¿Qué es el cambio de alcance? (Más consejos para la gestión de proyectos)

El resultado del proyecto, el coste u otras variables pueden verse afectados cuando cambia un aspecto del proyecto. Los gestores de proyectos utilizan estrategias para controlar los cambios de alcance y evitar problemas. Si eres un gestor de proyectos, quizá quieras saber más sobre cómo manejar los cambios de alcance.

En este artículo, cubrimos qué es el cambio de alcance, qué es el control del alcance, quién gestiona el control y consejos para gestionar un cambio de alcance.

Gestión de proyectos: ¿Qué es el alcance?

¿Qué es un cambio de alcance?

El alcance de un proyecto es una relación detallada de los aspectos del proyecto, incluidos los productos, los plazos, los recursos y los resultados. Un aspecto del alcance puede modificarse tras el inicio del proyecto, lo que da lugar a un cambio de alcance. Dado que la gestión de proyectos permite que éstos sigan siendo adaptables, el cambio de alcance es bastante habitual.

Por ejemplo, digamos que usted es un contratista que trabaja para un cliente que quiere un nuevo suelo en su cocina. Les da un presupuesto de 5.000 dólares por el proyecto y les informa de que tardará dos semanas en completarse. Una vez que cambias el suelo de la cocina, el cliente se da cuenta de que también quiere cambiar el resto del suelo. Esto representa un cambio en el alcance del proyecto, ya que el nuevo presupuesto es de 20.000 dólares y es posible que tengas que aumentar la mano de obra para mantener el plazo o aumentar la duración del proyecto.

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¿Qué es el control del alcance?

El control del alcance es el seguimiento regulado de los aspectos del proyecto y de los planes para implementar un cambio de alcance. El control del alcance incluye muchos aspectos, como el plan de gestión del proyecto, los márgenes de medición del rendimiento, la documentación estándar y la recopilación, seguimiento y análisis de datos.

Los planes de gestión del proyecto contienen análisis de costes, calendarios, requisitos y línea de base del alcance. Los márgenes de medición del rendimiento son los estándares con los que el director del proyecto puede determinar el éxito del mismo. Las documentaciones estándar son activos de la organización, e incluyen plantillas y herramientas de seguimiento para citar incidencias y mantener la uniformidad durante el proyecto.

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¿Quién se encarga del control del alcance?

Los directores de proyecto suelen encargarse del control del alcance, gestionando y documentando los cambios en el alcance del proyecto. Las partes interesadas en el proyecto pueden aportar cambios al mismo, o los miembros del equipo pueden sugerir cambios en diversos aspectos. Cuando esto ocurre, el trabajo del director del proyecto es documentar, gestionar, aprobar y completar estos cambios.

Es importante que los gestores de proyectos apliquen estrategias de cambio de alcance para evitar complicaciones. Por ejemplo, si las responsabilidades cambian durante un proyecto, es importante que el equipo entienda sus nuevas obligaciones y que el director del proyecto documente las responsabilidades para que las tareas no queden inconclusas.

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Consejos para manejar el cambio de alcance en un proyecto

Estos son algunos consejos que puede utilizar para gestionar el cambio de alcance en un proyecto:

Comprender la razón del cambio de alcance

Comprender el motivo del cambio es uno de los aspectos más importantes de la gestión del cambio de alcance. Al comprender el motivo del cambio de alcance del proyecto, podrá implementar alteraciones que mejoren el éxito del proyecto. Comprender a fondo el motivo del cambio de alcance también es importante porque, como líder, debe comunicar el cambio a su equipo.

Documentar cada aspecto del cambio

Cuando el alcance de un proyecto cambia, puede optar por alterar otros aspectos para mantener la eficiencia del proyecto. Considere la posibilidad de implantar procedimientos para documentar todas las solicitudes de los clientes, las notas de las reuniones, las incidencias del proyecto, los cambios en el presupuesto y los datos de progresión. La documentación también le permite identificar las áreas en las que su control de los cambios de alcance podría mejorar.

Por ejemplo, usted es un fabricante de botones y su cliente le ha pedido 4.000 botones para final de mes. Si su cliente le pide que entregue 6.000 botones en su lugar, puede ajustar el presupuesto para compensar los cambios. Documentar cada cosa relacionada con el cambio de alcance es importante porque si el cliente reclama que no aprobó el aumento de presupuesto, tienes la documentación que te respalda a ti, a tu equipo y a la empresa para la que trabajas.

Determina nuevos horarios si es necesario

Un aspecto del alcance del proyecto que puede cambiar es el calendario. Cuando un cliente solicita un cambio en el calendario, o usted y su equipo determinan que puede ser necesario, es posible que tenga que alterar los calendarios para alinearse con el cambio. Hay muchos calendarios que un director de proyecto puede tener que cambiar, desde las horas de los empleados hasta los plazos de producción. Determine los nuevos calendarios lo antes posible durante el cambio de alcance para que los miembros de su equipo sepan cuándo trabajar y comprendan los parámetros que deben cumplir para terminar el proyecto a tiempo.

Por ejemplo, una empresa de seguridad te contrata a ti y a tu equipo para que elaboréis gráficos de formación en seguridad para diez situaciones de seguridad, y tienes tres meses para crearlos. Sin embargo, un mes después de comenzar el proyecto, las leyes nacionales de seguridad cambian y el cliente se pone en contacto con usted para pedirle que termine el proyecto en dos meses, en lugar de tres. Debido a este cambio de alcance, es posible que tengas que programar a más diseñadores gráficos para que trabajen más horas con el fin de completar el pedido a tiempo.

Priorizar la comunicación de los miembros del equipo

Si eres director de proyecto, es muy importante comunicar a tu equipo un cambio de alcance. Puede que tengas que informarles de los nuevos criterios del proyecto o de un calendario actualizado. Cuando te comuniques con tu equipo, fomenta la colaboración y prepárate para hacer frente a la frustración por el cambio de alcance.

Considerar la disminución de los cambios del proyecto

Como parte de la documentación estándar, usted y su cliente deben acordar los parámetros del proyecto antes de que usted y su equipo trabajen en él. El contrato debe establecer claramente que si el cliente solicita un cambio de alcance durante el proyecto, el director del proyecto puede considerarlo y rechazarlo. A veces, cambiar el alcance de un proyecto no es factible, y puedes considerar rechazar cualquier solicitud del cliente para cambiar el alcance del proyecto. Comunique al cliente que puede iniciar un nuevo proyecto para cubrir los aspectos que desea cambiar.