Una empresa u organización debe despedir a sus empleados por motivos distintos al rendimiento o el comportamiento. Los responsables o especialistas de recursos humanos informan a sus empleados de los despidos mediante cartas de despido.
Si usted es un director de recursos humanos o un especialista que se enfrenta a despidos en su empresa, es posible que quiera saber más sobre cómo redactar una carta de despido eficaz.
En este artículo, explicamos qué es un despido, describimos cómo escribir una carta de despido y revisamos un ejemplo de carta.
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¿Qué es un despido?
Una empresa puede despedir a un empleado por cualquier motivo que no sea el rendimiento o el comportamiento, o despedirlo por cualquier razón. Cuando una empresa o negocio tiene dificultades financieras, los despidos pueden ser permanentes o temporales. El despido de trabajadores es un método para que las organizaciones reduzcan sus gastos y mejoren su salud financiera. Cuando una empresa se traslada, completa una fusión, se enfrenta a una recesión económica o es comprada, también pueden producirse despidos.
Las cartas de despido comunican estos cambios a los empleados afectados y explican los detalles. La carta de despido puede abordar aspectos como las prestaciones, los ingresos, el equipo y las herramientas y cuándo entran en vigor los cambios. Las normas y especificaciones sobre cómo y cuándo deben comunicarse estos cambios en las cartas de despido dependen del tamaño de la empresa, el número de empleados y la ubicación de la empresa y los empleados.
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Cómo escribir una carta de despido
Las cartas de despido son herramientas importantes para comunicarse con los empleados durante los despidos. Si eres un director de recursos humanos o un especialista de una empresa que se enfrenta a un despido, puedes seguir estos pasos para escribir una carta de despido:
1. Dirigir la carta directamente al empleado
Al dirigir la carta directamente a su empleado, personaliza su comunicación. También puede asegurarse de que las cartas van dirigidas a las personas correctas. Si su empresa está despidiendo a numerosos empleados, puede utilizar un programa de autocompletado para asegurarse de que cada miembro del equipo recibe una carta dirigida a él.
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2. Sea directo y conciso sobre el despido
La primera frase de tu carta debe comunicar claramente el propósito de la misma. Es importante ser directo, en lugar de intentar moderar el mensaje. Los miembros de tu equipo agradecerán un enfoque directo, para que no tengan que hacer suposiciones o tratar de interpretar el mensaje. Está bien utilizar un lenguaje que comunique arrepentimiento, pero debe complementar el mensaje en lugar de oscurecerlo. Asegúrese de incluir la fecha exacta en que comienza el despido.
Ejemplo: Desgraciadamente, debido a una reciente reestructuración, te despiden en tu actual puesto de director de oficina. Su último día de trabajo es el 5 de agosto de 2021.
3. Agradezca al empleado su contribución
Agradecer al miembro del equipo su tiempo y energía es importante, ya que demuestra la gratitud de la empresa. También ayuda a comunicar que el motivo del despido no se debe al rendimiento. Puedes agradecerle sus contribuciones específicas o el trabajo que ha realizado en su puesto. El grado de concreción de esta parte de la carta puede depender del empleado y del tamaño de la empresa.
Ejemplo: Batson Sign Inc. quiere agradecerle su dedicación durante sus cinco años en la empresa, y especialmente su liderazgo en el proyecto de reestructuración tecnológica.
4. Orientar sobre las prestaciones y el salario
El empleado necesita saber cuándo y cómo puede recibir su última paga. Si el empleado también tiene derecho a prestaciones, la mejor práctica es proporcionar información sobre cuándo terminan esas prestaciones. Puede incluir información sobre su saldo actual de tiempo libre y cómo afecta a su último cheque de pago. Si su carta de despido es un correo electrónico, considere la posibilidad de enlazar directamente a una página web con información sobre su póliza de seguro médico y otros datos sobre las prestaciones.
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5. Enumerar los recursos relevantes para el empleado
Los recursos pertinentes para el miembro del equipo incluyen enlaces a la página de la póliza de seguro médico para obtener más información. También puede incluir recursos para las dificultades económicas y las prestaciones por desempleo. Muchos estados tienen procedimientos específicos para ofrecer prestaciones a los empleados despedidos, y puedes incluir esa información o enlazar con una página web. Puedes incluir en la carta los trámites de separación que deben rellenar o informarles de cuándo pueden esperar recibirlos.
6. Incluya su nombre, cargo y datos de contacto
Firme la carta de despido con un cierre profesional e incluya su información de contacto. Si los miembros del equipo tienen preguntas o comentarios adicionales, incluir tu información de contacto facilita la comunicación profesional. Puede incluir el número de teléfono y el correo electrónico de su empresa, o incluir un horario para concertar citas. Los cierres profesionales aceptables son:
- Agradecimiento
- Saludos
- Mejor
- Sinceramente
- Respetuosamente
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Ejemplo de carta de despido
Este es un ejemplo de carta de despido que puedes utilizar como inspiración al escribir la tuya:
Estimada Ruta Burwin,
Lamento informarle de que va a ser despedido de su actual puesto de trabajo como especialista en diseño de interiores, a partir del 12 de agosto de 2021. Debido a la reciente reestructuración, Grayson International Groups está eliminando varios departamentos, incluido el de Estilo y Decoración.
Grayson International quiere agradecerte tu incansable esfuerzo por embellecer los edificios y mejorar nuestra estética. Sus beneficios de salud y otros beneficios están listos para el resto del mes. La última nómina de su empleo incluye la compensación de su saldo actual de tiempo libre remunerado y está previsto que se deposite directamente en su cuenta el 23 de agosto de 2021.
Póngase en contacto con el departamento de recursos humanos para programar una entrevista de salida y completar su documentación de separación. En ese momento, podemos proporcionarle más recursos e información sobre el desempleo.
Lo mejor,
Sergiusz Akari
Representante de RRHH
(555)-555-5555
sakari@graysongroups.org