El mantenimiento de la producción, el cumplimiento de los pedidos de los clientes y el control del inventario disponible dependen de una gestión precisa del inventario en los almacenes, las plantas de fabricación y los centros de venta al por menor. Los sistemas electrónicos de gestión de inventarios son una opción muy popular, aunque el control manual del inventario tiene muchas ventajas.
Además de favorecer una mejor organización y una mayor productividad, suelen ser sencillos y fáciles de aprender.
En este artículo, explicamos qué es un sistema de gestión de inventarios y comentamos 10 ventajas de utilizar uno.
¿Qué es un sistema de gestión de inventarios?
Un sistema electrónico de gestión de inventarios mantiene los productos organizados y proporciona números de inventario precisos para ayudar a los empleados. Esto ayuda a mantener el inventario y las ventas organizadas, permitiendo a la empresa cumplir con los pedidos y hacer un seguimiento de la producción o las ventas en general. El uso de un sistema electrónico de gestión de inventarios requiere poca formación y puede ayudar a que la gestión de inventarios sea más eficiente.
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Beneficios del uso de un sistema de gestión de inventario
El uso de un sistema de gestión de inventario tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas o las grandes operaciones de venta al por menor o de almacén, entre otras:
Inventario más preciso
Los sistemas de gestión de inventarios ayudan a las empresas a realizar pedidos y a hacer un seguimiento de los productos. Estos sistemas controlan cada producto que entra y sale de la empresa durante la producción, el almacenamiento y las ventas. Muchos sistemas de gestión de inventario son también sistemas de punto de venta, lo que significa que pueden procesar pagos y ventas, o pueden integrarse con los sistemas de punto de venta existentes.
Las empresas con un inventario más preciso podrían reducir los costes de gestión de inventario interno y establecer mejores relaciones con los clientes y socios.
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Reducción de costes
Los sistemas de gestión de inventarios ayudan a reducir los costes de la empresa al evitar el exceso de existencias. Cuando una empresa tiene una cuenta exacta de su inventario, puede garantizar los pedidos de los clientes y evitar los pedidos pendientes.
Dado que las empresas suelen mantener su inventario en un espacio de almacenamiento alquilado o arrendado, el exceso de existencias puede generar costes inesperados. Si se tarda meses o semanas en eliminar el exceso de inventario, el espacio de almacenamiento genera mayores costes. Otros costes de almacenamiento de inventario que podría reducir con un sistema de gestión de inventarios son:
- Salario de los empleados: Los empleados deben almacenar y gestionar el exceso de inventario, lo que aumenta los costes laborales de la empresa.
- Seguros: Alquilar o arrendar un almacén suele requerir una póliza de seguro para proteger la propiedad y sus activos, lo que aumenta los costes de la empresa.
- Transporte: Almacenar el exceso de inventario puede aumentar los costes de transporte para trasladarlo hacia y desde los almacenes.
Mayor automatización
La automatización se produce cuando las empresas utilizan programas informáticos para automatizar determinados procesos. Con el software de gestión de inventario, las empresas pueden automatizar el proceso para reducir los errores, minimizar los costes de mano de obra y producir recuentos de existencias más precisos. La automatización reduce la dependencia de la empresa de la mano de obra humana y hace que el proceso de gestión del inventario sea más eficiente a largo plazo.
Mayor productividad
Las empresas que utilizan software de gestión de inventario pueden experimentar mayores tasas de producción. Con menos errores de inventario que atender, las empresas pueden centrarse en la producción de productos de mayor calidad a un ritmo más rápido. La empresa puede, entonces, reasignar las horas de trabajo a otras tareas para mejorar el negocio y hacer la producción más eficiente.
Por ejemplo, si una empresa tiene tres empleados de gestión de inventarios en nómina, podría reducir ese número y ahorrar en costes laborales utilizando un software de gestión de inventarios. Además, existe la posibilidad de trasladar a uno o varios de esos empleados de gestión de inventarios a otra área de la empresa. Esto asegura que las empresas están optimizando su mano de obra.
