Guía de la auditoría operativa: Definición, proceso, ventajas y desventajas

Para evaluar sus procesos y procedimientos actuales, una empresa puede realizar una auditoría operativa. Este tipo de auditoría identifica las áreas en las que una empresa puede mejorar sus operaciones, permitiéndole realizar cambios que hagan sus procesos más eficientes o productivos. Entender cómo llevar a cabo esta auditoría correctamente puede ayudar a su empresa a funcionar mejor y a cumplir los objetivos de la organización.

En este artículo, ofrecemos una visión general y una definición de las auditorías operativas.

Auditoría: Definición, tipos y beneficios

¿Qué es la auditoría operativa?

Una auditoría operativa se refiere a un método para examinar cómo una organización lleva a cabo sus actividades. Requiere analizar los procesos, procedimientos y sistemas utilizados en la empresa. Este tipo de auditoría va más allá de las circunstancias financieras de la organización y examina sus prácticas de gestión. El objetivo de una auditoría operativa es encontrar las áreas que necesitan ser mejoradas para que las operaciones de la organización sean más eficientes, productivas y eficaces.

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¿Qué es el proceso de auditoría operativa?

El proceso típico de auditoría operativa incluye los siguientes pasos:

Determinar el auditor

Normalmente, una empresa realiza una auditoría operativa de forma interna. Pueden tener un auditor interno o un equipo de auditoría cuyo trabajo es gestionar las auditorías internas u operativas. Sin embargo, algunas empresas pueden no tener un equipo de auditoría interna o un auditor interno con los conocimientos o la experiencia necesarios, por lo que pueden contratar a un especialista externo para realizar la auditoría.

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Planificar el proceso de auditoría

El auditor se reúne con los directivos pertinentes para discutir y planificar su método de auditoría. Durante esta discusión, el auditor obtiene una comprensión de la empresa y de cualquier preocupación potencial. A continuación, puede identificar las áreas que pueden requerir mejoras en los procesos, lo que le permite centrarse en los retos durante la auditoría. A través de esta conversación, el auditor también establece el alcance y el calendario de la auditoría.

A continuación, pueden empezar a establecer los objetivos y estrategias de la auditoría. Estos objetivos varían, pero deben estar orientados a apoyar las necesidades y los objetivos generales de la organización. Pueden centrarse en un área específica de la empresa y sus procesos relacionados. Por ejemplo, una empresa puede realizar una auditoría operativa sobre sus prácticas de contratación. El auditor y los directivos deben establecer los objetivos que deben cumplir esos procesos, como el aumento del número de empleados contratados en un período determinado. A continuación, el auditor utiliza esos objetivos para evaluar los procedimientos actuales de la empresa y encontrar mejoras.

Realizar la auditoría

Ahora el auditor examina las áreas de negocio dentro del ámbito de su programa de auditoría. El auditor necesita evaluar los procesos y procedimientos existentes para determinar si cumplen los objetivos establecidos anteriormente en el proceso de auditoría. Para ello, mantiene conversaciones con los directivos y los empleados para determinar si los procesos cumplen las expectativas. El auditor también puede observar a los empleados mientras realizan esos procedimientos y examinar cada paso.

Una vez que el auditor entiende y revisa los procesos o procedimientos, puede desarrollar pruebas para evaluarlos. A través de esas pruebas, el auditor puede encontrar factores específicos que necesitan ser mejorados y generar y experimentar con soluciones que ayuden a cumplir sus objetivos. Un proceso ideal funciona sin problemas y permite a la empresa llevar a cabo la tarea de forma eficiente en cuanto a costes y tiempo.

Informar de los resultados de la auditoría

El auditor elabora un informe sobre sus conclusiones e incluye cualquier recomendación de mejora. En función de esas recomendaciones, el auditor también puede redactar un plan de implementación para ayudar a la empresa a realizar los cambios necesarios. Discute estas recomendaciones con los directivos correspondientes, asegurándose de que el equipo directivo entiende las conclusiones y las soluciones. La dirección puede aceptar seguir todas las sugerencias o discutir por qué algunos cambios no son factibles.

