Una carta de amonestación se utiliza para reprender a los empleados por comportamientos o acciones inaceptables en el lugar de trabajo. Es posible que tengas que escribir una de estas cartas si diriges un equipo o departamento.
En este artículo, enumeramos los pasos y consejos para redactar una carta de amonestación eficaz y damos ejemplos para su referencia.
¿Para qué sirve una carta de amonestación?
Los empresarios, los jefes de equipo y los altos directivos utilizan las cartas de amonestación como herramientas disciplinarias. Aunque a menudo se conocen como cartas de advertencia, pueden servir como primera consecuencia cuando alguien se comporta mal. Una carta de reprimenda informa efectivamente a un empleado de que debe cambiar algún aspecto de su comportamiento laboral. Por ello, es importante que cese el comportamiento indeseable. He aquí algunas razones por las que puede ser necesario escribir este tipo de carta:
- La impuntualidad: Si alguien del departamento que dirige llega constantemente al trabajo con retraso, puede considerar la posibilidad de emitir una advertencia formal.
- El absentismo laboral: Tomarse demasiado tiempo libre en el trabajo puede hacer que se pierdan tareas y se obtengan malos resultados. También puede tener consecuencias negativas para el departamento o el equipo de ese empleado.
- Comportamiento inadecuado: El comportamiento de un individuo contribuye a la cultura y al clima general del lugar de trabajo. Si alguien se comporta mal, puede afectar a otros miembros de la organización. Escribir una carta de reprimenda en esta situación puede ayudar a evitar que se repitan incidentes similares.
- Bajo rendimiento: Si alguien a quien diriges no está completando las tareas o no está cumpliendo sus objetivos, una carta de advertencia puede ser una buena manera de rectificar la situación.
- Uso incorrecto del equipo: Si un empleado desconoce la forma correcta de utilizar el equipo de la empresa, es aconsejable documentar el incidente.
- No seguir el protocolo: Cada puesto conlleva ciertas expectativas. Una advertencia por escrito muestra la importancia de seguir los protocolos de un trabajo individual.
- Falta de reuniones: Las reuniones ayudan a los empleados a recibir información importante sobre su empresa. Las reuniones también sirven como lugares de colaboración y trabajo en equipo. Si un empleado falta continuamente a las reuniones, una carta formal comunica que ese comportamiento debe cesar.
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1. Cómo escribir una carta de reprimenda
Las cartas de advertencia son importantes para comunicar las preocupaciones y provocar cambios rápidos entre los miembros de su equipo. Redactar la carta de forma directa y alentadora puede ayudarle a comunicar su mensaje con mayor claridad. He aquí ocho pasos para escribir una carta formal de amonestación a alguien a quien dirige:
1. Aborde de manera informal su inquietud
El primer paso para elaborar una carta de amonestación es antes de sentarse a escribirla. A menos que las acciones de un empleado sean especialmente atroces, una charla informal o un correo electrónico no oficial deberían preceder a cualquier reunión formal.
Las cartas de amonestación expresan la preocupación por una tendencia de comportamiento. Esperar a emitir una carta de advertencia hasta que se produzca un segundo incidente es apropiado en la mayoría de las situaciones. De este modo, la persona a la que diriges tiene la oportunidad de responder a tus preocupaciones antes de que reciba una medida disciplinaria. Transmite autoridad, pero también muestra respeto por el empleado.
Aunque se dirija a esta preocupación de manera informal, debe documentar su encuentro. La documentación crea un rastro de papel y le ayuda a mantener la objetividad, especialmente si necesita tomar cualquier otra medida más adelante.
