Guía para entender y diseñar una tabla de valores para trabajos de construcción

Disponer de un completo formulario de valores es fundamental para establecer la transparencia y las expectativas en la construcción. Los contratistas más grandes suelen facturar a sus clientes con esta herramienta, pero las empresas más pequeñas también pueden beneficiarse de su uso.

En este artículo, definimos qué es una tabla de valores, explicamos las ventajas de utilizarla y respondemos a las preguntas sobre la mejor manera de diseñarla y utilizarla en los trabajos de contratación.

¿Qué es un cronograma de valores?

Los contratistas utilizan los S.O.V. para organizar los proyectos, comunicarse con los arquitectos, informar a los clientes y cobrar los pagos, entre otras cosas. En este post se describe cada fase de un contrato por orden cronológico, una denominación habitual para este amplio listado.

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Cuándo utilizar una tabla de valores

Cualquier contratista que realice una construcción comercial o un trabajo residencial de varios pasos necesita completar un calendario de valores. El arquitecto y el propietario de la vivienda deben ponerse de acuerdo sobre la lista de elementos, las previsiones de costes y el calendario de pagos. El municipio, la municipalidad, la asociación de propietarios o el proveedor de seguros también pueden solicitar ver este documento.

Beneficios del uso de un calendario de valores

La creación de un calendario de valores suele ser necesaria, pero también es una herramienta de gestión muy valiosa. He aquí algunas de las ventajas de utilizar una tabla de valores para su próximo trabajo de construcción:

Crea y mantiene el orden

Un cronograma de valores es un poco como un mapa. Crea una línea de tiempo visual para los clientes, los trabajadores individuales, los capataces y la persona responsable de su diseño. Remodelar la casa de alguien, desarrollar una estructura nueva o diseñar o ampliar un edificio comercial requiere mucha planificación y coordinación. Es necesario completar algunas partes de un trabajo antes de empezar otras, y hacer estas cosas en orden ahorra dinero. Por ejemplo, un equipo de demolición tiene que quitar el yeso de una habitación antes de que un fontanero pueda colocar e instalar nuevas tuberías. De este modo, el S.O.V. sirve como hoja de referencia y puede ayudarte a organizarte y centrarte.

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Aumenta la responsabilidad y la confianza

Rendir cuentas significa ser responsable de tu trabajo y cumplir tus compromisos. Un calendario de valores describe el orden adecuado de realización del trabajo y explica cuánto cuesta todo. Al proporcionar este documento a tu cliente, estableces objetivos y creas un calendario que debes cumplir. El cumplimiento de cada paso de la lista detallada, la puntualidad y el mantenimiento de los precios estimados ayudan a crear confianza entre usted y su cliente. El desarrollo de la responsabilidad y la confianza son cruciales para crear relaciones duraderas con los clientes y nuevas referencias comerciales.

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Establece expectativas claras para los miembros del equipo

Las expectativas de los miembros del equipo describen lo que alguien es responsable de hacer en el trabajo. Compartir el cronograma de valores con todos en la obra ayuda a las personas a entender sus objetivos y responsabilidades individuales. Esboza un cronograma de eventos y ayuda a cada persona a mantenerse en el camino para cumplir con las expectativas que tienes para alguien en su rol. También puedes utilizar un S.O.V. como hoja de referencia para dar un feedback constructivo.

Facilita el cobro de los pagos

Los trabajos de construcción de varios pasos suelen implicar planes de pago del cliente de varios pasos. Asegurarse de que su cliente está de acuerdo con el plan de valores por adelantado facilita el cobro de esos pagos. El coste y los valores de cada componente del trabajo figuran en este documento, así como las fechas estimadas de servicio y las fechas de pago del cliente. Cuando una empresa comercial o un propietario de una vivienda tiene un aviso anticipado de la fecha de vencimiento de las facturas, es más probable que pueda pagarlas a tiempo.

