Las cartas comerciales se utilizan para informar, persuadir o instruir a los lectores. Las personas suelen necesitar más espacio para expresarse en una carta comercial. Sin embargo, hay muchas cartas comerciales cuyo formato ocupa una página. Si va a escribir una carta comercial larga, es posible que no sepa cuál es la mejor manera de hacerlo.
En este artículo, explicamos ocho pasos para escribir una carta comercial de dos páginas, mostramos un ejemplo y ofrecemos consejos para crear una carta que sea visualmente atractiva y fácil de leer.
¿Qué es una carta comercial de dos páginas?
Una carta comercial de dos páginas es una carta formal de un empleado o representante de una empresa a otra empresa o individuo. Al igual que la carta comercial de una página, las cartas comerciales de dos páginas se utilizan para informar o educar al lector.
La carta comercial escrita es una forma común de comunicación y se utiliza regularmente para reforzar la comunicación oral o para avisar de acciones requeridas, actualizaciones de estado o actualizaciones de la política de puntuación. Las personas suelen utilizar cartas comerciales de dos páginas cuando la información que envían es más larga que la de una carta más estándar de una página.
Relacionado: Las partes de una carta comercial
Cómo redactar un informe comercial de dos páginas
He aquí ocho pasos a seguir para escribir una carta comercial de dos páginas:
1. Informar con un membrete oficial
El primer paso para crear una carta comercial de dos o varias páginas es asegurarse de que la primera página incluya un membrete profesional. El membrete informa al lector de quién es el remitente y aparece en la parte superior de la página y puede estar centrado, alineado a la izquierda o a la derecha.
Si envía una carta de dos páginas en su propio nombre, el membrete debe incluir su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y cualquier otra información de contacto que desee incluir. Al enviar una carta de varias páginas en nombre de una empresa u organización, es importante incluir el logotipo oficial de la empresa, así como su dirección física y número de teléfono.
2. Organizar con una cabecera y un pie de página
Los encabezados y los pies de página se distinguen del grueso del texto del documento. Los encabezados aparecen en la parte superior de la página y los pies de página en la parte inferior. El uso de encabezados y pies de página ayuda a organizar una carta comercial de varias páginas.
Añade un encabezado que incluya la fecha y el nombre del destinatario en ambas páginas de tu carta de dos páginas. Por ejemplo, podría utilizar un encabezado como Jennifer Roberts, 12 de abril de 2021 .
Considere la posibilidad de utilizar un pie de página que muestre el número de página actual y el recuento total de páginas en la parte inferior de cada página de su carta para ayudar al destinatario a realizar un seguimiento. Por ejemplo, Página 2 de 2, es un pie de página común para incluir en una carta comercial de dos páginas.
3. Incluya un título
Al escribir una carta comercial, es importante incluir un título en la primera página. El encabezamiento difiere del encabezamiento de la página y del membrete de la carta. El encabezamiento de una carta debe incluir la fecha, el nombre del destinatario y su dirección física.
Ejemplo de encabezamiento de carta:
12 de abril de 2021
Sra. Jennifer Roberts
4 Calle del mercado
Princeton, NJ 08542
Relacionado: Cómo dirigir una carta a una empresa
4. Elija un saludo
El saludo es un saludo profesional. Es importante que recuerde incluir un saludo en la parte superior de su página, directamente debajo del título de la misma. Recuerde incluir dos líneas de espacio en blanco para asegurar la distinción visual. A continuación se presentan saludos o salutaciones que puede considerar utilizar:
- ”Estimado [Sr., Mx., Sra. o Srta.] [Apellido],”
- ”Estimado [Sr., Mx., Sra., Sra. o Srta.] [Nombre y apellidos],”
- ”[Sr., Mx., Sra., Sra. o Srta.] [Nombre y apellidos],”
- ”[Sr., Mx., Sra. o Srta.] [apellido],”
-
”Saludos [Nombre],”
Relacionado: Cuándo utilizar «señora», «señorita» y «señor
5. Identifique su propósito de contacto
El primer párrafo, también conocido como «introducción», debe exponer claramente su propósito. La introducción debe incluir también palabras de cortesía y una descripción de su relación con el destinatario. He aquí un ejemplo de cómo lograr esos elementos en las dos primeras frases de su párrafo de introducción:
Ejemplo: En nombre de su prestamista hipotecario, Virgil and Brand, nos gustaría comunicarle la más reciente actualización de su cuenta y explicarle lo que estos cambios significan para usted. Su hipoteca ha sido transferida a Centigo Financial Group a partir del 30 de abril de 2021.
