Cómo escribir una carta o correo electrónico de excusa para una reunión (con ejemplos)

Puede ausentarse del trabajo por motivos personales, por vacaciones o por acontecimientos inesperados como una enfermedad o un servicio de jurado. Puede acordar con otros miembros del equipo por adelantado para cubrir el tiempo personal o los días de vacaciones.

En caso de ausencias inesperadas o no planificadas, un correo electrónico para excusarse de las reuniones puede ser apropiado y a veces necesario.

En este artículo, analizamos cuándo hay que escribir una carta o un correo electrónico para excusarse de una reunión, cómo se puede escribir un correo electrónico de excusa y mostramos varios ejemplos de este tipo de comunicaciones.

Cuándo escribir una carta para excusarse de una reunión

Es una buena idea enviar un correo electrónico o una carta para documentar cualquier ausencia del trabajo. Estos son algunos casos en los que una nota de excusa sería apropiada:

Enfermedad o motivos médicos

Es posible que no puedas asistir a una reunión si te has puesto enfermo. La enfermedad puede aparecer de repente, por lo que es conveniente escribir un correo electrónico de excusa la mañana de una reunión perdida. Sin embargo, si tiene prevista una intervención quirúrgica o su enfermedad se prolonga, es posible que deba informar a su supervisor o al profesional de recursos humanos de forma proactiva con una carta de excusa.

Exceso de capacidad

Si recibe una citación solicitando su presencia para ser jurado, avise a su equipo y a su supervisor directo cuando reciba el aviso. Considere la posibilidad de enviar su excusa por correo electrónico más cerca de la fecha real de servicio como jurado. Podría enviar una carta de excusa a los líderes de las reuniones, a su supervisor directo o a su profesional de recursos humanos recordándoles su servicio unos días antes de cualquier reunión. Su nota a su jefe directo podría incluir su citación como jurado si fuera necesario.

Actividades escolares

Algunos estados permiten a los empleados utilizar el tiempo de permiso remunerado o no remunerado para ir a las actividades escolares de los niños. Si esto está permitido en su región, considere la posibilidad de preguntar a su supervisor antes de comprometerse con una actividad escolar. Si puede asistir a las actividades, intente escribir un correo electrónico de excusa a todas las partes apropiadas con antelación.

Licencia por duelo

Si tienes una muerte en la familia, puedes excusarte de las próximas reuniones. Dependiendo de la política de permisos de su empresa, puede disponer de días personales que puede utilizar para cualquier servicio. Si te tomas tiempo libre, puedes enviar una nota a tu jefe directo y al profesional de recursos humanos detallando todas las reuniones o actividades que podrías perderte mientras no estás en el trabajo.

Momento de la votación

Algunos estados exigen que los empresarios ofrezcan a los empleados tiempo libre para votar. Si tiene previsto tomarse tiempo libre para votar, pregunte a su jefe si esto es posible. Si escribe una nota de excusa, planifique hacerlo con antelación.

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Cómo escribir una carta de excusa para una reunión

Aquí tienes varios pasos para redactar una carta de excusa para una reunión:

1. Incluir información de las reuniones

Incluya en el asunto la fecha, su nombre y el título de la reunión a la que no puede asistir. Esto puede ayudar a tu supervisor directo o al profesional de recursos humanos a mantener organizados los correos electrónicos y los registros necesarios. También puede ayudarte si quieres guardar una copia de tu carta para tus archivos.

2. Aborde el asunto de forma adecuada

Asegúrate de que tu correo electrónico o carta se dirige a las partes pertinentes. Puede tratarse de tu supervisor directo o tu gerente, pero también puede incluir al responsable de la reunión o a un profesional de recursos humanos. Por ejemplo, si estás enfermo y vas a faltar a una reunión de equipo, puedes dirigir tu carta de excusa a tu supervisor directo. Sin embargo, si vas a faltar a una conferencia de la empresa por ser jurado, podrías dirigir tu nota a tu profesional de recursos humanos y a tu supervisor directo.

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3. Mantén la profesionalidad

Considere la posibilidad de mantener su nota de excusa concisa y sin detalles adicionales. Tu nota puede explicar brevemente por qué faltas a la reunión y agradecer al destinatario su apoyo, y luego puedes cerrar el mensaje. Por ejemplo, si estás enfermo, puedes decir, «Lamento faltar a la reunión de hoy, pero estoy enfermo» en lugar de «Me pierdo la reunión de hoy porque me he levantado con una migraña y una fiebre muy alta»

También puedes incluir las medidas que has tomado para cubrir el trabajo que te falta mientras estás fuera de la oficina. Por ejemplo, si sueles tomar notas en todas las reuniones del equipo, considera mencionar que has pedido a un compañero que grabe la reunión en tu ausencia.

4. Ofrezca más información

Algunas empresas pueden pedirle documentación adicional si falta a reuniones o al trabajo. Esto podría incluir una citación de un jurado, una nota del médico o de la escuela. Puedes cerrar tu correo electrónico ofreciéndote a proporcionar más información si te la piden.

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5. Termina con tu firma

Concluye tu correo electrónico o carta con tu firma y tu título de trabajo, si procede. Si diriges la nota de excusa a tu profesional de recursos humanos, es posible que necesite información de contacto adicional, así que incluye tu número de teléfono debajo de la firma del correo electrónico.

Ejemplo de carta de renuncia a una reunión

Aquí tienes algunos ejemplos para inspirarte en una nota de excusa de reunión:

Ejemplo 1

21 de marzo de 2020

Reina Taylor
Coordinador de marketing, Simpsons Marketing Inc.
Calle 20 de Homewoood
Orlando, Florida 32827

Zorra Británica
Recursos Humanos, Simpsons Marketing Inc.
3205 Bloom St.
Suite C
Orlando, Florida 32827

Querida Brittany,
Permítame disculparme por no poder asistir a la reunión de marketing que se celebra este viernes 23 de marzo. Tengo que hacer de jurado, pero le he pedido a Charles que por favor me envíe el acta de la reunión para poder ponerme al día a mi regreso. He adjuntado a esta carta una copia de mi citación como jurado.

Gracias por su comprensión,

Respetuosamente,
Reina Taylor

Ejemplo 2

De: Steven Himes

5 de enero de 2019

Para: michael.green@email.com

Asunto: Steven Himes- Ausencia en la reunión, 1/5

Estimado Sr. Greene
Me disculpo por no poder asistir hoy a la conferencia de resultados de la empresa. Lamentablemente me he puesto enfermo. He visto a un médico esta mañana y he confirmado una cita de seguimiento para el lunes si no me encuentro mejor. También he hablado con María para pedirle que me envíe notas y recoja cualquier cosa que necesite de la oficina.

Gracias por su comprensión y apoyo.

Atentamente,
Steven Himes