Cuando quiera vender un producto o servicio a un posible cliente, es posible que tenga que enviar una carta de oferta de servicio. Puede enviar una carta de oferta de servicio en respuesta a la solicitud de un cliente o como correo no solicitado. Su carta de oferta de servicios debe causar una fuerte impresión para garantizar una venta, dado que los clientes pueden recibir numerosas cartas.
En este artículo, hablamos de lo que es una carta de oferta de servicios, explicamos cómo redactar una y proporcionamos una plantilla y un ejemplo para usar como guía.
¿Qué es una carta de oferta de servicios?
Una carta de oferta de servicios es un ruego a los clientes potenciales para que compren los productos o servicios que usted ofrece. Aunque suele ser un correo electrónico, también puede utilizarse una carta. Dado que el objetivo final del envío de una carta de oferta de servicios es cerrar un trato con un cliente potencial, suele utilizarse como una presentación preliminar más que como una presentación exhaustiva.
Al escribir una carta de oferta de servicios a un posible cliente, el objetivo es establecer el suficiente interés como para que esté dispuesto a escuchar una propuesta de venta completa. Una carta de oferta de servicios bien elaborada es sucinta y respetuosa con el tiempo del destinatario, pero también proporciona suficiente información para que éste vea por qué merece la pena considerar el producto o servicio que usted ofrece.
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Cómo redactar una carta de oferta de servicios
A la hora de dirigirse a un cliente potencial, una carta ofreciendo sus servicios es un primer paso valioso. A continuación se explica lo que hay que hacer al redactar una carta de oferta de servicios para maximizar las posibilidades de éxito:
1. Considere si la carta es solicitada
Las cartas en las que se ofrece un servicio pueden clasificarse a grandes rasgos en dos grupos, solicitadas y no solicitadas, y cada una de ellas requiere algunos ajustes en su enfoque para obtener los mejores resultados.
Al enviar una carta solicitada, usted está respondiendo a una solicitud de venta abierta, contestando a una petición directa de más información o reaccionando de otro modo a una indicación inicial de que el cliente está interesado en un producto o servicio y busca el mejor proveedor. En estas circunstancias, no es necesario explicar por qué la empresa necesita su servicio y puede centrarse en por qué usted es la mejor opción para prestar el servicio que buscan.
En el caso de una carta de oferta de servicios no solicitada, el cliente potencial no ha expresado una necesidad de su servicio o producto, sino que usted se dirige a él porque cree que se beneficiaría de trabajar con usted. En estas situaciones, es importante no solo explicar por qué ofrece un gran producto o servicio, sino también por qué la persona o empresa que recibe la carta necesita ese servicio.
2. Investigar al cliente potencial
Cuando se ofrecen servicios en un entorno de empresa a empresa, la capacidad de investigar las empresas a las que se llega es una herramienta valiosa. Dedicar tiempo a conocer al nuevo cliente potencial antes de ponerse en contacto con él le permite personalizar su discurso de venta y aumentar las posibilidades de atraer al cliente. Por ejemplo, un experto en optimización de motores de búsqueda que se ponga en contacto con una empresa local puede mejorar significativamente el impacto de su discurso identificando palabras clave importantes en las que la empresa no está posicionada.
Cuanto más específica sea una carta de oferta de servicios, más eficaz será, pero también llevará más tiempo. Cuando envíe cartas de oferta de servicios a varias empresas, es importante encontrar un equilibrio entre el tiempo que dedica a cada carta y el número total de cartas que puede enviar para conseguir el mayor número de conversiones totales.
3. Elija una línea de asunto si utiliza el correo electrónico
Al enviar una carta de oferta de servicios por correo electrónico, la elección de la línea de asunto correcta puede significar la diferencia entre hacer una venta o que su correo electrónico no sea abierto. Cuando envíe un correo electrónico en respuesta a una solicitud, asegúrese de indicarlo en el asunto del mismo. Puede bastar con un simple asunto que indique el proyecto para el que se solicita. Por ejemplo, puede escribir: «Re: Presupuestos para la renovación de la superficie del aparcamiento»;
En el caso de los correos electrónicos no solicitados, la línea de asunto debe atraer al lector llamando su atención y exponiendo rápidamente una razón para que lea el resto del correo. A menudo, esto significa una frase llamativa y un pequeño argumento de por qué su correo electrónico es importante. Por ejemplo, podría decir: «Su empresa está perdiendo clientes cada día»;
4. Preséntese y presente su empresa
A menudo, una carta de oferta de servicios es la primera forma de contacto entre usted y un cliente potencial. Al establecer el primer contacto, es importante presentarse a sí mismo y a la empresa para la que trabaja. Mantenga esta sección breve, proporcionando sólo la información suficiente para explicar quién es usted y mencionar uno o dos hechos o declaraciones breves que demuestren su credibilidad. Entre los elementos más importantes a tener en cuenta para ello están la experiencia que tienes, el número de clientes a los que has asistido y cualquier cliente conocido con el que hayas trabajado en el pasado.
5. Describa el proyecto o el problema
El núcleo de las ventas consiste en identificar un problema para un cliente potencial y luego explicar por qué su producto o servicio es la solución a ese problema, incluso si el cliente no sabía que existía antes de su contacto. Con un correo electrónico solicitado, esto se puede lograr reconociendo para qué era la solicitud de lanzamiento y explicando cómo puede ayudar a resolver el problema del cliente potencial. Con un correo electrónico no solicitado, primero debes abordar por qué necesitan un profesional que les proporcione tu producto o servicio antes de explicar por qué eres la mejor opción para ellos.
