Las cartas o notas de agradecimiento profesionales, ya sea en papel o por correo electrónico, son importantes para establecer y mantener relaciones profesionales. En el mundo profesional, es fundamental hacer saber a colegas, empleadores, proveedores y otros contactos que valoras su tiempo y sus esfuerzos. Una carta de agradecimiento profesional es una buena manera de establecer una conexión con tu red y comunicar tus aspiraciones para el futuro.
En este artículo, hablamos de cuándo enviar una carta de agradecimiento profesional y le damos ejemplos para que los siga.
¿Cuándo se debe enviar una carta de agradecimiento profesional?
Enviar una carta de agradecimiento profesional es apropiado en las siguientes situaciones:
- Después de que alguien ayude a buscar trabajo
- Cuando alguien proporciona un contacto de red
- Cuando un cliente realiza una compra
- Si una empresa le adjudica un contrato
- Apreciación general
- Seguimiento de una entrevista
Cómo escribir una carta o un correo electrónico de agradecimiento
Es importante enviar las cartas de agradecimiento a tiempo. Enviar una nota de agradecimiento inmediatamente después de una entrevista de trabajo, por ejemplo, demuestra tu genuino interés por el trabajo. Enviar una carta de agradecimiento después de que su empresa haya licitado un contrato muestra a la organización su determinación y voluntad de ser un buen socio. Si un compañero hace algo útil para usted en el trabajo, una carta de agradecimiento muestra su aprecio. Sea cual sea la ocasión, lo mejor es hacer un seguimiento a los pocos días para dar las gracias.
Aquí tienes 12 sencillos pasos para escribir una gran carta de agradecimiento:
1. Elija su método de contacto
Una carta escrita a mano es más personal y muestra dedicación. Sin embargo, una carta enviada por correo puede tardar varios días en llegar. Algunas ocasiones, como las entrevistas de trabajo, pueden ser sensibles al tiempo, en cuyo caso es mejor un correo electrónico.
2. Elija a sus destinatarios
Si te has entrevistado para un puesto con un responsable de recursos humanos, dale las gracias directamente. Si se reunió con un equipo, envíe a cada persona una nota por separado. Enviar un agradecimiento único a cada persona demuestra que valoras la relación. También le ayudará a asegurarse de que recibe una respuesta de la persona adecuada.
Por ejemplo, si realiza una entrevista con un grupo pero no está seguro de quién tomará la decisión final de contratación, escribir una carta de agradecimiento a cada persona puede aumentar las posibilidades de que el responsable de la decisión reciba su mensaje. Asegúrese de incluir detalles de su conversación con cada uno de ellos para demostrar que les ha escuchado activamente y que está realmente interesado en lo que tienen que decir.
3. Hazlo legible
Si envías una nota en papel, escríbela con pulcritud. Para las cartas escritas a máquina, utilice un tipo de letra limpio y fácil de leer, como Arial, Helvetica o Times New Roman, en un tamaño de 10 a 12 puntos. Revisa cuidadosamente tu nota para evitar errores ortográficos y gramaticales. Si no estás seguro, pide a un amigo o familiar de confianza que lea tu nota. Pueden ayudarte a determinar la legibilidad y a detectar los errores que puedas haber pasado por alto.
4. Utilizar un tono profesional
Las cartas de agradecimiento profesionales son formas de comunicación profesional, por lo que es mejor evitar los coloquialismos u otras formas de hablar informales. Mantener un lenguaje claro y directo demostrará su capacidad de comunicación y se ganará el respeto de los demás.
Ejemplo: “Hola Greg, me gustó nuestra charla de ayer. Creo que será útil para nuestro trabajo en el proyecto de construcción."
5. Diríjase al destinatario de forma adecuada
Puede utilizar Estimado Sr., Sra. o Srta., según sea necesario, seguido de su apellido si está seguro de la identidad de género del destinatario. También puede utilizar su nombre completo para una opción de género neutro. Si el destinatario es un conocido, es conveniente utilizar sólo su nombre de pila.
