Guía completa para la automatización de procesos empresariales

La automatización de procesos empresariales (BPA) es el acto de instalar software, robots o máquinas para completar tareas. Puede ayudar a una empresa a aumentar la productividad, apoyar la innovación de los empleados, mejorar la satisfacción de los clientes y ampliar las operaciones. Si es usted un líder empresarial, considere la posibilidad de implantar la automatización de procesos para mejorar el rendimiento de sus productos o servicios. En este artículo, hablamos de la BPA y sus beneficios, de cómo identificar los procesos a automatizar, de las formas de utilizar la automatización de procesos y de algunos consejos para utilizarla.

¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

La BPA, a veces llamada automatización de procesos robóticos (RPA), es la práctica de poner tecnologías como programas informáticos o mecanismos robóticos a cargo de completar los trabajos. Puede eliminar la necesidad de esfuerzos manuales por parte de las personas para ciertas tareas, aumentando la eficiencia y disminuyendo los errores. El software de automatización puede completar procesos rutinarios de forma repetida y consistente. Puede seguir programas o conjuntos de reglas y pasos para realizar acciones como pulsar teclas, navegar por los sistemas y comprender las pantallas. Puede ayudar a las empresas en las siguientes actividades:

  • Recoger, analizar y transportar la información
  • Procesamiento de transacciones a través de aplicaciones
  • Edición y actualización de datos
  • Provocar acciones en otros sistemas digitales y software

Algunas empresas pueden combinar la BPA con tecnologías cognitivas como la inteligencia artificial para automatizar tareas más complejas que normalmente requieren la percepción y el juicio humanos. Las tecnologías de programación con capacidades como el aprendizaje automático, el reconocimiento del habla y el procesamiento del lenguaje natural pueden permitirles realizar las siguientes acciones

  • Reconocer e interpretar caracteres e imágenes
  • Leer, comprender y crear textos y documentos
  • Entablar conversaciones con los clientes
  • Utilizar los datos para tomar decisiones complejas e informadas

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Ventajas de la automatización de procesos

La automatización de los procesos puede ahorrar tiempo y dinero a una organización, dándole libertad para crear nuevas ideas y optimizar sus productos y servicios. He aquí otras ventajas de la automatización de procesos:

  • Aumenta la velocidad: Las tecnologías pueden completar las tareas más rápidamente, ya que no necesitan hacer descansos. También pueden dirigir la información a la persona adecuada en el momento oportuno de forma inmediata, lo que hace más eficiente la correspondencia comercial.

  • Minimizar los errores: Los programas de automatización pueden facilitar la realización de una gran cantidad de tareas sin errores. Además, suelen cumplir las instrucciones de forma más exhaustiva y coherente que los humanos.

  • Mejorar la transparencia: Como los procesos automatizados son digitales, pueden hacer un seguimiento de cada detalle de las acciones y almacenar esta información en un repositorio digital. Esto puede permitir a todas las partes interesadas, incluidos los supervisores, los empleados e incluso los auditores, controlar los procesos exactos de una empresa.

  • Apoyar la productividad de los empleados: El software de automatización puede completar tareas tediosas, liberando a los empleados para que trabajen en tareas estratégicas de alto valor y aumentando la productividad general de un equipo. Los empleados pueden tener más tiempo para completar acciones que requieren creatividad y colaboración, como atender a los clientes y resolver problemas especiales.

  • Manejar los picos de trabajo: El software de automatización puede gestionar los picos de carga de trabajo debidos a acontecimientos inesperados, lo que permite a una empresa ser más receptiva y flexible. Mientras que la contratación de más empleados en poco tiempo puede ser difícil, las tecnologías de automatización suelen poder hacer frente a un enorme aumento de la demanda de forma rápida y sencilla.

  • Mantenga la coherencia: Mientras que las personas pueden completar las tareas de diferentes maneras, el software de automatización suele completar las acciones de la misma manera un amplio número de veces. Una empresa puede utilizar el software de automatización para satisfacer las necesidades de los clientes de forma coherente, crear confianza en su base de clientes y aumentar la fidelidad.

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Identificar procesos para automatizar

Puede haber ciertos procesos que una empresa puede automatizar para agilizar sus operaciones. Estas son las características de un proceso que podría ser beneficioso para una empresa automatizar:

  • Requiere coherencia: El proceso tiene que ser el mismo, siempre y en todos los equipos.

  • Tiene que estar libre de errores: Es importante que el proceso sea preciso y sin errores.

  • Depende de las reglas: Existe un conjunto específico de reglas o instrucciones sobre cómo completar el proceso.

  • Requiere el esfuerzo de varias personas: El proceso requiere el trabajo de muchos miembros del equipo.

  • Debe producirse en un alto volumen: Los empleados suelen realizar el proceso en un volumen elevado, por ejemplo, varias veces al día.

  • Es sensible al tiempo: El proceso tiene plazos y fechas de entrega.

  • Es financiera: Los auditores y otras partes interesadas se fijan en este proceso para evaluar el historial financiero de una organización.

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Formas de utilizar la automatización de procesos

La automatización de procesos puede ser especialmente beneficiosa para las empresas de servicios financieros porque el software puede ayudarles a realizar cálculos y completar tareas financieras. Sin embargo, la automatización de procesos también puede ayudar a las empresas de otros sectores, como la sanidad, el comercio minorista, los recursos humanos, la administración pública, la fabricación, el derecho y la tecnología de la información. He aquí seis formas en las que una empresa puede utilizar BPA para mejorar sus operaciones:

1. Recursos humanos

Las tareas de recursos humanos, como el onboarding, pueden ser mucho más rápidas y fáciles si son procesos automáticos. La BPA puede ayudar a una empresa a contratar rápidamente a muchos empleados nuevos si necesita ampliar sus capacidades de servicio. Un proceso automático de incorporación suele incluir formularios electrónicos que los empleados deben rellenar y en los que pueden colocar su firma electrónica. El software de automatización puede enviar estos formularios y otros documentos importantes de incorporación a los departamentos adecuados, ofrecer programas de formación en línea a los nuevos empleados y ayudarles a establecer sistemas de depósito directo para sus nóminas.

