7 canales de comunicación en el trabajo y por qué son importantes

El proceso de comunicación en una organización puede mejorar el flujo de información, establecer relaciones críticas y reforzar las expectativas, todo lo cual puede ser útil para establecer un entorno de confianza en el que los empleados puedan conectarse y trabajar con eficacia. Las decisiones que toma una empresa con respecto a la comunicación pueden tener un impacto sustancial en la calidad de la misma y en la interpretación de la información por parte de los receptores. Dependiendo de sus necesidades, hay una serie de canales de comunicación que una empresa puede utilizar.

En este artículo, explicamos qué son los canales de comunicación, por qué son importantes y destacamos siete tipos de canales que puede utilizar.

Pasos y componentes del proceso de comunicación

¿Qué son los canales de comunicación?

Los empleados emplean señales verbales y no verbales, además de documentos escritos, para comunicarse entre sí en el lugar de trabajo. La comunicación no verbal es un componente importante de la comunicación, que puede hacer que ciertos canales sean más eficaces que otros. Dado que la tecnología permite comunicarse con las personas más allá de las barreras geográficas y acceder a la información desde cualquier lugar, se puede comunicar utilizando una amplia gama de canales de comunicación.

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¿Por qué son importantes los canales de comunicación en el trabajo?

Los canales de comunicación son importantes en el lugar de trabajo porque ayudan a facilitar el flujo de información en la empresa. La información en una empresa puede incluir:

  • Políticas de empresa
  • Órdenes de trabajo
  • Comunicación empresarial
  • Peticiones de los clientes
  • Pedidos de los clientes
  • Lluvia de ideas
  • Cuotas u objetivos
  • Información disciplinaria
  • Información sobre los beneficios

Tener canales de comunicación claros puede ayudar en el lugar de trabajo de varias maneras, entre ellas:

Hacer más eficiente la comunicación

La comunicación eficaz es importante porque puede ayudar a producir un mayor rendimiento con un mínimo de entrada. Por ejemplo, si tiene que enviar un resumen de un nuevo producto a inversores de otro país, la forma más eficiente de hacerlo puede ser por correo electrónico o videoconferencia, porque esos métodos sólo requieren una conexión a Internet. Enviar una carta escrita o un paquete postal puede costar dinero y más tiempo que organizar una videoconferencia. En el caso de la información sensible al tiempo, elegir el canal de comunicación adecuado es fundamental para cumplir con las limitaciones de tiempo y entregar información precisa.

Aumentar la productividad de una empresa

El uso de canales de comunicación eficaces puede ayudar a mejorar la productividad de una empresa, ya que garantiza que todo el mundo entienda las expectativas y los requisitos de la empresa y del personal. Con unos canales de comunicación más eficaces, la información sobre las cuotas de ventas, los objetivos de los empleados y los costes de producción puede ser más fácil de compartir y comprender. El aumento de la productividad puede conducir a un incremento de las ventas y a productos de mayor calidad.

Construir relaciones con los empleados

Una buena comunicación en una organización puede ayudar a mejorar las relaciones al reforzar la confianza entre los empleados, la dirección y los equipos de producción. El uso de los canales de comunicación adecuados puede ayudar a los empleados a comunicarse con precisión entre sí y con el equipo directivo, lo que ayuda a reforzar las expectativas y ofrece la oportunidad de presentar quejas o comentarios. Una mejor comunicación entre los departamentos y los empleados puede aumentar su confianza entre ellos, construyendo relaciones profesionales más fuertes y creando una cultura empresarial más positiva.

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7 canales de comunicación

Hay muchos tipos de canales de comunicación, pero algunos de los más comunes son:

1. En persona

Las conversaciones verbales en persona son uno de los canales de comunicación más comunes y eficaces en una empresa. Hablar con alguien en persona le permite utilizar señales de comunicación tanto verbales como no verbales, lo que puede ayudar a mejorar la calidad y la eficacia de sus conversaciones. Dado que una gran mayoría de nuestra comunicación es no verbal, es importante incluir tanto las señales verbales como las no verbales para reforzar la conversación.