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Mayor organización
Los sistemas de gestión de inventarios también ayudan a las empresas a crear mejores sistemas de organización del inventario. Permiten a los empleados clasificar los productos por tamaño, forma, nombre o cualquier otro parámetro útil. Un inventario organizado puede ayudar a la empresa a satisfacer los pedidos con mayor rapidez y precisión, así como a realizar un seguimiento de los productos de forma sencilla y eficaz.
Por ejemplo, un sistema de gestión de inventarios puede ayudar a un fabricante de automóviles a organizar cada pieza de maquinaria por su nombre y número de lote. Esto ayuda al personal de manipulación de materiales a encontrar rápidamente los artículos correctos y permite a la empresa hacer un seguimiento de cada componente desde el camión de entrega hasta el producto final. Esto también puede reducir la responsabilidad en caso de que se produzca una retirada de productos, ya que cada material o producto del sistema es rastreable.
Mejora la experiencia del cliente
Un sistema de inventario organizado y preciso puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente. Las empresas pueden atender los pedidos de los clientes con rapidez y precisión, lo que aumenta la satisfacción de los clientes. Este nivel de servicio al cliente puede aumentar la confianza y la lealtad de los clientes, solidificando la relación entre la empresa y sus clientes. Esto ayuda a crear una imagen de marca más positiva y puede conducir a un aumento de los beneficios a medida que más clientes utilizan sus productos.
Mejora de las relaciones comerciales
Un sistema de gestión de inventario también puede ayudar a las empresas a establecer mejores relaciones comerciales. El cumplimiento rápido y preciso de los pedidos puede ayudar a aumentar la confianza entre dos empresas y solidificar la relación profesional existente.
Por ejemplo, una panadería puede depender de un molino de harina que le proporcione los ingredientes que necesita para producir sus productos. Esto crea una cadena de dependencia que un sistema de gestión de inventario apoya. Si los empleados de la fábrica de harina utilizan un sistema de gestión de inventarios, pueden hacer un seguimiento preciso de cada lote de harina y cumplir con los pedidos de la panadería.
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6. Mayor seguridad de los datos
Los sistemas modernos de gestión de inventarios permiten a los usuarios restringir el acceso al inventario de la empresa. Estos permisos ayudan a prevenir los costes potenciales de una violación de datos. Los sistemas de gestión de inventarios también garantizan que las operaciones internas de una empresa permanezcan privadas de los proveedores y del personal de servicio. Esta concentración de información puede servir de amortiguador contra los ciberataques y ayudar a que la resolución de errores sea más eficiente.
Mejorar la visibilidad de los datos
Si bien los sistemas de gestión de inventario hacen que los datos estén más seguros, también los hacen más visibles para el equipo ejecutivo de la empresa. Una mayor visibilidad de los datos significa que los líderes pueden tomar decisiones empresariales más informadas con menos errores que podrían costar tiempo o dinero. Por ejemplo, un jefe de almacén puede ver qué inventario entra y sale del almacén, lo que puede ayudarle a encontrar cualquier discrepancia en los recuentos de inventario.
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2. Mejora de la coordinación entre sedes
Tener varios almacenes o puntos de venta significa más inventario que gestionar. Un sistema de gestión de inventarios puede ayudar a organizar y mejorar la coordinación entre las distintas instalaciones. Una mayor coordinación entre las ubicaciones puede ayudar a reducir los costes y mejorar el proceso de venta, aumentando así la imagen de la marca y atrayendo a nuevos clientes.
Por ejemplo, cuando una ubicación de una cadena de librerías se queda sin existencias de un determinado libro, puede que tenga que pedir más libros a otra ubicación. Un sistema de gestión de inventarios puede mostrar a los asociados de la tienda qué ubicaciones tienen el libro, cuántos hay en el sistema y cuánto cuestan. A continuación, pueden hacer un pedido a través del sistema, que actualiza automáticamente el recuento de existencias en cada ubicación.