6. Indique el propósito de su escrito
Haz que el lector sepa inmediatamente por qué estás escribiendo. Los profesionales suelen estar ocupados, por lo que te ayudará ir directamente al grano.
Ejemplo: “Te envío esta carta como agradecimiento por organizar los archivos del cliente anoche” O Quiero transmitirle mi agradecimiento por haberme presentado a su proveedor de equipos;
7. Refiérase a los detalles específicos de su reunión
Hacer referencia a los puntos de la conversación anterior permite al receptor saber que usted participó activamente en la reunión y añade un toque personal. Elegir los puntos más relevantes para sus objetivos ayudará a garantizar que el receptor responda a los temas que más le afectan.
Ejemplo: Agradezco su información sobre los próximos planes de la empresa para renovar sus oficinas. Creo que mi empresa contratista está bien preparada para llevar a cabo el trabajo”
8. Destaque sus cualificaciones
Una carta de agradecimiento puede ser algo más que una muestra de gratitud. También puede ser una oportunidad para recordar al destinatario sus calificaciones para un puesto, u otras interacciones positivas.
Ejemplo: “Agradezco la oportunidad de entrevistarme con su empresa. Con mi dedicación y atención a los detalles, sé que tengo las habilidades para tener éxito en la redacción de textos publicitarios.” O “Agradezco su primer pedido a Langley Textiles. Confío en que mi empresa pueda seguir proporcionándole los productos que necesita;
9. Repita sus objetivos
La carta de agradecimiento le permite reiterar su deseo de mantener el contacto en el futuro. Es mucho más fácil que la gente le ofrezca ayuda si entiende lo que quiere o necesita.
Ejemplo: “Estoy encantado con la perspectiva de unirme a su bufete de abogados como analista de conflictos.” O “Espero contratar a un techador para el nuevo edificio de oficinas la semana que viene.”
10. Preguntar por los próximos pasos
Haga saber a su destinatario que está dispuesto a tomar las medidas necesarias para una relación continuada formulando una pregunta sobre los próximos pasos. Esta pregunta también le dará un calendario de lo que puede esperar más adelante. Conocer esta información puede ayudarte a planificar si hay otras medidas que puedas tomar.
Ejemplo: ¿Cuándo espera contratar a un candidato para este puesto? Por favor, hágame saber si hay algo más que pueda hacer para ayudarle en su decisión”
11. Concluya la carta
Agradezca de nuevo al destinatario la interacción que le ha llevado a escribir la carta. Siga este último punto con un cierre adecuado (por ejemplo: “sinceramente ” o “agradecido y su firma. Si está enviando un correo electrónico, lo apropiado es escribir su nombre.
12. Envíelo
Si envías una copia impresa, asegúrate de enviarla por correo con prontitud. También puedes entregar la nota en mano en la recepción, si es posible. El correo electrónico es el método más rápido, y la rapidez es clave en las comunicaciones empresariales. Un seguimiento rápido es más probable que tenga un fuerte impacto en el lector.
Plantilla de carta de agradecimiento y ejemplos
La lectura de ejemplos de cartas de agradecimiento puede servirle de inspiración para lo que le gustaría incluir en su propia carta de agradecimiento. Como las cartas de agradecimiento deben ser personales y únicas en su situación, debe evitar copiar una plantilla palabra por palabra. Utiliza los siguientes ejemplos para guiarte a la hora de escribir cartas de agradecimiento profesionales.
Ejemplo 1: Carta de agradecimiento por la entrevista de trabajo
Estimada Sra. González,
Me gustaría enviarle mi agradecimiento por su tiempo de ayer. Disfruté de nuestra conversación sobre el puesto de director de marketing y me gustó aprender más sobre el trabajo con el equipo de marketing.
Parece un puesto gratificante, sobre todo por las oportunidades de colaboración y promoción. Creo que mi máster en marketing combinado con mi experiencia en marketing me convertiría en un excelente candidato para el puesto.