6. Utilice los párrafos del cuerpo
Los párrafos del cuerpo deben seguir directamente al párrafo de introducción. Cada párrafo puede tener entre dos y ocho frases y debe servir para explicar los detalles de tu comunicación. Los párrafos del cuerpo también deben ampliar la información directa que se encuentra en la introducción.
En una típica carta comercial de una página, suele haber de tres a cinco párrafos en el cuerpo. Cuando su comunicación se extiende más allá de cinco párrafos, suele ser necesaria una segunda página. Asegúrese de centrar cada párrafo en un elemento específico de su mensaje, y exponga con claridad cualquier acción que el lector deba realizar.
7. Reitera en tu párrafo de conclusiones
El último párrafo, también conocido como «párrafo de conclusión», reitera el motivo por el que has escrito la carta. Debe ser claro, cortés y debe mostrar gratitud por el tiempo y la energía del lector.
8. Elegir una frase de cierre
La declaración final, o «cierre de cortesía», es una frase de una a tres palabras con la que concluye la carta, y su objetivo es transmitir profesionalidad y tacto. La frase de cierre puede aparecer alineada a la izquierda y siempre debe coincidir con la alineación del nombre y la firma del remitente. A continuación se presentan algunas frases de cierre que se deben tener en cuenta:
- Estar bien
- ”Sincerely,”
- Con gratitud
- Saludos cordiales;
- ”Todo lo mejor,”
- ”Best,”
- Con saludos cordiales;
-
”Regards,”
Relacionado: Cómo escribir un esquema
Consejos para escribir una carta comercial de dos páginas
He aquí cinco consejos a tener en cuenta para aumentar el atractivo y la legibilidad al escribir una carta comercial de dos páginas:
1. Considere el estilo de bloque completo
El estilo de bloque completo es un tipo de formato común para las cartas comerciales. Básicamente, requiere que todos los componentes de la carta—incluyendo el saludo, los párrafos de introducción, los párrafos del cuerpo, el párrafo de cierre y la firma—estén alineados a la izquierda. El uso de este formato estándar demuestra profesionalidad.
2. Evite utilizar varios encabezados en la primera página
Utilizar una sección de encabezado que incluya el nombre del destinatario y la fecha de la comunicación es importante para ayudar al remitente y al destinatario a mantenerse organizados. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este encabezado sólo debe aparecer en la segunda página de una carta de dos páginas.
La sección del encabezado de la primera página debe incluir el membrete oficial de su carta. Tener tanto el membrete como el nombre y la fecha del destinatario en la sección del encabezado resulta visualmente desordenado y puede confundir o distraer.
3. Incluir saltos de línea y espacios en blanco
Incluir espacios en blanco es una táctica de diseño que ayuda a que los documentos parezcan más atractivos visualmente. Es importante incluir saltos de línea entre las secciones del encabezado y del título, así como un salto de línea doble entre la sección del encabezado y el saludo. Incluir un salto de línea entre cada párrafo también ayuda a aumentar la legibilidad y el atractivo estético.
Relacionado: ¿Qué es la tipografía? Términos, reglas y por qué es importante
4. Considere el texto en negrita o subrayado
Las cartas comerciales de dos páginas son más largas que sus homólogas más estándar de una página. Por eso, es importante que las indicaciones o avisos sean claros. Una forma de hacerlo es incluir viñetas, negrita o texto subrayado para las fechas o acciones importantes que el destinatario debe realizar.
5. Intentar no dividir un párrafo entre dos páginas
También debe evitar dividir un mismo párrafo entre dos páginas. Mantener cada párrafo intacto en una sola página es importante para la legibilidad y el atractivo estético.
