Una empresa puede gestionar una amplia gama de datos, como el inventario de productos, la información de recursos humanos y las compras de los clientes. La gestión de datos es fundamental para el éxito de la empresa. Para organizar y gestionar los datos, se suelen utilizar hojas de cálculo o bases de datos, y entender en qué se diferencian es importante para elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
En este artículo, explicamos qué son las bases de datos y las hojas de cálculo y analizamos algunas de sus diferencias, como su funcionalidad, organización y finalidad.
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¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto estructurado de información guardado en un ordenador y accesible para buscar, editar y acceder a la información. Se compone de numerosas tablas que almacenan datos en bruto, o información no procesada e ininteligible. Las empresas pueden llevar el control de sus empleados y de los datos laborales mediante una base de datos. Los datos de una base de datos pueden ser relacionales, lo que permite establecer conexiones y referencias cruzadas entre varias tablas.
Estos son algunos de los usos de las bases de datos:
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Mantener un gran volumen de datos: Las bases de datos pueden contener una gran cantidad de datos, y son escalables sin afectar a la velocidad de recuperación de los mismos.
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Analizar múltiples tablas de datos: Dado que las bases de datos permiten recuperar datos en función de parámetros de búsqueda, pueden ser una gran herramienta de comparación y análisis. Por ejemplo, si necesita analizar las listas de pedidos anuales de los últimos cinco años por producto, categoría y precio, una búsqueda en la base de datos puede presentar rápidamente esta información.
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Actualizar los datos con frecuencia: La naturaleza relacional de los datos en una base de datos significa que la edición de los datos en una tabla afecta a los datos asociados en otras tablas. Esto ahorra tiempo porque todas las tablas asociadas se actualizan automáticamente.
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Establecer la seguridad: Con una base de datos, el administrador puede establecer varios niveles de acceso para los usuarios. Puede asignar diferentes permisos, permitiendo a determinados usuarios ver y editar ciertos datos mientras se les prohíbe el acceso a datos restringidos.
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¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un archivo informático utilizado para organizar, clasificar y almacenar datos numéricos y alfabéticos, así como para realizar cálculos. Al igual que las bases de datos, las hojas de cálculo almacenan datos en filas y columnas, pero los datos entre varias hojas de cálculo no son relacionales. Una sola hoja de cálculo puede contener miles de columnas y más de un millón de filas.
Mucha gente utiliza las hojas de cálculo para el simple análisis de datos, pero las hojas de cálculo pueden utilizarse para cualquiera de las siguientes actividades:
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Haciendo cálculos: Las hojas de cálculo permiten a los usuarios realizar funciones matemáticas, como la multiplicación y la división, mediante funciones preestablecidas. Los usuarios pueden introducir fórmulas que calculan automáticamente y con precisión las cifras, lo que permite a una empresa utilizar las hojas de cálculo como un software de contabilidad ligero.
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Mantenimiento de listas: Cuando se mantiene una lista continua de datos, como los candidatos a una entrevista o los pedidos de inventario, una hoja de cálculo puede ser una forma sencilla y eficiente de organizar e interpretar la información.
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Creación de gráficos o diagramas: Las hojas de cálculo suelen incluir funciones para convertir los datos de las celdas en gráficos o diagramas preestablecidos. Esto puede ser útil para informes o presentaciones que requieran una interpretación visual de los datos.
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Previsión empresarial: Las hojas de cálculo pueden ayudar a los usuarios a tener una perspectiva de los gastos y los beneficios. También permiten a los usuarios aplicar fórmulas condicionales en los valores de los datos, lo que puede ser una herramienta para estimar el impacto potencial de los cambios en el modelo de negocio.
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Bases de datos frente a hojas de cálculo
Aunque hay muchas similitudes entre las bases de datos y las hojas de cálculo, sus diferencias ayudan a determinar cuál se ajusta mejor a las necesidades de su empresa. Estas diferencias incluyen:
Funcionalidad
Cuando abres una hoja de cálculo, todo—todas las filas y columnas de la tabla—y los datos que contienen—son visibles para ti. Por eso, abrir una hoja de cálculo muy grande puede suponer un esfuerzo para la capacidad de procesamiento de tu ordenador.
Las bases de datos, sin embargo, almacenan datos en el back end—sistemas que los usuarios no ven, como los servidores. El usuario accede a la base de datos a través de una interfaz que suele contar con un área para consultas de búsqueda y funciones de clasificación y filtrado para acotar los resultados. Así, las bases de datos muestran sólo los datos que el usuario recupera.
Organización
Las bases de datos organizan los datos en tablas con nombre compuestas por columnas y filas. Cada columna representa un campo de búsqueda y cada fila representa los datos que se pueden buscar. Vinculan las tablas de datos basándose en conexiones y relaciones lógicas, como conceptos o claves comunes. Esta organización de la estructura permite a los usuarios refinar estas conexiones y crear reglas que gobiernan cómo se recuperan los datos con consultas específicas. Por ejemplo, en una base de datos de autores y sus obras, puede haber columnas para:
- Nombres de autores
- Títulos
- Fechas de publicación
- Las palabras cuentan
El usuario puede completar la búsqueda filtrando el campo de la fecha de publicación para que sólo aparezcan las obras publicadas después de 1950. La función de búsqueda de las bases de datos también puede identificar casos de conjuntos de datos duplicados, lo que permite al administrador eliminar redundancias y ahorrar espacio.
Hojas de cálculo' la organización depende del formato y de quién introduce los datos. Las celdas de una hoja de cálculo pueden ser formateadas para realizar ciertas tareas, como enlazar con otras celdas dentro de la tabla o completar ciertas funciones matemáticas. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que hace un seguimiento del inventario, un usuario puede formatear la tabla para que muestre los totales en función de los cambios en determinadas celdas. A diferencia de las bases de datos, las hojas de cálculo suelen tener una funcionalidad de consulta de búsqueda limitada, por lo que navegar por extensos conjuntos de datos puede ser un reto.
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Objetivo
Las bases de datos y las hojas de cálculo son excelentes para manejar diferentes tipos y volúmenes de datos. Las hojas de cálculo pueden ser ideales para conjuntos de datos más pequeños de valores numéricos y de texto. Si un usuario crea archivos separados según el tipo de datos, las hojas de cálculo pueden ser una forma útil de organizar la información personal o de la empresa. Las hojas de cálculo también pueden ser útiles para clasificar y analizar datos y aplicar fórmulas a los mismos.
Las bases de datos están mejor equipadas para gestionar grandes cantidades de datos de todo tipo, incluyendo documentos y archivos de imagen. Debido a su capacidad para manejar archivos de mayor tamaño, las bases de datos son ideales para almacenar datos de dispositivos como cámaras, equipos GPS y drones. Las bases de datos también son mejores para la recuperación de datos, ya que su diseño y organización permiten una fácil extracción de la información. Las interfaces de las bases de datos suelen ser intuitivas, lo que permite un rápido aprendizaje del sistema sin necesidad de formación dirigida.
Soporte multiusuario
Otro punto de divergencia entre las hojas de cálculo y las bases de datos es su accesibilidad. En el caso de las hojas de cálculo, suele ser conveniente limitar el número de personas que pueden acceder a los datos y trabajar con ellos. Esto puede limitar los riesgos para la integridad de los datos. Las bases de datos, sin embargo, permiten que varias personas accedan a los mismos datos, con salvaguardas que impiden revisiones no autorizadas e innecesarias.