La burocracia en la empresa: Definición, características y cómo reducirla

Tanto si empiezas en un puesto de principiante como si vas ascendiendo hasta convertirte en directivo, entender la burocracia empresarial puede ayudarte a comprender mejor tu lugar de trabajo y a avanzar en tu carrera. Al aprovechar las ventajas de la burocracia, puedes crear un entorno de trabajo justo, institucionalizar las normas de tu empresa, mejorar los procesos y promover la transparencia.

En este artículo, explicamos las características clave de la burocracia empresarial y los pros y los contras de la burocracia en las empresas.

¿Qué es la burocracia empresarial?

Una burocracia empresarial es una organización que funciona según un conjunto de normas predeterminadas. En las grandes organizaciones suelen ser necesarias subinstituciones que desempeñan diversas funciones, y sus cadenas de gestión dependen de la cadena directiva;

Una pequeña empresa puede funcionar con reglas que los directivos crean sobre la marcha y no necesitan necesariamente un conjunto de políticas escritas. Un pequeño número de empleados puede gestionar todas las tareas necesarias sin mucha diversificación. Sin embargo, una vez que una pequeña empresa crece hasta cierto tamaño, su funcionamiento dependerá cada vez más de la asignación de responsabilidades de manera formal a varios empleados. Además, una empresa más grande tendrá que redactar normas que se apliquen a todas las funciones que asuma el negocio, desde las normas internas de compensación hasta las políticas externas para decidir cómo gestionar las devoluciones de los clientes.

Una burocracia permite a una empresa tan grande crear un conjunto de normas. Las organizaciones burocráticas tienen un organigrama para cada departamento que delimita las responsabilidades y funciones. Las burocracias también establecen un protocolo para la toma de decisiones.

Las burocracias empresariales suelen estar formadas por varios niveles de gestión. El director general o presidente suele estar en la cima de la organización. Los vicepresidentes informan al director general o al presidente, y los directores informan a los vicepresidentes. Por debajo de los directores, los empleados dependen de los supervisores, que a su vez dependen de los gerentes. Los gerentes, a su vez, dependen de los directores.

Relacionado: Aprenda sobre el liderazgo organizativo

Cuatro características clave de la burocracia

Puedes reconocer una burocracia empresarial por cuatro características clave:

Una jerarquía clara

Las burocracias empresariales tienen una cadena de mando claramente establecida que todos los empleados comprenden. El poder de decisión fluye desde la cúspide de la organización. Al igual que en una colmena, donde cada abeja obrera tiene su lugar por debajo de la abeja reina, cada empleado tiene un lugar particular en una burocracia empresarial.

Especialización

Cada miembro de una burocracia tiene un papel específico, desde las finanzas o la contabilidad hasta las ventas o el marketing. Cada empleado es consciente de su papel y desarrolla conocimientos específicos para su trabajo.

Una división del trabajo

En una burocracia, cada tarea se divide en sus componentes. La especialización de las funciones refleja esta división del trabajo. Diferentes departamentos y empleados individuales contribuyen a varias partes de la tarea general de la empresa, ya sea producir y vender un producto o prestar un servicio.

Un conjunto de normas formales

Las burocracias empresariales cuentan con procedimientos operativos estándar que proporcionan orientación escrita para cada función dentro de la jerarquía. Las instrucciones escritas proporcionan descripciones de los puestos de trabajo de cada empleado, así como otras normas dentro de la empresa, como las condiciones de empleo. Las normas escritas deben ser inequívocas para garantizar que cada empleado entienda su función.

Relacionado: 4 Actividades de liderazgo para potenciar a su equipo

Pros y contras de la burocracia en la empresa

En muchas formas, la burocracia empresarial puede ser una herramienta útil que puede perfeccionarse con el tiempo. Algunas de las ventajas más comunes de la burocracia son

La burocracia centraliza el poder

Esto permite que cada empleado tenga reglas definidas para su trabajo. Hay una medida de igualdad entre los empleados de cada nivel, lo que minimiza la confusión sobre quién está a cargo de cualquier decisión o resultado. Además, esta forma de organización fomenta la especialización al definir claramente el papel de cada empleado.

Esto permite a los empleados desarrollar su experiencia y conocimientos en su área, al tiempo que ayuda a la empresa a ser más eficiente. Las burocracias se vuelven inevitablemente más complejas a medida que la escala y la complejidad de una organización aumentan para gestionar esta creciente complejidad de forma eficaz;

Las burocracias promueven la imparcialidad y la equidad

Proporcionan mecanismos para resolver las disputas en el lugar de trabajo y repartir las tareas, y ayudan a evitar la duplicación del trabajo promoviendo la especialización. Las normas establecidas por una burocracia desalientan el favoritismo y pueden proteger a los empleados de un supervisor que, de otro modo, podría ejercer su discreción injustamente.

La burocracia protege a los empleados

Sus normas pueden ayudar a proteger a los empleados de los riesgos de salud y seguridad en el trabajo y de las malas prácticas laborales. Cuando todos los empleados están cubiertos por las mismas prácticas y normas de empleo, claramente definidas, el sistema se siente más justo para todos los empleados. Al hacerlo, las burocracias fomentan una cultura empresarial positiva, lo que a su vez puede aumentar la satisfacción, la productividad y los índices de retención de los empleados. En pocas palabras, las burocracias ayudan a hacer de una empresa un lugar mejor para trabajar.