También es más fácil transmitir el tono de la conversación cuando se habla con alguien en persona. A veces, la comunicación escrita o digital puede carecer de tono, lo que lleva a la confusión. Al hablar en persona, el tono de voz, el lenguaje corporal y el vocabulario pueden aportar claridad a la conversación y garantizar que todos entiendan de qué se está hablando.

2. Documentos

Los documentos empresariales formales son otro canal de comunicación habitual para los empleados, los directivos y los ejecutivos. Estos pueden incluir:

  • Documentos de RRHH
  • Documentos de la política de la empresa
  • Solicitudes de tiempo libre oficial
  • Aplicaciones
  • Resumir
  • Documentos legales

Los documentos oficiales de la empresa pueden representar un sentido de autoridad dentro del negocio y a menudo contienen información importante. Por ejemplo, un nuevo empleado suele revisar un paquete de contratación o un manual del empleado. Esta guía suele describir los valores, objetivos y expectativas de la empresa para cada empleado. Esto puede comunicar las expectativas de la empresa sin necesidad de refuerzo verbal y proporcionar un punto de referencia escrito para los nuevos empleados.

3. Correos electrónicos

Los correos electrónicos son importantes canales de comunicación para mantener conversaciones rápidas, enviar o recibir archivos adjuntos y contactar con grupos más amplios de personas. Los correos electrónicos suelen servir también como credenciales para el inicio de sesión de los empleados, lo que los convierte en algo más importante que una simple herramienta de conversación. Un correo electrónico breve puede transmitir información de forma rápida y sencilla, y sólo se tarda unos minutos en enviarlo. Los correos electrónicos también permiten tener varios destinatarios, por lo que los empleados pueden adjuntar documentos o escribir sobre proyectos y requisitos para varias personas.

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4. Software

Algunos programas de gestión de proyectos ofrecen una plataforma de comunicación como la mensajería instantánea o los tablones de anuncios. Esto puede permitir a los equipos comunicarse directamente entre sí mientras trabajan en el proyecto y eliminar las demoras entre los correos electrónicos o las conversaciones en persona. Una plataforma de gestión de proyectos puede ayudar a aumentar la comunicación general entre los miembros del equipo y garantizar que todos los participantes en el proyecto sean responsables de su parte.

5. Videoconferencia

Las plataformas de videoconferencia permiten la comunicación a distancia y muestran señales verbales y no verbales, de forma muy parecida a una conversación en persona. Esto permite una interacción más personal que un correo electrónico o una llamada telefónica. Las plataformas de videoconferencia son excelentes canales de comunicación porque suelen incluir otras herramientas como el almacenamiento en la nube, el intercambio de archivos y la grabación de las llamadas para poder revisarlas en cuanto a calidad y formación.

6. Llamadas telefónicas

Uno de los canales de comunicación más comunes en los negocios es la llamada telefónica. Una rápida llamada telefónica puede aclarar una confusión o transmitir información nueva a larga distancia, y las conferencias telefónicas pueden permitir que varias personas participen y desarrollen su perspectiva. Las llamadas telefónicas carecen de las señales no verbales de las conversaciones en persona o las videoconferencias, pero pueden ofrecer un canal de comunicación sencillo y asequible para clientes y empleados.

7. Medios de comunicación social

Las plataformas de los medios sociales son algunos de los canales de comunicación más populares y las empresas los utilizan para mantenerse en contacto con los clientes, comunicar nuevos productos y promociones y aumentar el conocimiento general de su marca. Los medios sociales permiten a las empresas crear sus propias páginas, atraer seguidores y llegar a más personas de una sola vez que con una llamada telefónica, una videoconferencia o una cadena de correos electrónicos.