Un balance proporciona una instantánea de los activos y pasivos de una empresa, así como otra información financiera. Aunque los balances interesan sobre todo a los propietarios de la empresa, también son interesantes para los posibles acreedores e inversores.
En este artículo, analizaremos por qué son importantes los balances, qué deben incluir y cómo deben ser formateados.
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¿Por qué son importantes los balances?
El balance, frecuentemente conocido como estado de situación financiera, es uno de los tres principales estados financieros utilizados por las empresas, siendo los otros dos el estado de flujos de caja y la cuenta de resultados.
Los balances proporcionan la situación financiera de una empresa en una fecha determinada, detallando los activos (lo que la empresa posee), los pasivos (lo que la empresa debe) y los fondos propios (el dinero que queda para los propietarios). Estos estados financieros pueden prepararse en cualquier momento, pero normalmente se elaboran al final de los períodos contables. Estos periodos contables varían en función de las necesidades y preferencias de la empresa, pero suelen tener lugar una vez al mes, al trimestre o al año.
El balance de una empresa muestra todas las transacciones que se han realizado desde su creación. Esto revela mucho sobre la salud financiera de una empresa. También permite a los propietarios de empresas comparar los balances actuales con los anteriores, lo que les da una idea de los cambios que han sufrido sus finanzas a lo largo del tiempo. Además, permite a las empresas calibrar su capacidad para satisfacer las deudas y realizar los próximos pagos mediante esta ecuación:
Activo corriente / Pasivo corriente = Ratio corriente
Aparte de la utilidad para los propietarios de las empresas, los balances también proporcionan información valiosa a los acreedores e inversores que luego utilizan para predecir el rendimiento y la rentabilidad futuros de una empresa. Estas partes externas utilizan el balance para evaluar la solvencia, la liquidez y la estructura de capital de una empresa.
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Qué incluir en los balances
Un balance se divide en tres secciones principales:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio del propietario's
Activos
Los activos, también conocidos como «recursos» o cosas que la empresa posee y que tienen un valor monetario, se detallan en esta sección. Los activos similares se agrupan en los balances. La forma más popular de hacerlo es dividiendo los activos en categorías corrientes y no corrientes. Por lo general, los activos se enumeran por orden de liquidez, o por la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo, y los activos corrientes se enumeran en primer lugar.
Los activos corrientes son cosas que se consumirán o utilizarán en un periodo corto de tiempo, normalmente en un año. Algunos ejemplos de activos corrientes son:
- Cuentas por cobrar (dinero que los clientes deben a la empresa)
- Equivalentes de efectivo (bonos, acciones y moneda)
- Los gastos prepagados
- Inventario
- Efectivo (fondos en una cuenta corriente)
- Dinero en tránsito (fondos que se transfieren entre cuentas)
- Inversiones a corto plazo
- Gastos pagados por adelantado
- Anticipos
Los activos no corrientes son elementos que proporcionan beneficios durante un largo periodo de tiempo, normalmente durante más de un año. Algunos ejemplos de activos no corrientes son:
- Activos intangibles (cosas como el fondo de comercio, las marcas y las patentes)
- Inversiones a largo plazo
- Equipos y maquinaria
- Construcción y terreno
Pasivo
Los pasivos, u obligaciones con fuentes externas, son los siguientes. En otras palabras, esta sección detalla lo que la empresa debe a otros. Al igual que la sección de activos, los pasivos se dividen en agrupaciones corrientes y no corrientes. Dentro de esta sección, los pasivos se enumeran por su fecha de vencimiento, y los activos corrientes se enumeran en primer lugar.
El pasivo corriente se refiere a las obligaciones que la empresa espera satisfacer en el plazo de un año. Estas obligaciones suelen satisfacerse mediante la prestación de servicios o bienes, o utilizando los activos corrientes de la empresa. Algunos ejemplos de pasivos corrientes son:
- Impuestos anuales
- Préstamos que deben devolverse en un año
- Salarios de los empleados
- Cuentas por pagar (el importe que se debe a los proveedores por los artículos comprados a crédito)
Los pasivos no corrientes tienen una fecha de vencimiento que está a más de un año de distancia. Algunos ejemplos de pasivos no corrientes son:
- Bonos emitidos por la empresa
- Préstamos que se pueden devolver en el futuro (más allá de un año)
Patrimonio del propietario's
Los fondos propios, también denominados «fondos de los accionistas» cuando se utilizan en sociedades anónimas y no en sociedades unipersonales, constituyen la última sección del balance de una empresa. Los fondos propios son un término que se refiere a la cantidad de dinero que posee una empresa. Los fondos propios representan la cantidad de fondos que pertenecen a los propietarios de la empresa. Los fondos propios de una empresa pueden fluctuar cuando se saca dinero para pagar a los propietarios.
