Mantener el rumbo y la eficacia a lo largo de un día de trabajo agitado es difícil. Google Calendar tiene numerosos usos prácticos que mejoran tu organización, te ayudan a mantenerte al tanto de las fechas importantes y te mantienen eficiente durante los momentos más ajetreados del mes. Gracias a sus numerosas funciones y a su diseño modular, Google Calendar puede utilizarse como ningún otro asistente de programación.
En este artículo, hablaremos de cómo puedes utilizar Google Calendar en tu trabajo diario y en tu vida personal.
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18 formas en que Google Calendar puede mejorar tu organización y eficiencia
Llevar un registro de sus actividades profesionales puede aumentar su productividad y mejorar la experiencia de sus colegas y supervisores al trabajar con usted. A su vez, priorizar tus tareas puede aumentar tu valor para tus empleadores. A continuación te presentamos algunas formas de utilizar Google Calendar para mantenerte organizado y eficiente en el trabajo:
1. Separa tus calendarios personal y de trabajo
Considera la posibilidad de separar tus calendarios laborales y personales para poder gestionar ambas partes de tu vida sin confundirlas. Google Calendar hace posible esta separación, y es fácil cambiar entre los calendarios para poder ver cada uno de ellos cuando lo necesites.
Al dividir tus calendarios, puedes mantener tus citas privadas fuera de tu calendario de trabajo, lo que significa que tus tareas laborales siguen siendo tu principal objetivo durante las horas de trabajo. Puedes codificar por colores cada calendario que crees para ayudarte a separar fácilmente entre ellos mientras ves tu agenda del día.
2. Ocultar los detalles del evento
Separar su calendario de trabajo de su calendario personal es una buena manera de introducir más privacidad en sus prácticas de programación. Sin embargo, a veces es importante que sólo ciertas personas vean eventos de trabajo específicos. Una gran característica de Google Calendar es que te permite ocultar los detalles de los eventos a las personas que no están en tu invitación a la reunión. Estas personas no podrán ver el nombre de la reunión ni ninguno de sus detalles.
3. Añade anexos a tus reuniones
Si hay documentos importantes que son necesarios para tu reunión, Google Calendar puede ayudarte a distribuirlos entre los asistentes. En lugar de enviar por correo electrónico a tus asistentes los archivos que necesitan, que pueden perderse en la bandeja de entrada de alguien, simplemente adjunta los documentos a la invitación de Google Calendar.
De este modo, te aseguras de que los asistentes tengan lo que necesitan para la reunión. Además, cualquier persona que añada a la invitación a la reunión más tarde tendrá acceso directo a los archivos adjuntos.
Esta práctica permite a todos los asistentes encontrar los materiales que necesitan rápidamente, ahorrando tiempo a todos, y pueden abrir la reunión en su calendario más tarde si necesitan volver a acceder a los archivos por cualquier motivo.
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4. Añade tus horas de trabajo a Google Calendar
Cada vez más empresarios están abiertos a los trabajadores a distancia. Esto abre la posibilidad de tener compañeros en diferentes zonas horarias. Google Calendar te permite añadir tu horario de trabajo directamente en el sistema, de modo que aquellos que quieran programar reuniones contigo puedan encontrar siempre la franja horaria perfecta. También puedes ajustar tu horario de trabajo si te tomas un día libre o estás de vacaciones, para que tus compañeros y jefes sepan que no estás disponible para las reuniones.
5. Añada lugares de reunión específicos
Si tienes previsto celebrar alguna reunión fuera de la oficina, como una sesión de fotos o una reunión con un proveedor, es importante que todos sepan dónde ir. Google Calendar se integra con Google Maps, por lo que todos los asistentes pueden ver la dirección específica de la reunión y utilizar su navegación para llegar allí a tiempo.
6. Configura las alertas de eventos
Especialmente cuando pasa más tiempo desde que aceptaste o creaste una invitación a una reunión, es posible que olvides que está en tu calendario. Para evitar la sorpresa de tener una reunión, utiliza Google Calendar para crear ventanas de alerta personalizadas. Con ellas, recibirás una notificación cuando se acerque un evento. Puedes configurar tus alertas para que te avisen cuando lo necesites, desde unos minutos antes del evento hasta un número determinado de días o incluso algo más.
7. Importar calendarios
Si estás impresionado con Google Calendar y sus capacidades para la programación personal y profesional, es posible que quieras importar aún más calendarios. Por ejemplo, si te reúnes regularmente con un determinado grupo de compañeros de trabajo, puedes importar sus calendarios, con su permiso, para saber cuál es el mejor momento para programar una reunión de grupo.
También puedes importar elementos más personales, como el calendario de tu equipo deportivo favorito, para no reservar nunca una actividad de fin de semana sobre un partido.
8. Comparte tu calendario con los demás
Del mismo modo que importar los calendarios de los demás te permite saber cuándo están disponibles, compartir tu calendario con tus compañeros de trabajo y jefes les proporciona la misma información y flexibilidad. Este intercambio de información puede reducir el número de correos electrónicos entre compañeros de trabajo, ya que ellos deciden el día y la hora más adecuados para una reunión, lo que significa que puedes dedicar más tiempo a completar las tareas de trabajo.
9. Sincroniza tu calendario de CRM con Google Calendar
Existe una amplia gama de potentes complementos e integraciones disponibles con Google Calendar. Debido al alcance de Google, cada vez más personas utilizan su conjunto de aplicaciones, lo que significa que más personas están desarrollando integraciones para satisfacer las crecientes necesidades. Antes de crear reuniones duplicadas para que tu Google Calendar coincida con el calendario de tu CRM, comprueba si el CRM específico que utilizas admite una integración con Google Calendar. Si lo hace, puedes vincular los dos calendarios.