Las burocracias ayudan a crear buenas prácticas

Al promover estas buenas prácticas en las normas escritas y crear una estructura corporativa, las burocracias crean resultados predecibles y pueden ahorrar tiempo y recursos cuando se siguen adecuadamente.

Relacionado: Cómo priorizar las tareas en el trabajo

Además de estos beneficios, la burocratización de la empresa también puede presentar importantes contras que pueden obstaculizar el rendimiento de los empleados y crear otros problemas:

Las normas y estructuras burocráticas pueden ser retrógradas

Las burocracias identifican los procedimientos normalizados de trabajo que han funcionado bien en el pasado, pero no necesariamente los que funcionarán bien en el futuro, ni identifican las áreas en las que los procesos podrían mejorarse. Por tanto, pueden obstaculizar inadvertidamente la innovación haciendo que las empresas sean menos ágiles y reduciendo la eficiencia operativa. Por ejemplo, una burocracia demasiado rígida puede dificultar el despido de un trabajador de bajo rendimiento debido a un arduo proceso de rescisión.

Las burocracias pueden dificultar la transparencia

A menos que esté en la cima de la estructura organizativa, en una gran empresa, es probable que no tenga acceso a los procesos de toma de decisiones de los altos cargos—incluso si tiene un papel de supervisión. Esto puede significar que no esté al tanto de decisiones importantes, como una fusión o reestructuración próximas.

Las burocracias tienden a tener reglas o políticas extensas

A veces pueden parecer inútiles, demasiado onerosas o equivocadas. Si trabajas en una gran empresa, es probable que el manual de la compañía incluya todas las políticas útiles, desde el código de vestimenta de la oficina hasta el comportamiento esperado y las responsabilidades. Sin embargo, también es probable que haya algunas políticas que parezcan innecesarias o injustas, como un proceso aparentemente difícil para solicitar tiempo libre remunerado.

Las burocracias pueden minimizar la libertad

Los procesos burocráticos pueden restringir la capacidad de cualquier empleado individual para actuar de forma independiente o tomar decisiones sin la aprobación de arriba. Aunque parezca lo correcto, un empleado puede no ser capaz de decidir porque podría enfrentarse a consecuencias burocráticas, como una reprimenda o incluso el despido, o porque el proceso de obtener la aprobación es demasiado largo.

Las burocracias pueden ser fuentes de ineficiencia

Por ejemplo, los empleados de un determinado nivel pueden recibir salarios y beneficios fijos y trabajar para realizar las mismas tareas. Aunque esto hace que la escala de compensaciones sea más justa para todos, puede hacer que los puestos sin perspectiva de ascenso a corto plazo se sientan como un callejón sin salida. Además, estas ineficiencias pueden ser difíciles de modificar. Aunque el mercado evolucione y las condiciones empresariales cambien, la burocracia puede tener dificultades para mantenerse al día. Esto puede significar que las ineficiencias se institucionalicen aún más con el tiempo.

Relacionado: Guía de la cultura empresarial

Cómo minimizar la burocracia innecesaria en la empresa

Algunas formas de burocracia son útiles, si no vitales, para organizar una empresa, mientras que otras pueden obstaculizar el trabajo de una organización. Una vez que haya identificado qué elementos de la burocracia son útiles y cuáles no, puede poner en práctica los siguientes pasos para minimizar la burocracia innecesaria en su equipo u organización:

1. Ten en cuenta tus objetivos

La burocracia empresarial puede ser ineficaz cuando los empleados se centran demasiado en los procesos y no en los resultados. En lugar de centrarse en completar los procedimientos a expensas de ser productivo, trate de encontrar la ruta más corta o más eficiente para lograr sus objetivos.

2. Deja claras tus prioridades

Esto puede ayudarte a sortear la burocracia en el trabajo. Aunque tener reuniones y completar el papeleo puede ser parte de tus tareas diarias en la oficina, tu prioridad laboral real es probablemente otra cosa, ya sea escribir código, hacer ventas o hacer números. Prioriza estas tareas para evitar hacer funciones burocráticas a expensas de tu trabajo real.

3. Elimine el papeleo innecesario

Las soluciones creativas pueden ayudarte a evitar el tedioso trabajo burocrático. Por ejemplo, en lugar de rellenar la misma información en diferentes formularios, puedes crear una forma automatizada de almacenar esta información e insertarla automáticamente en un documento. Pensar de forma creativa puede ayudarte a reducir el tiempo dedicado a tareas que no son especialmente productivas. Además, busca otros procesos rutinarios que puedan ser racionalizados o eliminados.

4. Capacite a sus empleados

Las funciones de gestión pueden ayudar a reducir la burocracia innecesaria dando poder a sus empleados. Los equipos pueden ralentizar su productividad si tienen que esperar el permiso de su supervisor para cada tarea. En su lugar, dé a sus empleados instrucciones claras, espacio para trabajar y autoridad para tomar decisiones menos críticas de forma independiente. Puede facilitar aún más la independencia de su equipo’buscando personas orientadas a la acción para contratarlas.

5. Premie a su equipo

Elogiar a los miembros del equipo por sus acciones es otra forma de mantenerlos trabajando de forma productiva y evitar que se hundan en la burocracia. Se pueden distribuir recompensas, desde simples elogios hasta ascensos y bonificaciones, a los empleados que toman la iniciativa y trabajan de forma proactiva para agilizar los procesos. Estas recompensas son una señal para tu equipo y la empresa de que valoras más la acción que los procesos burocráticos a costa de la productividad.

Relacionado: Cómo ser un buen gerente