser crucial para llevar a cabo una auditoría con éxito.

Ser minucioso

Es importante evaluar todos los riesgos potenciales de un proyecto, evento o actividad. Esfuércese por incluir todo lo posible en su auditoría. De este modo, podrá preparar a los miembros del equipo para cualquier situación o peligro potencial. Las auditorías completas pueden proteger a los equipos y reducir los casos de reacciones indeseables.

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Comunicar los resultados

La elaboración de un informe escrito puede ser una buena forma de comunicar los resultados de la auditoría a todos los implicados. Sin embargo, es seguro esperar que no todo el mundo revise la información que usted proporciona. Considere la posibilidad de organizar una reunión de equipo para revisar los resultados, analizar las mejoras sugeridas y preparar las estrategias para las soluciones adecuadas de mitigación de riesgos. Evaluar a los empleados sobre su comprensión puede asegurarle que todos son conscientes de las acciones que deben tomar para evitar riesgos innecesarios.

Esbozar las consecuencias

La eliminación del riesgo en un proyecto o actividad suele ser una de las principales prioridades de los directores de proyecto, los principales interesados y los miembros del equipo. No seguir los procedimientos correctos puede poner en peligro a otros miembros del equipo o dificultar el calendario del proyecto. En su reunión de revisión, considere la posibilidad de establecer consecuencias si los miembros del equipo se niegan a seguir los procedimientos establecidos. Por ejemplo, si alguien se niega a llevar el equipo de protección personal requerido o a seguir los procedimientos operativos correctos al utilizar maquinaria pesada, puede exigirle que abandone el lugar de trabajo por su propia seguridad y la de los demás.

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