10. Deja que Google Calendar se encargue de la programación
Cuantas más personas invites a una reunión, más horarios tendrás que respetar para encontrar la mejor hora para todos. Debido a este problema común en el lugar de trabajo, Google ha añadido un práctico asistente de programación que puede ayudar al organizador de una reunión a descubrir los momentos en los que todas las personas invitadas están disponibles durante una franja horaria determinada.
11. Asistir a reuniones virtuales en una llamada de Google Hangouts
Si tu lugar de trabajo no utiliza ningún software de reuniones virtuales designado, como Skype o Microsoft Teams, asegúrate de aprovechar Google Hangouts. Al crear una reunión, basta con pulsar el botón de crear videollamada para que los asistentes puedan unirse a través de Google Hangouts. Los asistentes sólo tendrán que hacer clic en el enlace de Hangouts en la invitación a la reunión para iniciar o unirse a la videollamada.
12. Encienda el reloj mundial
Al igual que puedes alternar diferentes horarios de trabajo, también puedes aprovechar los relojes mundiales que Google ha integrado en su calendario. Si' estás en una industria en la que trabajas con personas de todo el mundo, la función de reloj mundial te ayuda a mantener los plazos y las reuniones porque' tendrás acceso a las diferentes zonas horarias del mundo.
13. Enviar un correo electrónico por lotes a todos los asistentes
Deja que Google Calendar gestione tu libreta de direcciones cuando necesites enviar un correo electrónico masivo a todos los asistentes a un evento. Sólo tienes que abrir el evento y hacer clic en el botón «enviar un correo electrónico a los asistentes». Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo en tu jornada laboral y aumentar tu eficiencia.
14. Activar las notificaciones del escritorio
Considera la posibilidad de activar la función de notificaciones del escritorio si quieres una mayor protección para no perderte una reunión importante. Esta útil función te proporciona un aviso emergente cuando una reunión está empezando o está a punto de empezar. Con ella, no tendrás que preocuparte de tener el calendario abierto para recibir una notificación o una actualización de la reunión.
15. Establecer ventanas de citas
Si quieres asegurarte de que te mantienes centrado en tus tareas laborales, considera la posibilidad de crear ventanas de citas. Esta opción permite que quienes tienen acceso a su calendario vean también cuándo está disponible para las citas. Puedes establecer una ventana de citas que funcione mejor para lo que estás trabajando en un día específico, o puedes crear consistencia a tu calendario teniendo los mismos días y horarios de citas semana tras semana.
Por ejemplo, si sabes que trabajas mejor entre las 9 de la mañana y las 12 de la noche, puedes crear una franja horaria de cita cada día durante las horas de media tarde. Cuando los compañeros de trabajo ven franjas horarias específicas en tu calendario, es más probable que programen una reunión contigo durante esas horas en lugar de solicitar una invitación para reunirse fuera de las horas específicas que has establecido.
16. Crear una vista personalizada
Puedes hacer que tu calendario de Google se muestre exactamente como quieras. Las vistas de la semana y del mes son populares, pero también puedes configurar una vista personalizada para mostrar lo que necesitas de un vistazo. Por ejemplo, si estás trabajando en un gran proyecto durante las próximas dos semanas, considera la posibilidad de crear una vista personalizada para mostrar los próximos 14 días, de modo que siempre te mantengas en el camino para cumplir tus objetivos.
17. Aprender los atajos de teclado
Hay algunos atajos de teclado útiles que puedes dominar para tratar de maximizar tu eficiencia con Google Calendar y liberarte para hacer más cosas. Navegar sin atajos de teclado puede quitarte una cantidad significativa de tiempo en tu día, mientras que el uso de atajos te mantiene lo más productivo posible.
18. Vincule sus herramientas de marketing
Dependiendo de tu línea de trabajo, puedes considerar los potentes complementos de Google Calendar. Si te dedicas al marketing, por ejemplo, un complemento de Google Calendar puede darte más control sobre las publicaciones en las redes sociales programadas directamente en tu calendario. Esta es otra gran manera de aprovechar la función de calendarios múltiples.
Tres formas de incorporar Google Calendar a tu búsqueda de empleo
Google Calendar también cuenta con varias funciones que pueden ayudarte tanto cuando busques trabajo como una vez que hayas conseguido un puesto. A continuación, te presentamos tres formas de utilizar Google Calendar mientras buscas un nuevo empleo:
1. Utiliza la sección de descripción y comentarios
Si usted' está estableciendo múltiples entrevistas con diferentes empleadores, es posible que desee mantener notas importantes en cada uno. Para ello, puedes utilizar las secciones de descripción del evento y de notas.
2. Haz que te envíen tu agenda diaria por correo electrónico
Todas las mañanas, puedes hacer que Google Calendar te envíe un resumen rápido de lo que hay en tu calendario ese día. Esto te da tiempo para prepararte y hacer las cosas que tienes que hacer antes de las entrevistas.
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3. Integra tu búsqueda de empleo con Google Tasks
Google Calendar puede integrarse con Google Tasks para ayudarte a estar totalmente preparado para cada entrevista. Tanto si necesitas repasar la historia y la misión del empleador como si simplemente quieres acordarte de preparar tu traje para la entrevista la noche anterior, Google Tasks y Google Calendar pueden trabajar juntos para asegurarse de que estás lo más preparado posible.