2. Comience con un propósito claro
Como directivo, quiere que su equipo prospere; cualquier comentario o reorientación que dé debe ser fácil de entender para la persona que lo recibe. Por ello, las primeras líneas de su comunicación deben ser directas y profesionales, y deben explicar el motivo preciso del envío de la carta. He aquí algunas formas de asegurarse de que su intención es clara:
- Menciona que la comunicación es una carta de amonestación
- Indique las fechas de las advertencias o discusiones informales
- Indica la fecha del incidente indeseado que ocurrió
3. Citar la política de la empresa
Tras detallar la acción o el comportamiento de la persona, cite la política correspondiente de la empresa. De este modo, se explica la gravedad del problema y se describen las expectativas exactas.
4. Reconozca las cualidades positivas
Justo después de exponer la política o los protocolos, intente tranquilizar a la persona diciendo algo positivo. No está escribiendo una carta de despido, así que sus palabras deben animar a mejorar. Es probable que el empleado se sienta abierto a tus comentarios si reconoces algo que está haciendo bien.
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5. Detallar los cambios necesarios
Cuando se acerque al final de la carta, especifique los cambios que necesita que se produzcan. De este modo, reitera su preocupación y añade claridad a las expectativas. La mayoría de las personas rinden mejor cuando saben exactamente lo que tienen que hacer.
6. Explique los siguientes pasos
Asegúrese de decir lo que sucederá después. Puede hacerlo explicando las consecuencias de un futuro incidente, o puede expresar una fecha en la que quiere ver pruebas del cambio. Esta parte es muy importante. Eleva tu carta de una amonestación a un objetivo profesional.
7. Concluya con esperanza
Las últimas frases de su carta deben reflejar positividad y reiterar la importancia de cumplir las expectativas de la empresa. Tu lenguaje debe ser firme y expresar tu confianza en la capacidad de la persona para responder a tu preocupación. Una declaración esperanzadora es más alentadora—y es probable que se sienta más colaborador—que terminar su carta expresando una consecuencia.
8. Firme la carta
El último paso para escribir una carta de amonestación es añadir la fecha y su firma. Tu firma indica a la persona de quién procede la carta y muestra que la preocupación es significativa y te importa personalmente. A veces, conseguir que una persona firme una carta de reprimenda es conflictivo. Si la política de la empresa exige la firma del empleado, firmar la carta usted mismo puede fomentar la reciprocidad en la persona que dirige.
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Consejos para ser eficaz en su entrega
Como líder, quieres que las personas a las que supervisas tengan éxito. Enviar una carta de reprimenda es una herramienta que puede utilizar para comunicar cuando alguien no cumple esas expectativas. La carta lleva tiempo, y su tiempo es valioso. Por estas razones, le conviene que la carta ayude al crecimiento y al cambio. Aquí hay tres consejos para entregar una carta de reprimenda efectiva:
Permitir una respuesta
Recuerda que tu objetivo al enviar la carta va más allá de decirle a alguien lo que ha hecho mal. Por el contrario, debe indicar el deseo de ver un cambio en el comportamiento de la persona. Dar a la persona la oportunidad de responder a tu preocupación permite conocer su experiencia. A veces puede haber un obstáculo en el camino de esa persona, lo que podría explicar un rendimiento laboral indeseable. En una situación de este tipo, podría identificar cuestiones de gestión o encontrar una solución al problema. Al ofrecer una manera de que la persona responda, demuestras flexibilidad y atención.
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Programe una reunión de seguimiento
Para medir la eficacia de su comunicación, es necesario comprobar los progresos que está haciendo el empleado. Si programa una reunión de seguimiento poco después de entregar la carta de reprimenda, podrá medir las medidas que está tomando esta persona para cumplir sus expectativas. Al igual que hizo con la charla informal y la carta formal, documente la reunión de seguimiento.
Obtenga un reconocimiento
Para que cualquier comunicación sea eficaz, la otra persona debe recibirla. Saber cuándo alguien recibe tu mensaje es crucial para evaluar los cambios que ha realizado. Si eres supervisor, gestionas a varias personas y muchas tareas, así que lo mejor es que anotes esta información. Puede hacerlo enviando un acuse de recibo en un correo electrónico, exigiendo una respuesta por escrito o pidiendo la firma de la persona. Más allá de la organización, tener una prueba de acuse de recibo es una documentación a la que puedes recurrir más adelante.
