¿Qué es una carta de referencia laboral? Definición y pasos para redactar una

Redactar una carta de referencia laboral puede formar parte de sus tareas de gestión en algún momento de su carrera. Estas cartas le permiten verificar las habilidades, la ética laboral y la experiencia de un empleado cuando éste busca un nuevo trabajo en otra empresa.

En este artículo, analizamos qué es una carta de referencia laboral, qué debe incluirse en este tipo de carta, cómo redactar una carta de referencia y una plantilla y un ejemplo que puede utilizar como guía.

¿Qué es una carta de referencia de empleo?

Una carta de referencia laboral es un documento que describe la ética laboral, las habilidades y los logros de un empleado mientras trabaja para la empresa. Suele ser redactada por un directivo, un supervisor, un profesional de recursos humanos o un mentor del empleado. Se utiliza para proporcionar información a los posibles empleadores sobre las capacidades del solicitante para cumplir los requisitos del puesto.

Cuando escriba este tipo de carta, es importante que escriba con sinceridad sobre su experiencia con el empleado y sobre cómo se desempeñó dentro de su organización.

Las cartas de referencia de empleo también pueden utilizarse para otros fines, como ponerlas en sus sitios web personales para atraer a los reclutadores y directores de contratación, como parte de su cartera en línea o al solicitar un alquiler o una hipoteca. Independientemente del motivo de la carta, el objetivo es el mismo—avalar el tiempo que el empleado ha pasado en una empresa y sus contribuciones durante su empleo en ella.

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Qué incluir en una carta de referencia laboral

A continuación se enumeran los componentes más importantes que deben incluirse en una carta de referencia laboral:

Su relación con el empleado o ex empleado

Cuando escriba una carta de referencia laboral, es importante que primero autentifique cómo conoce al empleado y su relación con él. Esto demuestra al lector que usted es una referencia fiable y que tiene experiencia personal trabajando con el empleado. Incluya el tiempo que hace que conoce al empleado, su relación profesional con él (por ejemplo, si fue su gerente o supervisor) y si tiene una relación con el empleado a nivel personal.

Cuánto tiempo ha trabajado el empleado en su empresa

También tendrá que incluir las fechas en las que el empleado trabajó en su organización. El tiempo que el empleado ha trabajado en su empresa muestra al lector el tiempo que ha tenido para evaluar las capacidades del empleado y también demuestra el compromiso del empleado de trabajar en un lugar durante un tiempo.

El propósito de escribir la carta

La mayoría de las cartas de referencia laboral se escriben para recomendar al empleado para un nuevo puesto en otra organización. Es importante dejar claro este motivo al escribir la carta.

Por qué el empleado debe ser considerado para el puesto

Debe incluir razones específicas por las que el empleado debería ser considerado para el puesto, así como ejemplos que apoyen esas razones. Por ejemplo, puede mencionar una experiencia o un proyecto en el que el empleado haya participado y cómo ha manejado la situación con eficacia.

Su información de contacto

También debe incluir su información de contacto profesional, su cargo dentro de la organización, la fecha de redacción de la carta y la información de contacto del director de contratación de su empresa. Esto suele incluirse en la parte superior de la carta.

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Cómo escribir una carta de referencia para el empleo

A continuación se indican algunos pasos a seguir para redactar una carta de referencia sobre el empleo:

1. Revise el currículum actual del empleado

Antes de empezar a redactar la carta de referencia, debe revisar el currículum actualizado del empleado para asegurarse de que entiende perfectamente sus logros, habilidades y capacidades en relación con el puesto que solicita. Si no tiene su currículum, pídale que le envíe uno para poder revisarlo. Toma nota de los aspectos más importantes y relevantes de su currículum para poder mencionarlos en tu carta.

2. Utiliza un formato de carta comercial

Deberías utilizar un formato de carta comercial para asegurarte de que tu carta resulte profesional. Si no estás seguro de cómo es el formato empresarial de una carta, considera la posibilidad de consultar ejemplos o plantillas de cartas de empleo y utilizarlas como guía al redactar la carta.

3. Incluye tu información de contacto en la parte superior de la carta

La primera parte de la carta debe incluir tu nombre completo, tu cargo, la empresa para la que trabajas y tu información de contacto profesional, como tu correo electrónico y tu número de teléfono del trabajo. Esto garantiza que el destinatario pueda ponerse en contacto contigo si tiene más preguntas sobre el candidato.

4. Comienza la carta con un saludo profesional

Comience su carta dirigiéndose al destinatario de manera profesional. Los saludos habituales orientados a los negocios incluyen «A quien corresponda» o «Estimado señor/señora.» También puede utilizar el nombre del destinatario' si se lo proporciona el empleado.

5. Utilice la introducción para presentarse

En el párrafo inicial, preséntese al destinatario. La información que debe incluir es su posición en la empresa, el tiempo que lleva trabajando en ella y su relación con el candidato.

6. Escriba el cuerpo de la carta de referencia de empleo

Utilice el cuerpo de la carta para profundizar en los detalles sobre el empleado que avalan su capacidad para desempeñar las funciones del puesto que solicita. Los elementos que deben incluirse son:

  • Título del puesto del candidato mientras trabajaba en su empresa
  • Las fechas en las que el candidato estuvo empleado en su organización
  • Por qué las cualificaciones y aptitudes del candidato se ajustan al puesto que solicita
  • Cualidades excepcionales que posee el candidato y que respaldan su capacidad para desempeñar las funciones del puesto solicitado
  • Cualquier logro o premio recibido mientras trabajaba en su empresa
  • Ejemplos concretos en los que el empleado demostró las habilidades o rasgos relevantes necesarios para el puesto al que opta el candidato
  • Por qué recomendarías al candidato para el puesto

7. Formular el párrafo final de la carta

En el párrafo final de la carta de referencia para el empleo, debe reiterar su confianza en el candidato en relación con el puesto que solicita. También puedes decir que estarías encantado de volver a contratar al candidato por sus habilidades y capacidades.

