En algún momento de su carrera como directivo o empresario, es posible que tenga que redactar una carta de rechazo. Puede utilizar una carta de rechazo para rechazar a un candidato a un puesto de trabajo que no cumple ciertos requisitos o para rechazar un acuerdo comercial, por ejemplo. Es fundamental mantener la reputación de la empresa y la relación con el destinatario de la carta de rechazo respetando el protocolo empresarial.
En este artículo, explicamos qué es una carta de rechazo, enumeramos los posibles motivos para escribirla, proporcionamos los pasos a seguir al escribir una carta de rechazo comercial e incluimos una plantilla y un ejemplo que puede utilizar como guía al escribir la suya.
¿Qué es una carta de rechazo comercial?
Una carta de rechazo comercial es una carta formal que explica amablemente al solicitante o a la empresa por qué ésta no ha aceptado su solicitud o propuesta. Informa al destinatario de que la empresa ha rechazado su idea, oferta o solicitud.
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Razones para escribir una carta de rechazo de un negocio
He aquí algunas razones por las que puede escribir una carta de rechazo del negocio:
Un candidato que no cumple los requisitos
Una empresa puede escribir una carta de rechazo cuando un candidato para un puesto disponible no cumple con los requisitos para el rol o cuando una propuesta empresarial que recibieron no cumple con los requisitos enumerados. Cuando una empresa encuentra un candidato durante el proceso de contratación, puede escribir a otros solicitantes para informarles de esta decisión.
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Una propuesta que no cumple las directrices empresariales
Si la propuesta que recibe una empresa no cumple con las directrices de la lista, la empresa puede escribir una carta rechazando la propuesta. En este caso, la empresa puede ofrecer una oportunidad para editar y volver a presentar la propuesta.
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Competir con las ofertas
A veces, una propuesta, idea, oferta o solicitud puede tener ofertas competidoras de otras empresas, profesionales y candidatos a un puesto de trabajo. Una empresa puede escribir para informar de las demás ofertas cuando se decante por una.
Una empresa que solicita mejoras
Una empresa puede redactar una carta de rechazo para pedir al candidato que introduzca mejoras en la propuesta presentada. Esto también puede aplicarse cuando una oferta era originalmente demasiado baja, y la empresa quiere una oferta más alta.
Oferta incompleta
Si a la propuesta u oferta de negocio le falta información, una empresa puede escribir para informar al solicitante de la información que falta y rechazar el estado actual de su propuesta.
Cómo escribir una carta de rechazo de un negocio
La estructura de una carta de rechazo comercial es similar a la de una carta de propuesta comercial. Estos son los pasos a seguir para escribir una carta de rechazo de negocio:
1. Comience con la fecha
Una carta de rechazo suele incluir la fecha en el encabezamiento. Si envía la carta de rechazo por correo electrónico, comience con una línea de asunto que pueda informar al destinatario de quién envía el correo electrónico y el título de la propuesta que presentó o el puesto de trabajo al que se presentó.
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2. Incluya información de contacto
Debajo de la fecha, escribe el nombre y los datos de contacto del destinatario. A diferencia de una carta comercial típica, una carta de rechazo no requiere la información del remitente. En el caso de una carta de rechazo comercial, puede incluir el nombre de la empresa desde la que el destinatario presentó su propuesta.
3. Indique su intención
Considere la posibilidad de dirigirse al destinatario con amabilidad para informarle de su intención. Normalmente, la intención es rechazar su propuesta, oferta o solicitud de empleo. Los casos en los que la intención no es rechazar algo incluyen cuando su empresa solicita cambios o mejoras en una propuesta comercial. Si rechaza una propuesta comercial, indique la fecha en la que recibió su propuesta para contextualizarla.
4. Ofrecer una explicación
El siguiente paso consiste en explicar por qué rechaza una solicitud o propuesta. Su explicación puede ser breve. Las razones más comunes para el rechazo son que su empresa acepte otra oferta, que el candidato carezca de las habilidades necesarias o que la propuesta esté incompleta. A menudo resulta útil ofrecer una sugerencia sobre cómo puede mejorar el candidato su oferta para futuras propuestas y solicitudes.
5. Agradezca al destinatario
Agradezca al destinatario el tiempo y el esfuerzo que le ha supuesto presentar una propuesta o solicitar un puesto de trabajo. Puede incluir algo específico sobre el candidato, quizás un aspecto positivo de su oferta, para mostrar sinceridad y personalización en su carta. Ten en cuenta tu relación con el destinatario. Para mantener su relación, elija las palabras con cuidado y trate de ser transparente.
6. Cerrar la carta
Para cerrar su carta, considere la posibilidad de desearles suerte en futuros proyectos. Si todavía acepta solicitudes, invite al destinatario a realizar las mejoras necesarias y a volver a presentar su solicitud. Tras el cierre, firme con su nombre e incluya su cargo y el nombre de su empresa.
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Plantilla para una carta de rechazo de la empresa
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Nombre de la empresa, si procede]
[Dirección]
[Ciudad, estado, código postal]
Estimado [Destinatario],
Escribo en respuesta a su propuesta de negocio con fecha de [fecha de envío de la propuesta].
Gracias por presentar su propuesta para [razón por la que el solicitante envió una propuesta]. [Elogie la propuesta del solicitante para personalizar la carta]. Sin embargo, estamos seleccionando una propuesta de [persona o entidad que envió la propuesta elegida]. El comité de selección ha elegido esta propuesta basándose en [razón por la que la propuesta elegida ha sido seleccionada].
Gracias por tomarte el tiempo de presentar tu propuesta. Le deseo suerte en sus futuras propuestas a nuestra empresa y a otras empresas.
[Cierre],
[Su nombre]
[Su puesto de trabajo]
[Nombre de la empresa]
Ejemplo de carta de rechazo de un negocio
7 de abril de 2021
Oliver Buckley
Solución empresarial XYZ
Calle de la Estación 118
Chicago, IL 93000
Estimado Sr. Buckley
Le escribo en respuesta a su propuesta de negocio con fecha 20 de marzo de 2021.
Gracias por presentar su propuesta para nuestro nuevo proceso de captación de clientes. Su propuesta comercial estaba bien redactada y aprecio los detalles que sugerían mejoras específicas a nuestro proceso actual. Sin embargo, vamos a seleccionar la propuesta de ABC Solutions. El comité de selección eligió esta propuesta basándose en criterios que se ajustan a nuestro presupuesto y que hacen que nuestra captación de clientes sea lo más eficiente posible.
Gracias por tomarse el tiempo de presentar su propuesta. Le deseo suerte en sus futuras propuestas a nuestra empresa y a otras empresas.
Atentamente,
Rita Windell
Coordinador de RRHH
Corporación Creativa de Ensayo