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Ejemplos de cartas de amonestación
Aquí tiene dos ejemplos de cartas de amonestación para su referencia:
Ejemplo de carta de amonestación por violación de la confidencialidad
Carta formal de reprimenda
Fecha: 02/22/2021
Remitente: Directora de Ventas, Dorothea Adams
Destinatario: Anthony Jones
Sr. Anthony Jones,
Esta es una carta oficial de reprimenda por violación de la confidencialidad. El jueves 10 de febrero, se le advirtió verbalmente sobre la discusión de asuntos privados con personas no autorizadas. Según esa discusión, usted dijo que no volvería a repetir este comportamiento. Sin embargo, ayer, 21 de febrero, se le escuchó divulgar información sensible sobre una posible fusión durante una llamada de ventas.
La sección 11, apartado c, del manual del empleado prohíbe la divulgación de información confidencial relativa a nuestra empresa, al personal de la empresa y a los clientes externos. La sección 12 del manual define las fusiones y corretajes como confidenciales hasta que se completen y se hagan públicas por el departamento de publicidad.
Valoro el trabajo que ha realizado durante los últimos cuatro años y le considero un hábil vendedor. Sin embargo, este error no se puede pasar por alto. Cualquier otra violación de la confidencialidad dará lugar a medidas disciplinarias.
Por favor, revise el manual de la compañía y planee reunirse conmigo el 25 de febrero para discutir cómo resolver este asunto. Le ruego que firme esta carta y me la traiga al comienzo de esa reunión. Espero que vea la gravedad de este asunto y cambie su comportamiento en consecuencia.
Saludos,
Dorothea Adams
Ejemplo de carta de reprimenda por comportamiento inadecuado
Carta formal de reprimenda
Fecha: 03/02/2019
Remitente: Directora Senior de Marketing, Sylvia Reed
Destinatario: Vanessa Taylor
Estimada Sra. Vanessa Taylor
Usted recibe esta carta de amonestación como advertencia escrita en relación con un comportamiento inadecuado en el lugar de trabajo. El viernes, 28 de febrero, recibió una advertencia verbal tras hacer un comentario inapropiado sobre el tipo de cuerpo de un compañero de trabajo. El lunes 1 de marzo, en la sala de descanso de la empresa, hiciste comentarios similares en presencia de ese compañero de trabajo y de otros tres colegas.
El manual del empleado define el acoso, el hostigamiento y la intimidación como cualquier acto físico, electrónico o verbal destinado a perjudicar a alguien en relación con un rasgo distintivo. Los rasgos distintivos incluyen, entre otros, la raza, la religión, el origen étnico, el género, la edad, la identidad, la orientación, la capacidad, la apariencia u otras características distintivas. Estos comportamientos infringen nuestra política de H.I.B.
Eres una parte importante de nuestro equipo de medios sociales y valoro tus contribuciones. Sin embargo, es imprescindible que todos los miembros del equipo se sientan seguros. En este momento te pido que asistas a una formación de sensibilidad de dos horas a través de la web. Puede acceder a esta formación visitando la oficina de Recursos Humanos. Por favor, complete esta formación antes de que finalice la semana. Cualquier otro acto de intimidación o acoso dará lugar a una audiencia disciplinaria o a un posible despido.
Me gustaría reunirme con usted para hablar de estos hechos tras su formación en materia de sensibilidad. Mi asistente se pondrá en contacto con usted al final del día para programar esa reunión. Por favor, firme y devuelva esta carta antes del 5 de marzo.
Espero que ganes algo al asistir a la formación de sensibilidad. Mi objetivo es fomentar su crecimiento y al mismo tiempo mantener un entorno de trabajo saludable y seguro para todo el equipo.
Sinceramente,
Sylvia Reed
Director de Marketing