Otras ideas para escribir en el párrafo de cierre incluyen la forma en que el empleado será un activo para la empresa y su confianza en las capacidades del empleado para desempeñar las funciones en el nuevo puesto. También debe hacer saber al destinatario que puede ponerse en contacto con usted para hacer más preguntas si es necesario.

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Consejos para redactar una carta de referencia laboral

Estos son algunos consejos a tener en cuenta a la hora de redactar una carta de referencia laboral:

No tenga miedo de decir que no

Si no cree que pueda escribir una carta de referencia laboral positiva, no tema rechazar la solicitud. Puede decirle al empleado que no se siente cómodo escribiendo la carta y que cree que otra persona sería más apropiada para responder por sus capacidades y habilidades. Una carta de referencia laboral positiva es importante, por lo que básicamente le estarías haciendo un favor al empleado al rechazarla en lugar de escribir una carta negativa.

Lea la descripción del puesto de trabajo

Antes de redactar la carta de referencia para el empleo, pida al candidato una copia de la descripción del puesto que solicita. Esto le permitirá incorporar palabras clave de la descripción del puesto para expresar mejor las capacidades del candidato en relación con el puesto.

Utiliza ejemplos concretos en la carta

El uso de ejemplos cuantificables refuerza su confianza en las capacidades del candidato para desempeñar las funciones del puesto solicitado. Elija dos o tres habilidades que el candidato posea y ejemplos específicos de cómo las ha utilizado durante su estancia en su organización.

Mantenga el tono positivo

Mantenga el foco en las razones por las que cree que el candidato es una excelente elección para el puesto y evite utilizar palabras o frases negativas. Es especialmente importante empezar y terminar la carta con una nota positiva y tranquilizadora para ayudar al candidato a destacar entre otros aspirantes al puesto.

Procure que la carta tenga una extensión de una página

Escribir una carta muy corta puede dar la impresión de que no conoce bien al candidato o que no cree plenamente en su capacidad para desempeñar el trabajo. Intenta escribir una carta de una página para demostrar al destinatario que realmente conoces al candidato y que crees que tendrá éxito en el puesto.

Plantilla de carta de referencia para el empleo

A continuación se presenta una plantilla que puede utilizar como guía a la hora de redactar una carta de referencia de empleo:

[Su nombre completo]
[Su dirección de trabajo]
[La empresa en la que trabaja]
[Su título dentro de la organización]
[Su información de contacto]
[Fecha de redacción de la carta]

[Saludo de presentación]

[Párrafo inicial: Incluya de una a tres frases sobre su posición dentro de su organización, su relación con el empleado y el tiempo que éste ha trabajado para su empresa].

[Cuerpo de la carta: Incluya de uno a tres párrafos que apoyen su confianza en que el empleado tendrá éxito en el puesto que solicita].

[Párrafo final: Incluya de uno a tres párrafos que resuman las cualificaciones del empleado y su confianza en él para desempeñar las funciones del nuevo puesto. Indique al destinatario que puede ponerse en contacto con él si tiene preguntas o dudas].

[Sinceramente,]

[Su nombre y apellido]

Ejemplo de carta de referencia de empleo

Este es un ejemplo de carta de referencia para el empleo:

«Jane Smith
172 Main Street, Tampa FL
A&C Marketing Co.
Director de marketing
(941) 564-0324
janesmith@email.com

A quien corresponda:

Le escribo para recomendar a Marta Kay como candidata para el puesto de asistente de marketing en su organización. En A&C Marketing Co., Marta trabajó como asistente de marketing y me proporcionó apoyo directo como director de marketing. Trabajó en nuestra organización durante cinco años, y durante este tiempo demostró unas habilidades fundamentales que la convertirán en una fuerte candidata para el puesto de director de marketing dentro de su organización.

En su puesto como asistente de marketing en A&C Marketing Co., Marta fue un activo para el departamento de marketing y siempre buscó oportunidades para ir más allá para apoyar al equipo de marketing. Tiene una excepcional capacidad de comunicación verbal y escrita, trabaja bien de forma independiente, posee una gran capacidad de organización y puede realizar varias tareas de forma eficaz. Se aseguraba de que todos los proyectos de marketing se completaran a tiempo y ofrecía ayuda cuando era necesario para apoyar nuestros esfuerzos de marketing.

Debido a lo eficaz que era en su puesto, le permití contribuir de otras maneras que iban más allá de sus tareas diarias. Ayudó a crear un programa de formación en marketing para capacitar a los nuevos empleados de marketing y participó en las reuniones del departamento de marketing y contribuyó a ellas.

Debido a lo excepcional que fue Marta como asistente de marketing y su disposición a hacer lo necesario para completar sus tareas, creo sinceramente que Marta sería un gran activo para su empresa como gerente de marketing. Confío en sus capacidades y la recomiendo de todo corazón para este puesto. Por favor, no duden en ponerse en contacto con ella si tienen alguna pregunta o duda al respecto.

Atentamente,

Jane Smith»