Toda organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de tener una cuenta de caja chica como parte de sus procedimientos contables para pagar pequeños gastos y reembolsos a los empleados. Le resultará más fácil hacer un seguimiento de los gastos deducibles de impuestos si tiene una cuenta de caja chica para gestionar las transacciones de su empresa. Conocerá su caja chica para llevar un mejor control de las finanzas de su empresa.
En este artículo, hablaremos de qué es la caja chica y cómo se utiliza.
¿Qué es la caja chica?
Un fondo de caja chica suele utilizarse para cubrir los gastos menores de las operaciones cotidianas. Normalmente se requieren conciliaciones periódicas (un procedimiento contable que compara dos listas de datos para verificar su exactitud y coherencia) para los fondos de caja chica, y la información se registra también en los estados financieros. Un fondo de caja chica suele guardarse en un cajón o registro.
¿Cómo utilizan las empresas la caja chica?
Las empresas suelen utilizar la caja chica para pagar el pequeño material de oficina, el franqueo, las flores, los billetes de taxi y otras pequeñas compras, así como para reembolsar a alguien por traer algo como el almuerzo o el café. Cuando una empresa paga estos gastos, se suele rellenar un recibo o vale de caja chica con información sobre cada transacción para que pueda registrarse en el sistema contable de la empresa e incluirse en su estado financiero.
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Cómo funciona la caja chica
La caja chica es una forma cómoda de cubrir los gastos demasiado pequeños para pagarlos con un cheque de empresa. La creación de un fondo de caja chica permite a las empresas mantener el control y rendir cuentas de sus gastos con un coste y unas molestias administrativas mínimas.
Las empresas suelen crear un fondo de caja chica emitiendo un cheque a nombre del custodio de la caja chica—la persona responsable de controlar el fondo de caja chica y de registrar los desembolsos realizados con el fondo. El fondo de caja chica suele ser lo suficientemente grande como para cubrir los gastos de un mes o de otro período razonable.
Una vez cobrado el cheque, el depositario de la caja chica pone el dinero en una caja fuerte o en una pequeña caja que pueda cerrarse con llave. El fondo está ahora listo para ser gastado según sea necesario. El custodio no incluye la caja chica en un asiento de diario a menos que haya un ajuste en el monto original. Un asiento es un registro físico o un documento digital que refleja todas las transacciones financieras de una empresa. Puede registrarse en el libro mayor de la empresa o en un libro auxiliar.
Una de las ventajas del fondo de caja chica es que los desembolsos del fondo no requieren asientos en el diario en el momento del pago, lo que evita la necesidad de crear muchos asientos para transacciones pequeñas. Sólo durante el período contable la empresa realiza un asiento en el diario.
Cuando se desembolsa dinero del fondo, el encargado de la caja chica prepara un vale que requiere la firma del solicitante. Un vale de caja menor es un formulario o documento que refleja el importe y el motivo del desembolso de la caja menor. El depositario debe preparar un comprobante para cada desembolso y adjuntar al mismo todos los documentos de origen de los gastos, como facturas y recibos. El depositario también debe asegurarse en todo momento de que el efectivo disponible y los vales de caja chica sean iguales al importe total original del fondo.
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Reponer el fondo de caja chica
Las empresas suelen reponer el fondo de caja chica cuando se queda sin fondos o al final del ejercicio contable. En este último caso, las empresas lo hacen de forma que no quede constancia de los gastos del fondo en la contabilidad hasta que se emita el cheque y se realice un asiento contable. Para saber en qué cuentas hay que hacer el cargo, el depositario consolida los comprobantes de la caja chica y resume los motivos del gasto.
Por ejemplo, supongamos que el fondo de caja chica de 100 dólares de su empresa tiene actualmente un saldo disponible de 10 dólares. Un resumen de los comprobantes revela desembolsos de 20 dólares para envíos a clientes, 20 dólares para un anticipo a un empleado y 50 dólares para sellos. Estos desembolsos suman un total de 90 dólares. Una vez verificados y aprobados los comprobantes, se crea un cheque por 90 dólares que restablece el efectivo del fondo de caja chica a su saldo de 100 dólares.
Hay ocasiones en las que un custodio puede cometer errores al manejar el fondo o recibir cantidades incorrectas del solicitante o de los empleados que utilizan el dinero. Estos errores hacen que el dinero del fondo sea mayor o menor que el que debería ser. Cuando se repone el fondo, la cantidad que se acredita al fondo es la diferencia entre el efectivo real en el fondo y la cantidad establecida.