Un software de automatización puede incluso responder a las preguntas de los empleados sin que el directivo tenga que intervenir. Puede permitir a los empleados hacer y recibir solicitudes de permisos y hacer un seguimiento de su tiempo y asistencia. Esto puede facilitar a los profesionales de RR.HH. el seguimiento de las actividades de sus empleados, especialmente si cuentan con una amplia plantilla.

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2. Tareas financieras

El software BPA puede ayudar a las empresas a organizar la información financiera, como las cuentas por pagar. En lugar de intentar hacer un seguimiento de las facturas y copias en papel y entregarlas manualmente, una empresa puede enviar formularios electrónicos a los proveedores y dirigir las facturas digitales a los lugares adecuados. Esto también puede permitir a los miembros del equipo hacer un seguimiento y encontrar rápidamente los gastos y otros detalles financieros. Hacer que el proceso de pago sea más fácil y rápido puede aumentar la satisfacción tanto de los proveedores como de los empleados.

3. Apoyo al cliente

La asistencia al cliente o al servicio de ayuda es una de las formas más populares en que las empresas utilizan la BPA. Los robots pueden ser muy útiles para responder a las preguntas más comunes de los clientes, como el horario de atención o cómo completar las acciones de una aplicación. Incluso pueden procesar las cancelaciones de los clientes y emitir reembolsos, al tiempo que recomiendan otros recursos a los clientes. La BPA puede ayudar a una empresa a gestionar un gran número de consultas de los clientes y a ayudarlos lo más rápidamente posible.

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4. Auditorías

El software BPA puede ser muy útil para que las empresas se preparen para las auditorías. Esto se debe a que puede permitir a una empresa hacer un seguimiento de la información financiera, recuperarla fácilmente e incluirla en los documentos de auditoría. Algunos programas informáticos de BPA pueden incluso completar análisis e informes que pueden ayudar a dar a un auditor una imagen clara del historial financiero y el rendimiento de una empresa. La automatización puede hacer que el proceso de auditoría sea rápido y preciso.

5. Protección de datos

La copia de seguridad automática de los datos puede ayudar a proteger los datos, como los análisis de los clientes, para que no se pierdan. También puede ayudar a las empresas a manipular y restaurar los datos para utilizarlos en sus operaciones. El software de BPA suele permitir a las empresas almacenar los datos en una base de datos central y así acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar.

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6. Operaciones diarias

La BPA puede ayudar en tareas específicas y en las operaciones diarias de una empresa. Por ejemplo, puede proporcionar notificaciones o recordatorios por correo electrónico a empleados y clientes, facilitar el lanzamiento de productos y procesar pedidos de venta. También puede ayudar a una empresa a publicitar sus productos y servicios de forma automática.

Consejos para la automatización de procesos

Con la planificación adecuada y una cantidad suficiente de recursos, una empresa puede implementar el BPA para cumplir mejor sus objetivos. He aquí algunos consejos para automatizar los procesos de su propia empresa:

  • Gestionar las expectativas: En lugar de llevar a cabo la automatización de procesos a gran escala de una sola vez, considere la posibilidad de empezar poco a poco y aumentar la automatización a lo largo de un periodo de tiempo adecuado. Esto puede ayudarle a abordar los posibles problemas del software de automatización y a formar a los empleados para los cambios que puede conllevar.

  • Considere las consecuencias financieras: Aunque la automatización de los procesos puede reducir los costes y aumentar el rendimiento de la inversión a largo plazo, a veces puede suponer un coste importante por adelantado. Tenga en cuenta esta y otras implicaciones financieras cuando planifique su automatización de procesos para asegurarse de que es una decisión excelente para su negocio.

  • Apoye a sus clientes: Piensa en tu base de clientes y en sus necesidades antes de implantar la automatización de procesos. Por ejemplo, mientras que un robot automatizado que ayuda con los problemas de servicio al cliente puede aumentar la eficiencia de una empresa, algunos clientes pueden querer trabajar con una persona en su lugar para resolver sus problemas.

  • Apoye a sus empleados: Como la automatización de procesos puede ser un cambio importante, asegúrese de apoyar a sus empleados durante todo el proceso. Colabore con el departamento de recursos humanos para ajustar los métodos de formación y proporcionar los recursos necesarios para ayudar a los empleados a entender sus responsabilidades laborales.

  • A construir un equipo potente: Crear un equipo que se encargue de la automatización de los procesos puede ayudar a que el cambio tenga éxito. Esto también puede implicar la contratación de un equipo de tecnología de la información que ayude a instalar la automatización de procesos y a solucionar los problemas que surjan.

  • Planifica los obstáculos: Prever obstáculos o errores puede ayudarte a prepararte para ellos y a superarlos si se producen. Por ejemplo, puede ser una buena idea hacer copias de seguridad de la información e instalar sistemas de seguridad para proteger los datos en caso de fallo tecnológico.

  • Haga un seguimiento de los resultados: Supervise los resultados de la automatización de procesos para ver sus efectos en su negocio. Ver los resultados también puede ayudarle a ajustar los procesos según sea necesario para apoyar a las partes interesadas y generar éxito.

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