Ejemplo de carta comercial de dos páginas
Este es un ejemplo de una carta comercial de dos páginas enviada por una empresa a un cliente:
Centro de recursos educativos Brain Builders
67 Tulane St., Mount Holly, NJ 08060
Teléfono: 917.871.9803
www.brainbuilders.erc.org
12 de abril de 2021
Gerente de atención al cliente
Como director del Centro de Recursos Educativos Brain Builders (BBERC), me pongo en contacto con usted en relación con su solicitud de inscripción de su hijo en el “Programa de Enriquecimiento para Dotados y Talentosos, Discovery Cove”
El Centro de Recursos Educativos Brain Builders se complace en proporcionar recursos académicos, sociales y emocionales para los niños de los grados K-12 de varios niveles de habilidades. También ofrecemos programas para familias, servicios de asesoramiento, grupos de juego, programas de mentores para niños y mucho más para las familias y los niños que demuestren necesitar o beneficiarse de tales programas.
Nuestro programa extraescolar de enriquecimiento para superdotados y con talento, “Discovery Cove,” cuenta con clases de tamaño reducido para maximizar la interacción y la atención. Cada aula tiene un máximo de ocho estudiantes y está dirigida por un profesor licenciado en superdotación y talento, así como por dos asistentes de aula. Se fomenta el aprendizaje a través del juego, el descubrimiento y la resolución innovadora de problemas, y todos los proyectos y tareas de aprendizaje están diseñados por nuestro equipo de redacción de planes de estudio.
Para iniciar el proceso de inscripción para que su hijo asista a Discovery Cove, nuestro Programa de Enriquecimiento para Dotados y Talentosos después de la escuela, lo siguiente debe ser completado y presentado antes del 15 de mayo de 2021:
- Formulario de solicitud para estudiantes
- Carta de recomendación del profesor, entrenador o administrador del edificio del niño
- Copias de los resultados más recientes de los exámenes estandarizados de su hijo
-
*Depósito reembolsable de 250 dólares para mantener a su hijo' en el programa*
Una vez recibidos estos elementos, nuestro comité de Discovery Cove Learning revisará su solicitud y se pondrá en contacto con usted para darle una fecha de entrevista familiar en un plazo de 10 días laborables a partir de la fecha del matasellos. Si tiene alguna pregunta sobre esta revisión inicial, o si tiene alguna preferencia sobre la fecha de su entrevista familiar, llame al Nancy Craig en el 917.871.9803 EXT. 21 .
En Brain Builders, nos enorgullecemos de proporcionar atención y acceso a todos los miembros de la comunidad de aprendizaje del condado. Orgullosamente servimos y abogamos por los niños y las familias en una variedad de formas. Algunos de nuestros servicios más populares incluyen
- Gimnasia para mamás y niños (de 18 meses a tres años)
- Bienestar familiar y hábitos de salud (Todas las edades)
- Bienestar social y emocional (de cinco a nueve años)
- Quién soy yo: comprensión social y emocional (de 10 a 16 años)
- Defensa del autismo (de tres a 14 años)
- Hablar claro: defensa personal (de 15 a 21 años)
- Discovery Cove: Dotados y con talento (de siete a 17 años)
- Señalización de la familia Tutoría de ASL y grupo comunitario: (Todas las edades)
- Mentor de estudiantes de lengua de signos americana (de cinco a 21 años)
- Tranquilos, preparados: servicios de asesoramiento en grupo (de cinco a nueve años)
-
Achieve: programa de preparación académica y universitaria (de 13 a 21 años)
Mientras prepara su solicitud y los documentos adicionales, no dude en buscar en nuestro sitio web www.brainbuilders.erc.org para obtener más información sobre estos programas. Puedes leer los perfiles de los maestros y facilitadores, y escuchar los testimonios en video de los padres y estudiantes de la familia del Centro de Recursos Educativos Brain Builders.
Le agradecemos su interés en el programa Discovery Cove del Centro de Recursos Educativos Brain Builders, y esperamos recibir la solicitud de su hijo/a, la carta de recomendación, la copia de la puntuación de la prueba estandarizada más reciente y el depósito reembolsable de 250 dólares. Nos pondremos en contacto con usted dentro de 10 días hábiles para programar su entrevista familiar. Si tiene alguna pregunta sobre nuestras instalaciones o el diseño de nuestro programa, no dude en ponerse en contacto con el director de nuestras instalaciones, Adam King, o con nuestra coordinadora de familias, Nancy Craig.
Sé bueno,
Cynthia Duran
Centro de recursos educativos Brain Builders
Teléfono: 917.871.9803 EXT. 96