Cómo escribir una carta de agradecimiento por un nombramiento en el consejo de administración

Es habitual que los empleados se reúnan con los miembros de la junta directiva de una empresa. Durante estas citas, los empleados pueden discutir detalles sobre un proyecto o hacer una presentación. Es fundamental enviar una carta de agradecimiento después de la cita con la junta para expresar su gratitud por la reunión.

En este artículo, se analiza una lista de pasos que puede seguir para elaborar una carta de agradecimiento por una cita con la junta directiva, y se ofrece una lista de consejos que debe tener en cuenta al crear su mensaje.

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¿Qué es una carta de agradecimiento por un nombramiento en una junta directiva?

Una carta de agradecimiento por una cita con la junta directiva es un documento que muestra su agradecimiento por una reunión con la junta directiva de su empresa. A menudo, los empleados pueden tener una reunión con la junta directiva para expresar ideas, consultar los requisitos de un proyecto o proporcionar información sobre el mismo. Después de la reunión, es importante crear una carta que muestre su gratitud agradeciéndoles que se hayan tomado el tiempo de tener una reunión con usted.

Enviar una carta de agradecimiento es importante para poder demostrar a los miembros de la junta directiva las razones por las que la cita fue significativa y cómo podría beneficiarse de la reunión. Es habitual que el personal envíe una carta de agradecimiento en forma de correo electrónico a los miembros de la junta directiva, aunque puede optar por enviar una carta por correo directo.

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Cómo escribir una carta de agradecimiento por un nombramiento en la junta directiva

Utilice estos pasos para ayudarle a redactar una carta de agradecimiento breve y significativa por un nombramiento en la junta directiva:

1. Cree una línea de asunto detallada

Al comenzar el correo electrónico, resuma los puntos clave del mensaje con una línea de asunto sucinta. Considere la posibilidad de incluir la fecha de la reunión o breves detalles relacionados con el propósito de la misma. He aquí algunos ejemplos de líneas de asunto:

  • Agradecimiento por la reunión del 5-7-21
  • Agradezca el tiempo dedicado a la revisión de los documentos del caso
  • Correo electrónico de agradecimiento en relación con la reunión de la junta directiva de ayer, 19-6-21

2. Incluya un saludo profesional

Después del asunto, incluya un saludo profesional para abrir la carta. Intente incluir el nombre del representante de la junta directiva con el que se reunió. Si se reunió con más de un representante, puede incluir el nombre de cada profesional, o puede referirse a ellos colectivamente como, «Junta Directiva».

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3. Abrir con una frase de agradecimiento

Tras el saludo, agradece al destinatario su participación en la reunión con una frase inicial de agradecimiento. Puedes agradecerle que se haya tomado el tiempo de escuchar tu presentación, o que haya participado en una reunión para discutir información o requisitos del proyecto. Asegúrate de enfatizar que estás agradecido por su tiempo.

4. Dar detalles sobre la reunión

Los miembros de la junta directiva asisten a varios eventos a lo largo del día, por lo que proporcionar detalles sobre el contenido y el horario de cada reunión puede ayudarles a mantenerse organizados. Facilita la fecha de la reunión y los detalles sobre el propósito de la misma, como si se trataba de una propuesta de proyecto o una presentación de ventas. Mencionar los detalles puede recordar a los miembros de la junta directiva lo que se discutió, lo que puede fortalecer su asociación profesional con usted.

5. Discuta los beneficios de la reunión

Puedes dar detalles sobre la importancia de la reunión o los beneficios que pueden derivarse de ella. Por ejemplo, si tuvo una cita con la junta que le ayudó a determinar los requisitos del proyecto, puede incluir en su carta que la reunión ayudó a que el proyecto avanzara. Si se indican los beneficios de la reunión, se puede demostrar que la reunión fue productiva y útil.

6. Incluir un cierre

Para el cierre de su carta, agradezca de nuevo al miembro de la junta directiva su tiempo. Incluye un sentimiento de cierre, y luego proporciona tu nombre completo y tu cargo. Si envías una carta por correo directo, asegúrate de firmar con tu nombre debajo del cierre.

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Consejos para redactar una carta de agradecimiento por un nombramiento en la junta directiva

Estos son algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de elaborar su carta de agradecimiento:

Sé breve

Por lo general, es útil mantener una carta de agradecimiento de uno o dos párrafos. Asegúrese de que su correo electrónico sea breve para que los miembros de la junta directiva puedan leerlo rápidamente. Al incluir uno o dos párrafos de agradecimiento por su tiempo, puedes transmitir tus puntos clave sin dejar de ser conciso.

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Revisar

Asegúrate de corregir la carta antes de enviarla a un miembro de la junta directiva. La corrección de la carta le permite encontrar cualquier problema ortográfico o error gramatical, lo que garantiza que envía un mensaje sin errores. Considere la posibilidad de que un colega de confianza lea su carta para encontrar cualquier error que pueda haber pasado por alto.

Envíe la carta en los dos días siguientes a la reunión

Cuando envíe una carta de agradecimiento a un miembro de la junta directiva, intente enviarla poco después de que haya terminado la cita. La mejor práctica es enviar la carta en los dos días siguientes a la reunión. Esto puede ayudar al miembro de la junta a recordar la reunión más fácilmente.

Plantilla de carta de agradecimiento

He aquí una plantilla que puede utilizar para redactar una carta de agradecimiento por un nombramiento en la junta directiva:

Asunto: [Breve resumen de los puntos clave del correo electrónico]

Estimado [nombre del miembro de la junta directiva],

Gracias por reunirse conmigo el [fecha] a las [hora] para hablar de [objetivo de la reunión]. Le agradezco que nos permita a mí y a mi equipo [descripción de la actividad de la reunión].

Con su ayuda, esta reunión nos ha permitido [beneficio de la reunión], lo que nos ayuda a [descripción del beneficio]. Gracias de nuevo por su tiempo.

Sinceramente,

[Su nombre completo] [Cargo]

Ejemplos de cartas de agradecimiento

Estos son algunos ejemplos de cartas de agradecimiento por los nombramientos de la junta directiva:

Ejemplo uno

Esta es una carta de agradecimiento en relación con una reunión sobre una propuesta de proyecto:

Asunto: Gracias por la reunión sobre la propuesta de proyecto

Estimada Sra. Collins

Gracias por reunirse conmigo y con mi equipo el 19 de junio a las 12 p.m. para discutir la propuesta del proyecto del manual del empleado actualizado. Le agradezco que nos permita a mí y a mi equipo aportar nuestras ideas para las nuevas directrices y la configuración del manual.

Con su ayuda, esta reunión nos permitió comenzar a desarrollar el manual, y hemos completado las primeras etapas de desarrollo con éxito. Gracias de nuevo por su tiempo.

Sinceramente,

Martha Hall, directora de proyectos

Ejemplo dos

Esta es una carta de agradecimiento relativa a una reunión sobre la presentación de la previsión de ventas:

Asunto: Gracias por reunirse el 20 de diciembre de 2020

Estimado Consejo de Administración,

Gracias por reunirse conmigo el 20 de diciembre de 2020 para discutir la previsión de ventas más reciente para el próximo período de ventas. Le agradezco que nos permita a mí y a mi equipo proporcionarle los resultados de nuestros cálculos y estimaciones.

Con su ayuda, esta reunión nos ha permitido presentar las cifras al jefe del departamento de contabilidad para que las revise, lo que nos acerca un poco más a completar nuestras previsiones. Gracias de nuevo por su tiempo.

Sinceramente,

Doug Johnstone, contable asociado