En ambos casos, es importante ser directo e ir al grano. Aunque es probable que ésta sea la sección más larga de su carta, no debería ser más larga que un párrafo corto en la mayoría de las circunstancias. Céntrese en las razones más importantes e impresionantes para trabajar con usted, y guarde las discusiones en profundidad sobre cómo logrará esos objetivos para cualquier conversación posterior.
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6. Responda a las preguntas que le hagan
Al responder a una solicitud de propuestas, es importante comprobar el anuncio para ver si hay notas o preguntas específicas del posible cliente. A menudo, un anuncio pedirá información como un presupuesto, una estimación de horarios o experiencia previa. Asegúrese de responder a cualquier pregunta que le plantee el posible cliente para maximizar sus posibilidades de ganarse la oportunidad.
7. Considerar la posibilidad de ofrecer un presupuesto
Incluso si está respondiendo a una solicitud que no pedía un presupuesto o enviando una carta no solicitada ofreciendo su servicio, proporcionar un presupuesto u oferta atractivos es una buena forma de despertar el interés de su posible cliente. Aunque debes evitar dar un complejo desglose de las múltiples opciones o los entresijos de un acuerdo, ya que esto puede alargar innecesariamente tu correo electrónico, una breve nota que presente tus opciones de precios más atractivas puede servir de gancho para atraer el seguimiento del destinatario.
8. Incluir una llamada a la acción
El objetivo principal de una carta en la que ofrezca sus servicios es fomentar su relación con el destinatario para realizar una venta. Al final de la carta siempre debe incluirse algún tipo de llamada a la acción que sirva a este objetivo. En el caso de los lanzamientos sencillos, puede tratarse de una solicitud directa de venta con un enlace o número de teléfono donde puedan realizar la compra.
En el caso de propuestas más complejas que sean demasiado largas para una carta inicial, incluya una declaración que les anime a responder para saber más o hacer cualquier pregunta que tengan. Esta pequeña nota que anima a responder puede ayudar a convencer a un posible cliente para que se ponga en contacto con él.
9. Editar para que sea más breve
La mayoría de los profesionales son más propensos a leer un correo electrónico breve que uno largo, sobre todo si su argumento de venta llega sin haberlo solicitado. Una vez terminada la carta, léela de nuevo para identificar las áreas en las que puedes recortar el contenido para hacerlo más directo sin sacrificar ningún detalle importante.
10. Iniciar una campaña de seguimiento
Al enviar una carta ofreciendo sus servicios a un cliente potencial, es posible que no reciba una respuesta inmediata. El seguimiento es una buena forma de restablecer el contacto con el cliente y, potencialmente, convertir una no venta en una conversión.
En el caso de una oferta solicitada, envíe un único seguimiento unos días después de enviar su carta de oferta o una vez finalizado el periodo de oferta designado. Ten en cuenta que te diriges a ellos para ver si están interesados en seguir adelante y pregunta si hay alguna pregunta que puedas responder.
En el caso de un lanzamiento no solicitado, como un plan de ventas a través de una lista de correo, una serie de correos electrónicos con espacios cada vez más grandes entre ellos le permite presentar su empresa ante el cliente potencial varias veces en las semanas siguientes. Al enviar una serie de lanzamientos, cada nuevo correo electrónico debe abordar al cliente desde un nuevo ángulo, como la promoción de una nueva característica o la oferta de un trato diferente.
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Plantilla de carta de oferta de servicios
Sigue esta plantilla para crear tu propia carta de oferta de servicios:
[Su nombre]
[Su empresa]
[Su número de teléfono]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Empresa del destinatario]
[Dirección postal del destinatario]
[Línea de asunto atractiva, si se envía un correo electrónico]
Hola [receptor],
Me llamo [su nombre] y soy un [su título] de [su empresa]. Me pongo en contacto con usted hoy para hablar de [el problema que está resolviendo para la empresa].
En [su empresa], nosotros [muestra de experiencia], y me encantaría tener la oportunidad de mostrarle cómo podemos ayudar a su negocio a crecer mediante [breve presentación de su producto o servicio].
Estaré encantado de responder a cualquier pregunta que tenga sobre cómo podemos ayudarle, así que responda aquí o por teléfono en [número de teléfono] para que podamos hablar de sus necesidades y elaborar un plan que le sirva.
Gracias por su tiempo,
[Su nombre]
[Su puesto, opcionalmente]
[Su empresa]
Ejemplo de carta de oferta de servicios
Este ejemplo de carta de oferta de servicios a un cliente puede servir de guía para ayudarte a escribir la tuya:
Terry Johnson
Soluciones SEO de Baltimore
555-123-4567
10 de enero de 2021
Pat Smith
Artes marciales Smith Brothers
123 Lancaster Drive, Baltimore, MD
Querida Pat,
Me llamo Terry Johnson y soy especialista en optimización de motores de búsqueda en Baltimore SEO Solutions. Me pongo en contacto con usted hoy para hablar de cómo puedo ayudar a su gimnasio a ampliar su alcance y encontrar nuevos clientes.
Baltimore SEO Solutions ha sido una empresa líder en marketing online durante más de 10 años, y me he especializado en trabajar con gimnasios para construir orgánicamente su presencia online durante más de cinco años. Con mis técnicas, puedo ayudarle a clasificar en la parte superior de todas sus palabras clave principales en el área de Baltimore.
Si usted piensa que su gimnasio podría beneficiarse de mi ayuda, I'd encantaría responder a cualquier pregunta que tenga. No dude en responder por correo electrónico o en llamarme o enviarme un mensaje de texto al 555-123-4567, y podemos programar una consulta.
Esperando escuchar de usted,
Terry Johnson
Soluciones SEO de Baltimore