Cómo Escribir una Carta de Anuncio (Con Ejemplos y Consejos)

Las empresas suelen enviar mensajes a sus empleados o clientes cuando tienen noticias o información relevante que compartir. Las cartas de anuncio son métodos eficaces para compartir información que permiten a las empresas distribuir eficazmente las noticias a un gran grupo de personas. Si quiere descubrir la forma más eficaz de enviar información a un gran grupo de personas, puede beneficiarse de aprender más sobre las cartas de aviso.

En este artículo explicamos qué es una carta de anuncio, describimos cómo redactar una carta de anuncio en cinco pasos, damos dos ejemplos de cartas de anuncio que le ayudarán a elaborar la suya propia y proporcionamos consejos para redactarla con eficacia.

¿Qué es una carta de anuncio?

Una carta de anuncio es un documento formal que puede destacar los posibles cambios que se produzcan en una empresa u otra información relevante. Las empresas envían cartas de anuncio a sus clientes, a sus clientes potenciales o a sus propios empleados, dependiendo del enfoque del anuncio.

He aquí una lista de diferentes temas que pueden abordar las cartas de anuncio:

  • Un superávit presupuestario
  • Un cambio en la dirección
  • El lanzamiento de un nuevo producto
  • Una oferta de trabajo
  • Una nueva sucursal o local
  • Una nueva política o un cambio en una existente
  • Un plan de ahorro de la empresa
  • La congelación de la contratación
  • Un despido
  • Una reunión rutinaria
  • La jubilación de un empleado' s

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Cómo redactar una carta de anuncio

Hay algunos pasos que hay que tener en cuenta a la hora de escribir una carta de anuncio, como centrarse en quién quieres que reciba la carta y el tema de tu anuncio. A continuación, le ofrecemos una lista de pasos que debe tener en cuenta a la hora de redactar su carta de anuncio:

1. Reúna toda la información adecuada

Antes de escribir su anuncio, intente reunir toda la información relevante antes de esbozar el anuncio. El objetivo de una carta de anuncio es destacar la información relevante para los destinatarios correspondientes de la manera más eficiente posible. Por ejemplo, si anuncia un cambio en la dirección, es importante que los empleados sepan qué directivo se marcha, quién lo sustituye, su información de referencia y cómo esa persona piensa ser un activo valioso para la empresa.

2. Esboza tu carta

El siguiente paso a la hora de escribir una carta de anuncio es esbozar lo que pretende decir. Proporcionar un marco para su anuncio le ayuda a mantener la organización de una manera que permite a sus destinatarios entender claramente el enfoque de la carta y cualquier detalle importante relacionado con el tema. Además, tenga en cuenta los objetivos a largo plazo que espera conseguir con el envío de la carta, como construir una relación con sus clientes o empleados, establecer nuevas relaciones con posibles empresas o mejorar la fidelidad de los clientes.

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3. Mantenga su carta concisa

Una carta de anuncio eficaz suele centrarse en el tema del anuncio de principio a fin, así que considere la posibilidad de mantenerla breve y fácilmente comprensible para sus destinatarios. Considere omitir cualquier información que no esté directamente relacionada con el tema.

Estos son algunos elementos que puedes incluir en una carta de anuncio:

  • Un saludo: Un saludo puede ser tan informal como "Estimado cliente," o puede personalizarlo para incluir nombres individuales en cada carta.

  • Una introducción: Considera mantener el párrafo de introducción corto. Una introducción típica sólo incluye el propósito del anuncio.

  • Párrafo del cuerpo: Tu segundo párrafo puede mencionar cualquier detalle relacionado con el tema del anuncio. El uso de viñetas puede garantizar que los lectores se centren en los detalles específicos que usted desea que recuerden.

  • Llamada a la acción: Si hay una acción que se espera de los empleados o clientes, puedes describir la acción que te gustaría que hicieran en el párrafo del cuerpo del anuncio. En el caso de los clientes, puede tratarse de un descuento que les ofrezca en un nuevo producto. En el caso de los empleados, puede tratarse de una tarea específica que quiere que realicen en un plazo determinado.

  • Beneficios para los lectores: Antes de terminar la carta, si procede, considere la posibilidad de explicar cómo el enfoque del anuncio pretende beneficiar a la empresa y a los destinatarios del mismo. Puede colocar esta información en el párrafo del cuerpo o en un breve párrafo aparte.

  • Gratitud: Además, considera dar las gracias a tu destinatario antes de concluir la carta. Si te diriges a tu cliente, trata de agradecerle la continuidad de su negocio. Si envía el anuncio a sus empleados, considere la posibilidad de destacar lo agradecido que está por su duro trabajo y su dedicación a su negocio.

