¿Qué es la automatización del flujo de trabajo y cómo se utiliza?

La automatización del flujo de trabajo implica el uso de herramientas para automatizar los procesos empresariales, eliminando la necesidad de realizar manualmente aquellos procesos que son lentos y monótonos. Cualquier proceso necesita un conjunto de instrucciones de flujo de trabajo para ayudar a las herramientas a completar su función de principio a fin. Desde las finanzas hasta la tecnología de la información, todos los sectores se benefician de la automatización del flujo de trabajo. En este artículo, aprenderemos sobre la automatización del flujo de trabajo, por qué es útil y cómo automatizar sus propios procesos de flujo de trabajo.

¿Qué es la automatización de procesos?

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es una serie de acciones que se desencadenan automáticamente para completar las tareas rápidamente y sin errores. Las empresas utilizan la automatización del flujo de trabajo para identificar las tareas que suelen realizar los empleados y automatizarlas mediante el uso de tecnología y aplicaciones. La mayoría de las empresas utilizan una plataforma de automatización del flujo de trabajo integrándola en sus sistemas empresariales actuales, lo que hace que la transición sea bastante fluida y más fácil de gestionar.

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo son capaces de realizar tareas basadas en un conjunto de reglas preestablecidas introducidas por un técnico. Estas reglas se enrutan dentro del sistema, lo que significa que la automatización responde a las acciones de los empleados. Por ejemplo, si un empleado introduce datos en un cuadro de entrada, el proceso de automatización del flujo de trabajo rellenará inmediatamente el resto de los cuadros de entrada basándose en los datos introducidos. Esta respuesta instantánea del sistema es la razón por la que la automatización del flujo de trabajo es tan útil para las empresas y organizaciones de cualquier sector.

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¿Por qué es importante la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es importante porque agiliza los procesos de trabajo y hace que el trabajo general sea más sencillo de realizar. Por ejemplo, en lugar de completar una tarea en cinco pasos, la automatización del flujo de trabajo puede ayudarle a completarla en dos, asumiendo la mayor parte del trabajo que habría tenido que hacer usted mismo de otro modo. La automatización del flujo de trabajo unifica las operaciones empresariales internas para que la accesibilidad y la fiabilidad de la información y los datos sean coherentes de un departamento a otro. Si todos operan dentro de un sistema centralizado que utiliza la automatización del flujo de trabajo, hay muy pocas posibilidades de error.

En recursos humanos, la automatización del flujo de trabajo ayuda a reducir el papeleo y a garantizar el cumplimiento de los procesos. También agiliza el proceso de contratación de candidatos y proporciona una experiencia de incorporación mucho más rápida a las nuevas contrataciones. En finanzas, el flujo de trabajo permite el pago automático de facturas recurrentes, simplifica el proceso de gestión de la documentación e integra perfectamente sus datos financieros corporativos en otro software de contabilidad. Para el marketing, la automatización del flujo de trabajo es útil para permitir la colaboración sin esfuerzo dentro de múltiples departamentos y garantiza que todos puedan trabajar en el contenido simultáneamente. Para TI, la automatización del flujo de trabajo asigna automáticamente las tareas a los miembros adecuados del equipo y gestiona el seguimiento de los activos.

Algunas de las ventajas adicionales de la automatización del flujo de trabajo son

