Cómo registrar los activos de capital

Los bienes de capital son importantes en el seguimiento de las finanzas de una organización porque ayudan a determinar el valor de la empresa y la cantidad de impuestos que hay que pagar. Hay que saber qué son los activos de capital y cómo hacer su seguimiento.

En este artículo, analizamos qué es un activo de capital, cubrimos algunos ejemplos y le proporcionamos los pasos para realizar un seguimiento de los suyos.

¿Qué es un activo de capital?

Un activo de capital es un bien que genera valor a lo largo del tiempo, y un «activo fijo» es un ejemplo. Para ser clasificado como activo de capital, un activo debe cumplir ciertos requisitos: Debe ser algo que usted o una empresa posea.

  • Normalmente no es fácil de convertir en dinero
  • Tiene una vida útil prevista de más de un año
  • No se vende como parte ordinaria del negocio, como el inventario
  • El coste de adquisición supera el límite de capitalización designado por la empresa
  • Contribuye a la capacidad de la empresa para generar beneficios

Los bienes de capital suelen ser propiedad de las empresas para ayudarlas a generar beneficios. Sin embargo, los particulares también pueden poseer activos de capital. Cuando un individuo vende un activo de capital, como una acción, una propiedad o una obra de arte, debe pagar el impuesto sobre las ganancias de capital sobre cualquier beneficio obtenido de la venta.

Ejemplos de bienes de capital para empresas

En una empresa, los activos de capital difieren de los activos corrientes, como el efectivo y las existencias. Algunos ejemplos comunes de activos de capital para las empresas son:

  • Mobiliario de oficina, como escritorios y sillas
  • Vehículos, como coches de reparto o camiones
  • Maquinaria
  • Equipos informáticos, como ordenadores de sobremesa o servidores
  • Edificios
  • Aterrizar

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Cómo registrar los activos de capital

El registro de los activos de capital es una parte importante de la gestión de una empresa. Es necesario hacer un seguimiento de cuánto valen sus activos y cómo están contribuyendo a su negocio para que pueda informar con precisión sobre sus impuestos. A medida que adquiera y venda activos de capital, considere la posibilidad de mantener un registro de cada transacción para poder completar sus impuestos con exactitud. A continuación se indican los pasos que puede seguir para registrar los activos de capital de su empresa:

1. Totalizar el coste

Al registrar el valor de un activo de capital, hay que tener en cuenta algo más que el coste pagado por él.

Por ejemplo: Usted decide hacer construir sillas de escritorio a medida para la oficina. Cada silla cuesta 250 dólares, y usted va a adquirir ocho de ellas, con un coste total de 2.000 dólares. Dentro de este proceso, también hay varios honorarios del constructor, lo que eleva el coste a 2.200 $. Luego, la entrega de las sillas en tu oficina cuesta otros 150 dólares, lo que eleva el total a 2.350 dólares. Esta es la cantidad que se anota en el diario de registro, no sólo el precio de venta.

2. Determinar su categoría

El concepto contable denominado principios contables generalmente aceptados (PCGA) es un conjunto de normas y procedimientos comunes establecidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. Dentro de los PCGA, existen categorías fijas para cada tipo de activo fijo. Cada categoría tiene una vida útil esperada, o sea, cuánto tiempo se puede esperar obtener valor de este tipo de activo.

Por ejemplo: Las sillas de oficina forman parte del mobiliario, cuya duración se estima en siete años. Aunque sus sillas específicas pueden durar más o menos tiempo, seguirá utilizando siete años para calcular la depreciación.

Para cada activo de capital que posea o adquiera, busque su categoría GAAP para determinar su vida útil. Algunas otras cantidades de vida útil comunes incluyen:

  • Equipo informático: Cinco años
  • Equipo de ingeniería: 10 años
  • Vehículos: Ocho años
  • Mejoras del terreno: 20 años

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3. Registrar la factura

Cuando reciba una factura por una compra, regístrela en su balance. Cargue el valor en su cuenta de activos fijos y, a continuación, abone el importe en las cuentas por pagar, ya que aún no ha enviado el pago. Aunque no envíe el pago, querrá mantener un registro de la recepción del coste del proveedor para futuras referencias.

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4. Realizar el pago

Saque la cantidad que se debe de las cuentas por pagar cuando llegue el momento de pagar el activo. Para mantener los registros uniformes, añada también el valor al saldo de caja. Al hacerlo, se registra el importe que se debe, y luego se transfiere ese importe a la tesorería para que pueda realizar el pago. Llevar un registro de cada etapa del proceso ayuda a tener las cosas más claras al hacer la contabilidad de fin de año. Si hay alguna discrepancia, le resultará más fácil encontrarla si lleva un registro regular.

5. Calcular la depreciación

La depreciación es el valor del activo que se pierde con el tiempo. Es importante conocer el valor de sus activos a la hora de rellenar sus impuestos, ya que debe informar de cada uno de ellos con exactitud. Para calcular la depreciación, primero hay que encontrar la vida útil utilizando los PCGA.

Según los PCGA, la amortización se calcula tomando el coste total y dividiéndolo por la vida útil en meses. Para el ejemplo anterior, son 2.350 dólares / 84 meses. El resultado es 28 dólares al mes. Cada mes, toma esta cantidad y réstala del valor del activo y añádela en una cuenta separada llamada «depreciación acumulada»

En cualquier momento, se puede calcular el valor restante de un activo restando la cantidad total depreciada del valor inicial.

Cuando el valor depreciado es igual al valor inicial, entonces ya no tiene que reclamar su depreciación en sus impuestos.

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6. Vender el activo

Si decide vender el activo antes de su completa depreciación, debe registrar las ganancias de la venta.

Por ejemplo: Si decides vender esas sillas dentro de tres años, tendrían un valor total restante de unos 1.342 $. Si vendes las sillas por 1.500 $, registrarías la ganancia de 158 $ y tendrías que pagar impuestos por ello. Debes registrar esta información tanto en tu cuenta de depreciación acumulada como en la de activos fijos.