4. Manténgase positivo

Si el tema de su anuncio es un asunto difícil de tratar, como la congelación de la contratación o los despidos inminentes, intente enmarcar el anuncio de la forma más positiva posible.

Después de explicar la información vital a sus destinatarios, considere:

  • Demostrar el aprecio por el trabajo duro de los empleados
  • Indicar preocupación por su bienestar y ofrecer sugerencias cuando sea posible
  • Ayudarles a encontrar trabajo
  • Expresar la expectativa de volver a contratar lo antes posible

5. Corrige el anuncio

Antes de enviar sus anuncios, considere la posibilidad de corregir su trabajo para asegurarse de que no hay errores gramaticales, de puntuación o de mayúsculas. A veces, ayuda leer tu carta en voz alta para asegurarte de que tiene un sentido lógico, o puedes compartirla con otra persona que pueda detectar errores que a ti se te hayan pasado.

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Ejemplos de cartas de anuncio

Algunos anuncios transmiten noticias positivas a los destinatarios, mientras que otros proporcionan noticias menos favorables. He aquí dos ejemplos de cartas de anuncio con temas diferentes:

Carta de anuncio sobre un superávit presupuestario

A continuación se muestra un ejemplo de carta de anuncio positivo. El primer párrafo se centra únicamente en el tema del anuncio, mientras que el segundo proporciona detalles y sugiere acciones que los empleados pueden realizar. El último párrafo les agradece su trabajo.

A nuestros valiosos miembros del equipo,

Debido a la cuidadosa asignación de los gastos del año pasado dentro de la empresa, nos complace informarle de que nos hemos encontrado con un superávit en el presupuesto para el año fiscal 2021. Dividiremos estos fondos a partes iguales entre los departamentos, que podréis utilizar en los suministros necesarios para vuestros equipos.

Por favor, dediquen tiempo a reunirse con sus departamentos para discutir los artículos que les gustaría comprar con el excedente de fondos y envíen sus decisiones por correo electrónico a sus jefes de departamento a más tardar en una semana a partir de hoy para que podamos revisar las sugerencias y completar los pedidos.

Gracias por todo lo que haces a diario. Esto no habría sido posible sin la atenta actuación de todo el personal.

Saludos cordiales,
Ross Tucker

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Carta de anuncio sobre la congelación de la contratación

Aunque el siguiente anuncio tiene un tema desfavorable, está redactado de la manera más positiva posible, expresando comprensión, haciendo ajustes cuando sea posible y comunicando la esperanza de volver a contratar pronto.

Estimados colegas,

Tenga en cuenta que, hasta nuevo aviso, hemos suspendido todas las contrataciones. La actual inestabilidad del mercado nos ha llevado a esta posición temporal. Esperamos que con esta medida podamos evitar posibles despidos.

Entendemos que algunos departamentos estaban deseando incorporar nuevas contrataciones a sus equipos, pero creemos que con los datos previstos para el próximo trimestre, esta situación actual no durará mucho. Valoramos su apoyo y le agradecemos que colabore con nosotros en la transición a través de este difícil período y esperamos que los tiempos sean mejores en un futuro próximo.

Saludos cordiales,
Ross Tucker

¿Por qué son importantes las cartas de anuncio para determinadas empresas?

Es importante que las empresas escriban cartas de anuncio porque, en ocasiones, las grandes corporaciones necesitan un método para alertar a un gran número de empleados o clientes sobre los cambios inminentes de la empresa de forma simultánea. El envío de una carta de aviso permite que todos tengan acceso inmediato a la información importante. Además, algunas empresas pueden ganar en relación con sus clientes actuales y potenciales manteniéndolos informados de los cambios en la empresa. Cuando las empresas están al tanto de la situación de una empresa—ya sea positiva o negativa—es más probable que sigan haciendo negocios juntos.

Consejos para redactar una carta de anuncio eficaz

Estas son algunas consideraciones a las que puedes referirte a la hora de redactar una carta de convocatoria:

  • Mantén un tono amable y profesional.
  • La longitud de una carta de anuncio eficaz rara vez supera la página.
  • Intente anticiparse a las preguntas con antelación y proporcione respuestas a las posibles preguntas en la carta.
  • Recuerde a su público objetivo y céntrese en sus intereses a lo largo del anuncio.
  • Utilice la carta como una oportunidad para desarrollar una relación entre su empresa y sus clientes.
  • Utilice un lenguaje sencillo.
  • Mantenga el positivismo en la medida de lo posible y considere la posibilidad de mencionar los progresos de su empresa y cómo los cambios relevantes pretenden tener un impacto positivo en su negocio.

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