  • Eficiencia: La automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia al hacer que los procesos sean más fiables y fáciles de mantener.
  • Productividad: La productividad de los empleados mejora porque pueden hacer más trabajo a un ritmo más rápido.
  • Precisión: Dado que las herramientas de flujo de trabajo automatizan procesos que antes podían suponer un reto debido a los errores humanos, la automatización puede dar lugar a menos errores, lo que significa que el trabajo que se realiza es más preciso y coherente.
  • Visibilidad en tiempo real: La automatización del flujo de trabajo a menudo integra múltiples sistemas y les permite funcionar como una unidad. Con la automatización del flujo de trabajo que funciona en todos los sistemas y plataformas, la información está actualizada y es inmediatamente rastreable.
  • Rendición de cuentas: Al minimizar los errores mediante la automatización del flujo de trabajo, es más fácil hacer un seguimiento de las huellas de los empleados y evaluar su contribución al proyecto.
  • Toma de decisiones basada en hechos: La automatización del flujo de trabajo hace que pueda revisar cualquier proceso o incertidumbre operativa y tomar decisiones empresariales mejor informadas, ya que la información es más precisa.
  • Seguridad de los datos: La automatización del flujo de trabajo mejora la seguridad de las bases de datos y los sistemas de información al establecer acciones automáticas para bloquear los datos cuando el sistema detecta posibles fallos de seguridad.
  • Satisfacción del cliente: Puede aumentar la satisfacción del cliente debido a su capacidad para reducir los tiempos de espera y los errores, lo que hace que la experiencia del cliente sea fluida y agradable.
  • Satisfacción de los empleados: Los empleados experimentan una mayor satisfacción con su trabajo porque las automatizaciones de los flujos de trabajo hacen que sus tareas sean más eficaces en cuanto al tiempo y menos tediosas.

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Cómo automatizar el flujo de trabajo en 5 pasos

Los siguientes pasos le muestran cómo automatizar el flujo de trabajo:

1. Identificar un proceso que necesita ser mejorado

Dedique algún tiempo a realizar un análisis profundo de sus procesos de trabajo y determine qué aspectos del proceso son repetitivos y pueden beneficiarse de la automatización. Puede ser útil tomar sus tareas y separarlas en partes individuales. Determine si este proceso beneficia a su equipo y consulte con él para ver si aprueban la automatización o creen que merecerá la pena. Si varias personas identifican un problema en el proceso, lo más probable es que necesite algún tipo de automatización del flujo de trabajo, especialmente si todos trabajan con el mismo sistema.

2. Definir los objetivos para mejorar el proceso

El objetivo de la automatización del flujo de trabajo es simplificar sus procesos de trabajo. Para ello, es importante que establezca objetivos prácticos y procesables. Determine cómo puede solucionar cada problema y añada ese objetivo a una lista. A continuación, separe su objetivo en pasos individuales que deben darse para que el objetivo tenga éxito. Una vez que tengas un conocimiento firme de tus objetivos y de cómo alcanzarlos, podrás estar mejor preparado para trabajar con un software de flujo de trabajo que te ayude a plasmar tus ideas.

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3. Investigue el software de flujo de trabajo

Hay muchas herramientas de automatización del flujo de trabajo entre las que puede elegir. La mayoría de estos tipos de software o aplicaciones están disponibles en línea. Algunos requieren un pago, mientras que otros son de código abierto y están disponibles gratuitamente. Asegúrese de ser minucioso a la hora de decidir cuál utilizar. Compara y contrasta sus pros y sus contras para identificar cuál ofrece las características más útiles para el tipo de procesos y funciones que necesitas mejorar. Si un software puede ayudarle a resolver la mayoría de sus problemas de flujo de trabajo, entonces probablemente sea el adecuado para que lo elija.

4. Cree el flujo de trabajo y forme al equipo

Una vez que haya seleccionado el software de automatización del flujo de trabajo que va a utilizar, comience a elaborar su flujo de trabajo. Puede ser tan intrincado o sencillo como sea necesario para realizar el trabajo. Una vez creado, forme al equipo en su uso.

5. Recopilar datos sobre los resultados

Recopila tus datos y examina los resultados del flujo de trabajo automatizado. Evalúa la productividad del equipo y comprueba si el flujo de trabajo automatizado ha proporcionado realmente los resultados que esperabas. Si ve que los datos no se ajustan a los resultados que pretendía, consulte con los miembros de su equipo para ver dónde puede mejorar el flujo de trabajo. También puede probar otro software de flujo de trabajo automatizado para ver si ofrece funciones más refinadas e intuitivas.

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