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Cómo estructurar una tabla de valores

Su esquema de valores debe ser fácil de interpretar y debe proporcionar a todas las partes interesadas información importante. Debe incluir tres secciones principales, que son el encabezamiento, la hoja de cálculo y el consentimiento. A continuación encontrará información sobre lo que debe incluirse en cada una de estas tres secciones:

1. Rúbrica e información básica

Esta sección debe aparecer en la parte superior de su documento. A continuación, le ofrecemos una lista de cosas que debe incluir al diseñar su sección de encabezamiento e información básica:

  • Nombre del proyecto
  • Número de proyectos
  • Nombre del contratista
  • Nombre de la persona de enlace o contacto
  • Nombre del cliente
  • Dirección de facturación del cliente
  • Dirección de servicio al cliente
  • Nombre del arquitecto
  • Fecha de aplicación del arquitecto
  • Número de solicitud de arquitecto

2. Hoja de cálculo del proyecto

Esta sección debe seguir directamente al título y a la información básica. En la hoja de cálculo se desglosa cada parte del trabajo, se esboza el calendario y se estiman los costes. Este cuadro debe estar compuesto por columnas y filas, y debe ser fácil de leer e interpretar. Esta es la información que debes incluir al crear una hoja de cálculo de un proyecto minucioso:

Filas

Las filas recorren horizontalmente una hoja de cálculo. Estas son las cosas que debes representar en filas en tu hoja de cálculo:

  • Número de artículo
  • Descripción del trabajo
  • Coste estimado o valor programado
  • Fechas de construcción
  • Porcentaje de finalización
  • Retención o depósito
  • Primer pago
  • Saldo final a pagar

Columnas

Las columnas son verticales y se cruzan con las filas de una hoja de cálculo. Los elementos representados en cada columna deben corresponder al título de cada fila. Por ejemplo, si el trabajo de construcción que está planificando tiene seis componentes desglosados, entonces debe haber seis números de serie de artículos únicos en cada celda dentro de esa columna. Del mismo modo, debe haber seis importes en dólares en las celdas situadas debajo de la fila que representa el valor programado.

3. Consentimiento y reconocimiento

El consentimiento y el reconocimiento deben ser la última sección de su formulario de valores. Debe incluir espacios para que el cliente, el arquitecto y el contratista impriman y firmen sus nombres. También debe incluir un espacio para que cada parte escriba la fecha de su reconocimiento. Deberá obtener las firmas en persona o utilizar una plataforma segura de firma electrónica.

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Preguntas frecuentes sobre un programa de valores

He aquí cinco preguntas que la gente suele hacer sobre el diseño, la edición y el uso de una tabla de valores para la contratación de trabajos:

¿Existe un formulario de valores estándar o requerido?

No, no hay un formulario obligatorio. El Instituto Americano de Arquitectos no ha emitido un documento estándar a seguir, y usted es libre de estructurar el formulario como mejor se adapte a sus necesidades.

¿Debo utilizar una tabla de valores para los contratos GMP?

Sí, debe utilizar un formulario de baremo para los contratos con precio máximo garantizado (PMG). Un baremo exhaustivo es una herramienta de gestión muy valiosa que puede crear orden, fomentar la responsabilidad y aumentar la confianza del cliente. El uso de este formulario ofrece transparencia y sigue siendo aplicable a los trabajos con un precio fijo o un precio máximo garantizado.

¿Qué ocurre si me equivoco en un calendario de valores?

El arquitecto probablemente se dará cuenta de si comete un error en su calendario de valores. Siempre que tú o el arquitecto identifiquéis el error antes de que el cliente firme y acepte el documento, podrás corregir el error fácilmente y volver a presentar tu plan de valores al arquitecto.

¿Puedo cambiar el precio de los artículos si estoy utilizando un programa informático de tablas de valores?

Sí, puede cambiar el precio de los artículos individuales. Para fines de auditoría, la mayoría de los programas de software requieren un proceso de transferencia de presupuesto aprobado para hacer este tipo de cambio. La aprobación del presupuesto establece entonces un nuevo precio estándar para todas sus futuras facturas.

¿Cuándo debo entregar a mi cliente la tabla de valores?

Debe entregar a su cliente una copia del programa de valores tan pronto como obtenga la aprobación de un arquitecto. Debe presentársela a su cliente al mismo tiempo que el contrato y es importante que ambos elementos sean revisados y firmados por su cliente antes de empezar cualquier trabajo.