Realizar un seguimiento

Una vez finalizada la auditoría, el auditor organiza una reunión de seguimiento con el equipo directivo y el personal correspondiente. Por lo general, la reunión de seguimiento se celebra unos seis meses después de la auditoría. Durante el seguimiento, se discuten los cambios realizados en los procesos y se evalúan sus resultados. Miden estos resultados con respecto a los objetivos fijados por la auditoría y determinan si se cumplen o se avanza hacia ellos.

Tipos de auditorías operativas

Una auditoría operativa examina los procesos y procedimientos empresariales de una empresa. Este tipo de auditoría puede coincidir con otros tipos de auditorías, por ejemplo:

  • Auditorías de departamento: Los distintos departamentos de una empresa utilizan diferentes procesos y procedimientos relacionados con sus objetivos o responsabilidades. Una auditoría puede evaluar esos procesos y encontrar formas de mejorarlos. También puede examinar los recursos disponibles del departamento y la eficiencia con la que los utilizan al llevar a cabo los procesos. Por ejemplo, una auditoría operativa podría examinar departamentos específicos como el de recursos humanos, el de marketing o el de informática.
  • Auditorías de investigación: Si una empresa descubre o sospecha que se ha producido un error o una violación de la seguridad, puede llevar a cabo una auditoría de investigación para determinar su causa. Como parte de esta auditoría, pueden evaluar los procesos realizados por un empleado o departamento. El auditor puede hacer sugerencias para mejorar esos procesos o procedimientos relacionados para garantizar que el problema no se produzca en el futuro.
  • Auditorías de cumplimiento: Este tipo de auditoría evalúa si una empresa sigue las leyes externas pertinentes, junto con las políticas internas. El auditor evaluará los procesos y procedimientos actuales para asegurarse de que cumplen las normas o reglamentos necesarios relacionados con el sector de la organización. Una empresa también puede tener normas de conducta que todos los empleados deben seguir, por lo que la auditoría puede inspeccionar el cumplimiento de los procesos de contratación y despido de empleados, por ejemplo.
  • Auditorías de seguimiento: Tras una auditoría operativa, la empresa aplicará los cambios necesarios. A continuación, puede fijar un momento determinado para realizar una auditoría de seguimiento para evaluar la eficacia de los cambios.

Ventajas de una auditoría operativa

La realización de una auditoría operativa en una organización puede aportar numerosos beneficios, como por ejemplo

La auditoría identifica oportunidades y riesgos

Las operaciones de una empresa pueden funcionar sin problemas, pero una auditoría puede identificar áreas de mejora. Estos cambios pueden hacer que los procesos sean más rápidos, menos costosos o mejorados de otras maneras que apoyen la rentabilidad y los objetivos empresariales. A través de una auditoría, los directivos también pueden descubrir riesgos o problemas en sus procesos de los que no eran conscientes anteriormente. El auditor ayuda a identificar estos riesgos y proporciona métodos para resolverlos. Ahora que el personal entiende los riesgos asociados a su negocio, puede identificar y evaluar mejor los riesgos futuros.

La auditoría puede mejorar la eficacia de la empresa

Una auditoría operativa requiere examinar en profundidad los procesos y procedimientos relacionados con las operaciones de la empresa. El objetivo de la auditoría es garantizar que la empresa lleve a cabo los procesos de forma eficaz y eficiente. Por lo tanto, cualquier cambio que se haga servirá para ese objetivo y dará lugar a mejoras en las operaciones y la rentabilidad de la empresa. A veces, un auditor puede identificar un área de la empresa que funciona de forma eficiente y utilizarla como ejemplo para ayudar a impulsar la eficiencia de otro equipo.

La auditoría puede ofrecer puntos de vista objetivos o nuevos

Un auditor puede ayudar a los directivos a obtener una nueva perspectiva de sus operaciones comerciales. Si el auditor no está involucrado de forma habitual en los procesos o procedimientos identificados, puede proporcionar una visión que alguien que los realice de forma habitual podría no ver. Al basar su evaluación de los procesos en los objetivos de la empresa, sirve como método de evaluación objetiva. No se trata de si al auditor le gusta el proceso, sino de si cumple los objetivos requeridos.

