Una PMO puede ayudar a una organización a realizar proyectos de alta calidad de forma más eficiente y coherente mediante el establecimiento de procedimientos y metodologías estándar. La PMO es un depósito de proyectos y un sistema de apoyo que mantiene un proceso y un método de estandarización. Como gestor de proyectos, puede beneficiarse de saber cómo una PMO ayuda a lograr la finalización del proyecto y la alineación de los objetivos.
En este artículo, explicamos qué es una PMO, examinamos tres tipos y describimos 10 beneficios de tener una.
¿Qué es una PMO y qué hace?
¿Qué es una PMO?
La PMO de una organización o departamento se encarga de coordinar y gestionar los proyectos. El objetivo principal de la PMO es estandarizar las metodologías con las que opera una organización. La PMO también puede manejar datos e información, educar a los empleados, crear software de gestión de proyectos e idear enfoques para mejorar el rendimiento. Las PMO pueden realizar una amplia gama de tareas adicionales, como la gestión de datos y la elaboración de informes, la formación de los empleados, la mejora de la eficiencia de los procesos, etc.
- Priorización de proyectos con respecto a los objetivos estratégicos de la organización
- Gestión de los recursos del proyecto y resolución de problemas relacionados con los recursos
- Mantener, actualizar e informar de los datos del proyecto a las partes interesadas
- Mantener la documentación de cada proyecto
- Supervisar el progreso de los proyectos de la organización
- Apoyar a los equipos y gestores que trabajan en los proyectos
La PMO suele ser un grupo de alto rango, situado por debajo de los principales responsables de la organización. Su posición con respecto a la dirección de la organización y a los jefes de equipo ayuda a la PMO a transmitir la información importante del proyecto a la alta dirección y las necesidades de ésta al personal que trabaja en los proyectos.
Disponer de una PMO puede ser útil para las organizaciones que gestionan un gran número de proyectos o que persiguen proyectos que implican a varios departamentos. La PMO también puede ayudar a controlar los gastos del proyecto a través de la asignación de recursos y mantener la transparencia al servir como un conducto para la comunicación.
¿Cuáles son los tipos de PMO?
Las características específicas de una PMO pueden variar en función de la organización en la que opera y de los objetivos que pretende alcanzar. Sin embargo, hay suficientes características comunes entre las PMO como para organizarlas en tres categorías:
Apoyo
Una PMO de apoyo recopila y almacena todos los proyectos de una organización y proporciona el apoyo necesario. Ejerce poco control sobre los distintos proyectos, en lugar de ello, desempeña más bien un papel de consultoría para garantizar que los equipos sigan las mejores prácticas y tengan los conocimientos que necesitan para mantenerse en el camino. Una PMO de apoyo también puede transmitir consejos sobre cómo proceder con los nuevos proyectos basándose en los conocimientos adquiridos en proyectos anteriores.
Controlar
Una PMO controladora desempeña el mismo papel consultivo que una PMO de apoyo, pero tiene la autoridad para obligar a los equipos a seguir las prácticas de la organización, como el uso de determinadas herramientas y la adhesión a metodologías específicas. Una PMO de control ejerce un nivel moderado de control sobre los proyectos de una organización.
Directiva
Una PMO directiva puede dirigir completamente los proyectos de una organización, ejerciendo un alto nivel de control de gestión. Asigna gestores a los proyectos, recibe informes de estos gestores y es responsable de los resultados de cada proyecto. Funcionando como la autoridad centralizada de una organización sobre los proyectos, una PMO directiva puede ayudar a garantizar la coherencia en toda la cartera.
10 Beneficios de una PMO
Contar con una PMO en su organización puede optimizar la forma de gestionar los proyectos y proporcionar beneficios adicionales como resultado. A continuación, una lista de 10 beneficios que puede aportar una PMO:
1. Estandarización
Un PTO puede unificar el enfoque de los proyectos de una organización estandarizando sus métodos y procesos. La estandarización puede ayudar a los gestores de proyectos al establecer reglas sobre cómo deben completar una tarea. Por ejemplo, si se les deja a su aire, dos gestores de proyectos distintos pueden tener expectativas diferentes a la hora de redactar informes, pero la estandarización puede garantizar que cada informe incluya el mismo formato, tipos de detalles y demás. Esto también puede ayudar a la alta dirección a comparar el rendimiento entre los gestores de proyectos estableciendo una rúbrica de referencia.
