Una factura es un documento que los autónomos y contratistas utilizan para solicitar el pago y registrar las transacciones financieras. Es posible que te encuentres con un cliente que incumpla la fecha de vencimiento de una factura si tienes un contrato. Por lo tanto, es importante entender cómo enviar una carta de factura tardía para recibir la compensación que se le debe.
En este artículo, analizamos qué es una carta de factura vencida y compartimos los pasos y consejos que le ayudarán a redactar y enviar cartas de factura vencida a sus clientes.
¿Qué es una carta de factura vencida?
Es posible que tengas que enviar una carta de factura vencida si trabajas con un contrato o como autónomo. Una carta de factura vencida es un tipo de correo electrónico que recuerda a un cliente el impago de una factura anterior. Puedes enviar una carta electrónica o física a tu cliente en lugar de escribir una carta de factura, o puedes llamar a tu cliente en su lugar. La razón por la que puede enviar una carta física es que los correos electrónicos suelen ser más rápidos y le permiten documentar los pagos atrasados.
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Cómo redactar una carta de factura vencida
Sigue estos pasos para redactar y enviar una carta de factura vencida:
1. Exponga el motivo por el que se pone en contacto con ellos
Comience su carta dirigiéndose a ellos por su nombre y con un saludo cortés. A continuación, exponga claramente el motivo por el que se pone en contacto con ellos. Cuando informe a los clientes de pagos próximos o atrasados, considere la posibilidad de utilizar un lenguaje profesional y amable. Intenta utilizar una redacción que te sitúe a ti, a la factura o al pago atrasado como sujeto de la frase, no al cliente. Por ejemplo, puedes escribir algo así
Le escribo para informarle de que aún no he recibido el pago de mi última factura.
Utilizar esta frase puede ayudar a garantizar que el cliente no se sienta a la defensiva o avergonzado por el retraso en el pago, como podría ocurrir si usted utiliza una frase que le echa la culpa a él.
2. Proporcionar detalles específicos sobre la factura
Asegúrate de incluir detalles específicos sobre la factura, ya que tu cliente puede necesitar un recordatorio. Considere la posibilidad de incluir el número de factura, la fecha en que la envió originalmente y la fecha de vencimiento de la factura. Proporcionar esta información puede ayudar a tus clientes a buscar en sus registros y comparte la prueba del pago atrasado.
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3. Ofrézcase a reenviar la factura
Es útil ofrecerte a reenviar la factura en caso de que tu cliente haya extraviado la copia original. También puede incluir la factura y hacer referencia a ella. Esto puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, ya que no tiene que enviar una respuesta adicional si el cliente quiere la factura. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de enviar la factura en formato PDF para que el cliente pueda verla correctamente.
4. Añada su disponibilidad para responder a las preguntas
Considere la posibilidad de terminar su carta expresando su disponibilidad para responder a preguntas o discutir la factura. También puede mencionar que puede hacer un seguimiento con una llamada telefónica más tarde. Esto garantiza a tu cliente que estás disponible y dispuesto a hablar de cualquier problema que pueda tener con la factura. También puede ayudar a aumentar la probabilidad de que paguen la factura pronto, ya que está estableciendo que usted está tomando nota del retraso en el pago y está tomando medidas para recibirlo.
Considere la posibilidad de escribir algo así:
Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta o duda sobre esta factura. Me pondré en contacto por teléfono la semana que viene si no tengo noticias suyas.
A continuación, puedes cerrar la carta con un saludo profesional y firmar con tu nombre.
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Plantilla de carta de factura vencida
Para ayudarte a redactar tu propia carta de factura vencida, ten en cuenta esta plantilla:
Hola [nombre del cliente],
[Infórmales del pago atrasado] [Utiliza esta frase para proporcionar detalles adicionales sobre la factura, o combina esta frase con la primera]. [Considera la posibilidad de hacer referencia a la factura aquí y adjuntarla al final de tu correo electrónico].
[Ofrezca su disponibilidad para hablar de la factura.] [Mencione la posibilidad de una llamada telefónica de seguimiento, si le interesa].
Lo mejor,
[Su nombre]
Ejemplo de carta de factura vencida
Aquí'tamos un ejemplo de cartas que se refieren a la fecha de pago de una factura:
Factura vencida con una semana de retraso
Este es un ejemplo de una carta de factura vencida relativa a un pago que se ha retrasado ligeramente:
Querido Evan,
Le escribo para informarle de que no he recibido el pago de la factura número 336, que debía haberse pagado la semana pasada. Originalmente envié la factura el 26 de marzo, y el importe total de 2.000,00 dólares debía pagarse el miércoles de la semana pasada. Adjuntaré una copia de esta factura a continuación por si necesita actualizar sus registros.
Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta sobre esta factura. I'll llamar a la próxima semana si don't oír de usted para asegurarse de que este correo electrónico llega a usted. Gracias por su tiempo.
Lo mejor,
Abadía Whitley
Carta de facturación para el mismo día de la fecha límite
Para algunos clientes, puede ser útil enviar un recordatorio de pago el día de la fecha de pago de la factura. Aquí's un ejemplo de carta que recuerda a un cliente la fecha de vencimiento:
Querido Michael,
Le escribo para recordarle que el pago de la factura de su cuenta vence hoy. Para su comodidad, le adjunto una copia de esta factura, a continuación, por si necesita actualizar sus registros. El saldo total de la factura número 46 es de 900,00 dólares.
Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta sobre esta factura. Si el pago ya está en camino, por favor, no tenga en cuenta este correo electrónico. Gracias por su tiempo.
Lo mejor,
Jamal Williams
Factura vencida con 3 semanas de retraso
Este es un ejemplo de carta dirigida a una factura que lleva tres semanas de retraso:
Estimada Stephanie,
Le escribo para informarle de que no he recibido el pago de la factura número 66, que debía haberse pagado hace tres semanas. Envié la factura originalmente el 13 de agosto, y el importe total de 5.000 dólares debía pagarse el 30 de agosto de 2021. A continuación le adjunto una copia de esta factura por si necesita actualizar sus registros.
Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta sobre esta factura. Sólo como recordatorio, cobro un 3% de interés por cada día de retraso en el pago de la factura, a partir de los 30 días de su fecha de vencimiento. Le llamaré la semana que viene si no tengo noticias suyas para asegurarme de que le llega este correo electrónico. Gracias por su tiempo.
Lo mejor,
George Perry
Consejos para redactar una carta de factura vencida
Al escribir y enviar una carta de factura vencida, tenga en cuenta estos consejos:
Envíelo a tiempo
Intenta enviar tu carta de factura vencida en el momento oportuno para aumentar tus posibilidades de liquidar el pago. Considere la posibilidad de enviar un correo electrónico para recordar a su cliente el pago unos días antes de la fecha de vencimiento. Si aun así no cumple el plazo de pago, envíe un correo electrónico cortés al día siguiente. Es importante ser persistente con sus esfuerzos, por lo que es posible que tenga que enviar más de un correo electrónico si el cliente no paga la factura después del primer correo.
Recuérdale al cliente tu política de retrasos en los pagos
Si ha pasado más de una semana sin que tu cliente pague la factura, puedes mencionar tus políticas de morosidad, si las tienes, en tu carta de factura vencida. Establecer las políticas de morosidad en su contrato cuando empieza a trabajar con un cliente es un método útil para asegurarse de que le pagan por sus servicios. Algunos contratistas y propietarios de pequeñas empresas cobran un tipo de interés por los pagos atrasados, lo que motiva a los clientes a pagar las facturas a tiempo.
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Cambia el tono en función del tiempo
Recuerde que debe mantener un tono cortés y profesional cuando recuerde a los clientes los retrasos en los pagos. Esto puede mostrar tu respeto por ellos y asegurar que puedes continuar una relación de negocios. Sin embargo, es posible que quieras cambiar tu tono dependiendo del tiempo de retraso en el pago. Para los pagos con menos de dos semanas de retraso, considere la posibilidad de mantener un tono amistoso. Si su cliente sigue sin pagar la factura o sin responder a sus correos electrónicos, es posible que desee utilizar un tono más firme en su correo electrónico.
Proporcionar opciones de pago en línea
Puede ser útil ofrecer diferentes opciones de pago a tus clientes para crear una transacción más accesible. Intenta establecer los métodos de pago que aceptas en tu factura para asegurarte de que los clientes saben cómo pueden pagarte. Aceptar pagos en línea también puede garantizar que haya menos retrasos en el pago, como puede haber si su cliente tiene que enviar un cheque utilizando el servicio postal.
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4. Haga un seguimiento por teléfono
Hablar con su cliente por teléfono puede ser más convincente que un correo electrónico. Considere la posibilidad de llamar a sus clientes si no responden a sus correos electrónicos iniciales. También puedes ofrecer a tus clientes que te llamen si necesitan discutir los detalles de la factura o las opciones de pago.