La auditoría puede servir de motivación

Durante una auditoría, el auditor y la dirección desarrollan objetivos que deben alcanzar. Estos objetivos pretenden ayudar a que la empresa funcione mejor mediante la introducción de mejoras en procesos y procedimientos específicos. El personal directivo puede utilizar estos objetivos para motivar a sus empleados dándoles un estándar por el que trabajar. Los objetivos también proporcionan directrices claras para los empleados, asegurando que entienden las expectativas de su empleador y saben lo que constituye un buen trabajo.

Desventajas de una auditoría operativa

Una auditoría operativa tiene como objetivo mejorar los procesos y procedimientos de una empresa, pero puede conllevar algunas desventajas. Sin embargo, estas desventajas pueden no importar a largo plazo debido a las ventajas de las mejoras realizadas. Algunas de esas desventajas pueden ser:

La auditoría puede requerir hacer cambios

La mejora de los procesos y procedimientos de una empresa suele requerir la modificación de elementos de los mismos. Los empleados pueden necesitar tiempo para adaptarse a estos cambios y sentirse más cómodos con ellos. Algunos cambios pueden incluso requerir la formación del personal sobre cómo llevar a cabo los procesos nuevos y mejorados. Por lo tanto, las empresas que implementan cambios debido a una auditoría operativa deben considerar el desarrollo de un plan de gestión del cambio para ayudar a los empleados a facilitar la transición.

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La auditoría tiene costes monetarios

Al igual que cualquier otra auditoría, una auditoría operativa conlleva costes para la organización. Aunque normalmente la lleva a cabo un auditor interno, a veces una empresa puede contratar a un auditor externo que cobra una tarifa por sus servicios. La auditoría también puede considerar necesarios ciertos cambios para mejorar procesos y procedimientos específicos de la empresa. La aplicación de esas mejoras o la formación de los empleados sobre ellas podría añadir costes a la empresa.

La auditoría puede afectar a la productividad

Una auditoría operativa podría afectar a la productividad de los empleados participantes. Si el auditor interno suele desempeñar otras funciones en la empresa, la realización de la auditoría le aparta de esas responsabilidades durante su duración. Del mismo modo, los empleados cuyo departamento o área de negocio está siendo auditada tienen que dedicar tiempo a trabajar con el auditor y repasar sus procesos y procedimientos. Esta tarea podría ralentizar el progreso de sus proyectos o quitarles tiempo de sus responsabilidades cotidianas. Los procesos que se han puesto de manifiesto para su mejora pueden quedar en suspenso mientras la empresa aplica los cambios necesarios.

La auditoría puede llevar mucho tiempo

A un auditor le puede llevar mucho tiempo revisar las operaciones comerciales de una empresa. Deben examinar cada paso de los procesos que auditan, y cuanto más complejos sean los procesos, más tiempo pueden requerir. La tarea de aplicar soluciones o mejoras también puede llevar tiempo. Es posible que la empresa tenga que realizar pruebas para asegurarse de que las soluciones o mejoras hacen que los procesos sean más eficaces. Si los empleados necesitan formación para aprender a llevar a cabo los procesos modificados, eso también puede quitarles tiempo de sus responsabilidades habituales.

¿En qué se diferencia una auditoría operativa de una auditoría interna?

Una auditoría operativa actúa de forma similar a una auditoría interna, ya que un auditor interno lleva a cabo el proceso. Aunque ambas examinan los procesos internos, existen algunas diferencias entre las dos. Normalmente, una empresa puede realizar una auditoría interna cuando algo va mal dentro de sus procesos y procedimientos. La auditoría interna examinará el error y lo que permitió que ocurriera. A continuación, la empresa puede centrarse en mejorar sus procesos para garantizar que el error no vuelva a producirse. Una auditoría interna evalúa el éxito viendo si el proceso se completa sin errores.

Una auditoría operativa difiere porque busca el potencial de mejora dentro de las operaciones comerciales de la empresa. También suele centrarse en factores relacionados con los procesos, como su eficacia y eficiencia. En lugar de realizar una auditoría debido a un problema, la auditoría operativa examina las áreas de negocio que pueden beneficiarse de las mejoras de los procesos. La auditoría operativa evaluará un proceso valorando si ha completado una tarea sin errores y ha cumplido las normas de la empresa en cuanto a la eficiencia relacionada con el coste, el tiempo y los recursos utilizados.