Estoy deseando hablar más de esta oportunidad con usted. No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita información adicional sobre mis referencias.
Gracias,
Hannah Lee
hannah.lee@email.com
222-555-7777
Ejemplo 2: Agradecimiento a un nuevo contratista empresarial
Estimada Sra. Paulson,
Me gustaría agradecerle que se reuniera conmigo ayer y nos ofreciera un nuevo contrato. Mi empresa está encantada de ofrecerle nuestros servicios de revisión de documentos. Estoy seguro de que nuestros 30 años de experiencia en el negocio legal nos van a convertir en un proveedor ideal para sus necesidades.
Ayer señaló que necesita que revisemos un mínimo de 1.000 documentos al mes. Nuestro equipo de ocho analistas dedicados está preparado para ofrecerle el plazo de entrega que necesita. Nos enorgullece la atención al detalle, la diligencia y la puntualidad. En este momento del proyecto, ¿podría decirme si existe la posibilidad de realizar más trabajos una vez finalizado este contrato?
De nuevo, le agradezco su tiempo y que nos haya elegido para su negocio. Espero desarrollar esta relación de trabajo con usted.
Sinceramente,
Andre Torrance
Ejemplo 3: Agradecimiento a un colega
Querida Madeline,
Muchas gracias por tu ayuda en la decoración de la oficina para la fiesta. Sé que te quedaste hasta tarde para poner todo en orden y aprecio tu dedicación. La fiesta de vacaciones es una oportunidad importante para que todo el equipo se relacione. Tener un buen lugar y un buen ambiente es crucial para la experiencia y tu ayuda lo hizo posible.
Espero trabajar con usted en muchos más eventos exitosos a lo largo de su estancia en la empresa.
Con gratitud,
Tyler Burke
Ejemplo 4: Agradecimiento a un contacto de red
Estimado Abdul Kahn
Gracias por presentarme ayer a Leanne Jones. Su presentación demostró su confianza en mis cualificaciones profesionales y estoy seguro de que su recomendación beneficiará enormemente mi relación con la Sra. Jones.
Como sabe, estoy buscando empleo y la empresa de ingeniería de software Ms. Jones’ es ideal para mis habilidades y formación.
Sé que su amplia experiencia en el negocio del desarrollo de software le ha proporcionado muchos contactos valiosos. Le agradezco que haya pensado en incluirme en su red profesional. Por favor, téngame en cuenta para futuras presentaciones.
Gracias,
Verónica Grandi
El valor de escribir una carta de agradecimiento profesional
Las cartas de agradecimiento muestran a los posibles empleadores, colegas y otros contactos comerciales su dedicación a la relación profesional. Otros beneficios de expresar tu gratitud de esta forma son:
- Demuestra profesionalidad. Mostrar respeto a sus contactos en sus interacciones fomenta unas mejores relaciones comerciales.
- Es un acto de cortesía. La etiqueta básica exige que se envíen cartas de agradecimiento a las personas con las que se hacen negocios. Incluso en situaciones en las que el destinatario no espera una nota, el hecho de enviarla hará saber a su contacto que se preocupa por su relación.
- Te hará memorable. Los gestos positivos hacia los demás ayudarán a que le recuerden. Este tipo de actos puede ser un factor decisivo a la hora de conseguir un trabajo o un contrato. Si envías agradecimientos a tus contactos, es más probable que te ayuden en el futuro.
- Es otra oportunidad para promocionarse. Después de transmitir su gratitud, puede seguir promoviendo sus objetivos y cualificaciones. Reiterar tus cualificaciones hará que tu destinatario sepa que eres un contacto valioso y que estás dispuesto a trabajar con él.
-
Mantiene la comunicación. Enviar una nota de agradecimiento puede extender una conversación más allá de la entrevista o reunión. Quedar en la mente del contacto’puede convertirte en la primera opción para una oportunidad profesional.
Relacionado: Guía para escribir notas de agradecimiento