En este caso, el custodio tendría que cargar todos los vales. Si hay discrepancias, deben abonarse o cargarse en la cuenta de gastos en exceso y en defecto. Se trata de una cuenta de resultados—dentro del libro mayor de una empresa—en la que se registran los déficits o excesos de efectivo.
Cambiar el importe de la caja chica
Si el fondo para gastos menores es mayor de lo que se necesita, el depositario de la caja menor deposita la cantidad sobrante en la cuenta corriente de la empresa. Para reflejar una disminución del fondo, el custodio carga el efectivo y acredita la caja chica por la cantidad depositada en la cuenta corriente de la empresa. Este es un ejemplo de cómo reflejar una disminución de 100 dólares en el fondo de caja chica:
| Debatir | Crédito | |
|---|---|---|
| Efectivo | $100 | |
| Caja chica | $100 |
Sin embargo, si el fondo de caja chica es demasiado pequeño y requiere una reposición cada pocos días, el asiento para reflejar un aumento en el fondo acredita el efectivo por el monto del aumento y debita la caja chica.
Auditoría de la caja chica
Las empresas suelen realizar auditorías sin previo aviso y una auditoría anual para asegurarse de que los controles existentes son eficaces para reducir los errores humanos y evitar la malversación y el despilfarro de fondos de la caja chica. En las auditorías no anunciadas, el auditor de la empresa verifica que la caja chica disponible es correcta cotejando el efectivo y los comprobantes con el saldo inicial de la caja chica.
Una vez al año, la empresa revisa los procedimientos operativos estándar, entrevista y observa al custodio de la caja chica y crea pistas de auditoría. Por ejemplo, pueden revisar los vales de caja menor numerados previamente para asegurarse de que no faltan vales y elegir al azar desembolsos de caja menor y asientos contables para revisarlos de principio a fin.
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¿Cómo registran las empresas la caja chica?
Cuando se utiliza un fondo de caja chica, el custodio registra las transacciones de caja chica en los estados financieros. No se registran asientos contables cuando se realizan compras con la caja chica. Los asientos contables sólo se registran cuando el depositario necesita más efectivo. A cambio de los recibos, recibirán los nuevos fondos. El asiento contable para proporcionar al custodio más efectivo es un crédito a la caja y un débito al fondo de caja chica.
Cómo gestionar la caja chica
Aunque la caja chica puede facilitar y hacer más cómoda la gestión de los gastos de la empresa, conlleva ciertos riesgos. Para reducir estos riesgos, he aquí algunas cosas que deberías tener en cuenta:
1. Designar una cantidad razonable
Establezca una cantidad razonable para su fondo de caja chica. Asegúrese de que sea lo suficientemente pequeña para evitar que los empleados la roben, pero lo suficientemente grande para evitar la necesidad de reponerla con demasiada frecuencia. Elija una cantidad de dinero que cubra pequeños gastos durante un mes más o menos. Normalmente, un fondo de caja chica de entre 100 y 500 dólares es adecuado para muchas pequeñas empresas.
2. Especificar los desembolsos permitidos
Para evitar que los empleados gasten la caja chica en actividades ajenas a la empresa, debe haber una política sobre en qué se puede y no se puede gastar la caja chica. Las empresas suelen utilizar la caja chica para dar cambio a los clientes y pagar pequeños gastos inesperados, como material de oficina o una pequeña reparación. Lo mejor es poner la política de caja chica por escrito y dar algunos ejemplos de gastos apropiados. También puede poner un límite, como 25 dólares, a todas las transacciones de caja chica.
3. Mantener un registro de cada operación
La caja chica no suele ser un gasto importante para su empresa. Sin embargo, si no hace que los empleados rindan cuentas sobre la caja chica, pueden verse animados a robar o malversar fondos. Para evitarlo, exija a sus empleados que lleven un registro de la caja chica para cada transacción, incluyendo los recibos. El registro de caja chica debe incluir los artículos comprados, la fecha de compra y el importe. Asimismo, exija a su custodio que revise el registro de caja chica antes de reponer el fondo de caja chica.
También puede ser una buena idea exigir a su conserje que mantenga una hoja de cálculo que registre al solicitante de la caja chica, los artículos comprados, la fecha de compra y el importe total de los desembolsos del mes. Mantener una hoja de cálculo no sólo le ayuda a responsabilizar a los empleados, sino que también le asegura estar más preparado cuando llegue la temporada de impuestos.