Algunos ejemplos de equidad del propietario son
- Beneficios retenidos (el total de gastos restado del total de ingresos)
- Acciones públicas o privadas
- Capital (fondos que los propietarios invierten en la empresa)
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La ecuación del balance
El balance hace honor a su nombre. Se utiliza para garantizar que los activos de una empresa son iguales a sus pasivos y al patrimonio neto. Esto se debe a que los activos se pagan o bien aumentando el pasivo (pidiendo dinero prestado) o bien obteniendo fondos propios (pagando los propietarios). Esta es la ecuación utilizada para determinar la situación financiera de la empresa en un balance:
Pasivo + Patrimonio neto = Activo
¿Por qué son importantes los formatos de los balances?
Aunque la información que se encuentra en todos los balances es la misma, el formato del balance determina la disposición de la información contable de una empresa. La elección del formato correcto para su empresa depende realmente de la forma en que desee ver la información. En otras palabras, qué formato le ayuda a entender las partidas y cómo se relacionan entre sí.
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Tipos de formatos de balance
Se utilizan tres formatos principales para presentar la información que se encuentra en un balance:
Formato de la cuenta
El formato de la cuenta divide el balance en dos columnas, con los activos enumerados en el lado izquierdo y los pasivos, así como el patrimonio de los propietarios, detallados en el lado derecho. Cuando todo está contabilizado, los totales de ambos lados deben ser iguales.
Formato del informe
Este formato utiliza una sola columna vertical, en la que se muestran primero los activos, seguidos de los pasivos de la empresa y luego los fondos propios. Este es el estilo que suelen utilizar las empresas al formatear sus balances.
Formato de la situación financiera
Aunque rara vez se utiliza en los Estados Unidos, el formato de posición financiera es muy utilizado en mercados internacionales como el europeo. En este formato, la sección de patrimonio neto se sustituye por dos partidas:
- Capital circulante: Se calcula restando el activo corriente de una empresa del pasivo corriente. Se utiliza para comprobar si una empresa tiene fondos para pagar sus facturas.
- Activos netos: Este es el mismo cálculo que el valor total que se encuentra en los formatos de cuenta y de informe. Se refiere a la diferencia entre los activos totales de una empresa y sus pasivos.
Ejemplos de formatos de balances
Aquí tienes ejemplos de los dos formatos de balance más populares:
Formato de las cuentas
| Balance de situación | |||
|---|---|---|---|
| Activos | Pasivo & accionistas' de capital | ||
| Activos actuales | Pasivos | ||
| Efectivo | $85,000 | Documentos por pagar | $4,000 |
| Cuentas por cobrar | $4,400 | Cuentas por pagar | $2,600 |
| Alquileres de edificios pagados por adelantado | $1,800 | Sueldos a pagar | $2,000 |
| Seguros | $3,600 | Impuesto sobre la renta a pagar | $4,000 |
| Suministros | $800 | Ingresos por servicios no devengados | $3,400 |
| Total de activos corrientes | $95,600 | Responsabilidades totales | $16,000 |
| Activos no corrientes | Fondos propios de los accionistas | ||
| Equipo $9.000 | Capital social 50.000 dólares | ||
| Dep. contable -Equipamiento $3.600 | $5,400 | Beneficios retenidos 35.000 dólares | $85,000 |
| Activos totales | $101,000 | Total pasivo y fondos propios | $101,000 |
Formato de informe
| Balance de situación | |
|---|---|
| Activos | |
| Activos corrientes | |
| Efectivo | $85,000 |
| Cuentas por cobrar | $4,400 |
| Alquiler de edificios de prepago | $1,800 |
| Seguros | $3,600 |
| Suministros | $800 |
| Total de activos corrientes | $95,600 |
| Activos no corrientes | |
| Equipo $9.000 | |
| Dep. Acc. -Equipamiento $3.600 | $5,400 |
| Activos totales | $101,000 |
| Pasivos y fondos propios | |
| Pasivos | |
| Notas a pagar | $4,000 |
| Cuentas por pagar | $2,600 |
| Salarios a pagar | $2,000 |
| El impuesto sobre la renta a pagar | $4,000 |
| Ingresos por servicios no devengados | $3,400 |
| Total del pasivo | $16,000 |
| Fondos propios de los accionistas | |
| Capital social 50.000 dólares | |
| Ganancias retenidas 35.000 dólares | $85,000 |
| Pasivo total & stockholders' equity | $101,000 |