2. Resultados coherentes y precisos
La estandarización puede ser especialmente útil si un equipo se encuentra con dificultades al llevar a cabo un proyecto. Las normas establecidas por la PMO pueden ayudar al equipo a despejar la dificultad y avanzar. Además, con la documentación constante que la PMO mantiene, puede crear una imagen más clara y precisa de cómo estimar la duración de los proyectos, establecer presupuestos y asignar recursos para futuros proyectos.
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3. Reducción de costes
Una mayor precisión puede suponer la ventaja añadida de reducir los costes del proyecto. Contar con estimaciones precisas del tiempo, el dinero y los materiales necesarios para un proyecto disminuye la posibilidad de que se produzcan revisiones o adaptaciones a mitad del proyecto, lo que podría dar lugar a un aumento de los costes no previsto en el presupuesto. Una PMO también hace un seguimiento continuo de los detalles del proyecto, como el coste, lo que permite una gestión en tiempo real para garantizar que el equipo se mantiene por debajo del presupuesto.
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4. Facilitar la finalización del proyecto
Una PMO puede facilitar la finalización de un proyecto al permitir que los gestores y los equipos del mismo se concentren en la ejecución del plan, la finalización de los entregables y el cumplimiento de los hitos, mientras la PMO se encarga de las actividades secundarias de documentación, informes, comunicación y análisis. Su análisis también puede facilitar la finalización al informar sobre metodologías revisadas que pueden aumentar la productividad.
5. Alineación con los objetivos de la organización
Una de las funciones más importantes de una PMO es determinar que un proyecto se ajusta a los objetivos a largo plazo de la organización. Si la PMO ve que la finalización de un proyecto concreto puede no hacer avanzar a la organización hacia sus objetivos, puede cancelar el proyecto para redirigir el tiempo, el dinero y los recursos a otros proyectos que estén mejor alineados. De este modo, la PMO ayuda a garantizar que las actividades de la organización siempre añaden valor.
6. Centro de conocimientos
El PTO de su organización puede funcionar como un centro de conocimientos de diversas formas. Como centro de coordinación de todos los proyectos de la organización, la PTO puede estar al tanto de las similitudes en el alcance de los proyectos entre los departamentos y puede compartir conocimientos que pueden guiar a los equipos de proyecto. El PTO también conoce los requisitos de cada proyecto y puede, por tanto, dirigir a los equipos a los recursos educativos que pueden facilitar la finalización del proyecto.
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7. Datos centralizados
Del mismo modo, el PTO es la unidad de almacenamiento de todos los datos del proyecto dentro de una organización. La centralización puede agilizar los esfuerzos de los equipos para localizar los datos que necesitan. También mantiene la visibilidad para todas las partes interesadas sobre los detalles del proyecto, como las dependencias y las razones del estancamiento del progreso. Esta visibilidad puede ser útil para comunicar los problemas entre los equipos del proyecto y la alta dirección y permitirles trabajar juntos en la elaboración de soluciones basadas en datos concretos.
8. Formación, tutoría y entrenamiento
La PMO puede identificar los mejores talentos de liderazgo entre los gestores de proyectos y ayudar a su desarrollo a través de la formación, la tutoría y el entrenamiento. Al ayudar a perfeccionar las habilidades de gestión de proyectos, la OGP proporciona un apoyo profesional que puede producir no sólo personal mejor capacitado, sino también, líderes de equipo que se sienten valorados, lo que puede contribuir a la retención de los empleados.
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9. Garantía de calidad
La PMO puede ayudar a mantener la garantía de calidad ofreciendo una perspectiva única sobre el rendimiento del proyecto. Un punto de vista externo puede identificar a menudo áreas que necesitan ser mejoradas y que los que están más cerca del proyecto no pueden ver. Por ejemplo, un miembro de la PMO puede reconocer que un equipo de proyecto podría utilizar sus recursos de forma más óptima y aportar su visión sobre cómo hacerlo. Esto puede ayudar al equipo a cumplir sus medidas de calidad y a completar el proyecto con mayor precisión.
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10. Mejor toma de decisiones
La PMO es el lugar en el que se cruzan las aspiraciones y experiencias de la alta dirección, la gestión de equipos y los equipos de proyectos, lo que proporciona a la PMO una gran cantidad de material de referencia del que puede extraer ideas útiles. Esto puede ser valioso en caso de interrupción u obstáculo de un proyecto. Para sortear el obstáculo, el director del proyecto puede consultar con la PMO para considerar acciones alternativas basadas en soluciones de proyectos anteriores.