Un bloque contable de acero con una superficie dura como la de Google es lo que te viene a la mente cuando escuchas el término «balance de comprobación». ¿Qué es, precisamente, un balance de sumas y saldos, y cómo se puede sacar el máximo partido de él?
En este artículo, analizamos qué es un balance de sumas y saldos, cómo crear uno y algunos ejemplos de cómo utilizarlo en su empresa.
¿Qué es un balance de prueba?
Un balance de sumas y saldos es un informe contable que muestra los saldos de los libros contables de una empresa. El balance de sumas y saldos enumera las cuentas deudoras y acreedoras para garantizar su correcto equilibrio. Al final de cada periodo contable, las empresas suelen realizar balances de comprobación para asegurarse de que los asientos contables son siempre precisos y están equilibrados.
Un balance de sumas y saldos suele consistir en una hoja de cálculo con dos columnas separadas que dan cuenta de los débitos y créditos en los que incurre una empresa a lo largo de un determinado periodo de tiempo. En estas columnas se enumeran todas las transacciones comerciales realizadas durante el periodo de tiempo establecido, incluidos los ingresos, los pasivos y los activos. El objetivo principal de un balance de comprobación es determinar si se ha cometido algún error en las entradas del sistema contable, con columnas de débito y crédito iguales que indican que los libros de contabilidad de la empresa están equilibrados con precisión.
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Diferencia entre un balance de prueba y un balance de situación
No hay que confundir un balance de sumas y saldos con un balance de situación. Un balance de sumas y saldos es un informe que se realiza únicamente para uso interno y que no sale del departamento de contabilidad de una empresa. Esta herramienta contable separa los débitos y los créditos que figuran en el libro mayor de una empresa durante un determinado período de tiempo y se utiliza para mostrar que cada columna es igual a la otra. El objetivo principal del balance de comprobación es detectar cualquier error que se haya cometido al introducir los créditos o los débitos en el sistema contable de una empresa.
Por otro lado, un balance es un estado financiero que se crea para su distribución en toda la empresa e incluso fuera de ella. Por ejemplo, un balance puede entregarse a los directivos de una empresa, así como a posibles inversores o acreedores. Este estado financiero se utiliza para resumir y denotar los saldos totales de los activos, los fondos propios y los pasivos de una empresa. El balance informa de la situación financiera de una empresa al final de un período determinado, como el final de un trimestre o año fiscal.
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Cómo preparar un balance de prueba
Los balances de comprobación se preparan normalmente al final de un período contable. Estos balances pueden prepararse manualmente o utilizando un sistema contable en un ordenador. A continuación se indican los pasos que hay que seguir para preparar un balance de su empresa:
1. Saldar cada cuenta del libro mayor
Antes de poder hacer un balance de comprobación, tendrá que determinar los saldos de cierre de todas las cuentas que tiene en su libro de contabilidad. El saldo es la diferencia entre el total de créditos y el total de débitos de una cuenta. Las cuentas comunes del libro mayor incluyen el inventario, los servicios públicos, los préstamos, el alquiler y los salarios.
2. Preparar el balance de sumas y saldos
El siguiente paso es preparar la hoja de trabajo del balance de comprobación creando tres columnas separadas. Una columna debe ser los nombres de cada cuenta del libro mayor y las otras dos columnas deben ser para los saldos deudores y acreedores de cada cuenta.
3. Rellenar la hoja de trabajo
Rellene los nombres de cada cuenta, así como los débitos o créditos totales de cada cuenta contable para el período contable.
4. Totalizar las columnas
Después de rellenar cada columna, deberá encontrar el total de las mismas. Si los libros de contabilidad de su empresa son correctos, los totales de las columnas de crédito y débito serán iguales.
5. Cerrar el balance de comprobación
Si las columnas del debe y del haber son iguales entre sí, puedes cerrar el balance de comprobación de ese periodo contable. Si no son iguales, tendrá que encontrar el error en su libro de contabilidad. Los errores más comunes que pueden dar lugar a columnas de crédito y débito desiguales incluyen un importe erróneo contabilizado en el libro mayor, un asiento realizado en la columna equivocada y un error cometido al trasladar los saldos del libro mayor a las columnas del balance de comprobación.
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2. Limitaciones de un balance de prueba
Aunque un balance de comprobación puede servir para comprobar los totales de los débitos y créditos de una cuenta contable y compararlos con otras columnas de la hoja de cálculo, no es una garantía contra los errores. Al preparar un balance de comprobación, hay que tener en cuenta las siguientes limitaciones que pueden surgir:
Error de principio
Este tipo de error se produce cuando se realiza un asiento en el tipo de cuenta equivocado. Por ejemplo, si los costes del seguro (gasto) se cargan en una cuenta de ingresos (activo), una hoja de cálculo del balance de sumas y saldos no podría detectarlo y los totales del balance de sumas y saldos podrían seguir siendo iguales.
Error de entrada original
Este tipo de error se produce cuando se introduce incorrectamente una transacción tanto en el lado del débito como en el del crédito. Por ejemplo, si una compra se introduce como $19 en lugar de $91 en una columna de débito y se introduce igualmente como $91 en la columna de crédito correspondiente, el balance de comprobación seguirá mostrando que las columnas son iguales, pero seguirá habiendo un error en el sistema de contabilidad de la empresa.
Error de inversión
Un error de anulación se produce cuando se realiza una entrada por el importe correcto pero se introduce como un crédito en lugar de un débito o viceversa. Por ejemplo, si se cargan 50 dólares en una cuenta y se abonan en otra, pero deberían haberse introducido en el orden inverso, el balance de comprobación seguiría mostrando un saldo igual a pesar de este error.
Ejemplo de balance de comprobación
El siguiente es un ejemplo del balance de comprobación de una empresa hipotética para un período contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Pago del seguro | $5,000 | |
| Pago a proveedores | $5,000 | |
| Efectivo | $7,000 | |
| Equipo de oficina | $3,000 | |
| Préstamo bancario | $10,000 | |
| Salarios | $2,500 | |
| Cuentas por pagar | $2,500 | |
| Total | $17,500 | $17,500 |
El total de la columna de débito es de 17.500 dólares, y el total de la columna de crédito también es de 17.500 dólares. Esto significa que el libro mayor de la empresa está equilibrado para ese período contable en particular.