Cómo escribir una carta sobre el rendimiento de un empleado (con ejemplo)

Puede utilizar las cartas de rendimiento de los empleados cuando gestione una plantilla numerosa. Puede emitirlas anualmente o con más frecuencia, según el tamaño de su empresa. Las cartas de rendimiento de los empleados proporcionan una evaluación honesta del rendimiento general de los empleados en su función, mostrando que usted se ha tomado el tiempo de considerar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora.

En este artículo, discutimos lo que es una carta de rendimiento de los empleados, qué situaciones justifican una carta de rendimiento y cómo escribir una carta de rendimiento de los empleados en seis pasos y proporcionamos una plantilla y un ejemplo de carta de rendimiento de los empleados.

Relacionado: ¿Qué es un formulario de evaluación de empleados?

¿Qué es una carta de rendimiento de los empleados?

Una carta de rendimiento del empleado es una carta escrita por el supervisor de un empleado en la que se evalúa su rendimiento laboral desde su última evaluación. Las cartas de rendimiento permiten a los empresarios reconocer a los empleados por su contribución al éxito de la empresa. Los empleados pueden apreciar las áreas en las que pueden mejorar y recibir sugerencias sobre cómo hacerlo.

Relacionado: Recompensar a los empleados por su rendimiento

¿Qué situaciones justifican una carta de rendimiento del empleado?

Hay varios escenarios diferentes en los que un gerente escribiría una carta de desempeño para su empleado:

  • Sustituir una revisión formal: Si no hay una revisión formal del rendimiento con un supervisor, a menudo éste escribe una revisión en su lugar. Abarca temas como cuáles han sido los puntos fuertes y débiles notables del empleado desde su última revisión.
  • Reconocer un logro: Los directivos también pueden escribir cartas de rendimiento para reconocer a un empleado por un logro, como forma de reconocimiento formal.
  • Enviar una advertencia: Antes de enviar una carta de advertencia, el supervisor suele mantener una conversación informal con el empleado sobre su comportamiento en el trabajo. Si su rendimiento no mejora, algunos directivos optan por enviar una carta de amonestación o advertencia como seguimiento formal antes de tomar medidas más serias.

Relacionado: Cómo llevar a cabo una revisión de los empleados (con plantilla y ejemplos)

Cómo redactar una carta sobre el rendimiento de los empleados

Esta es una lista de pasos que puedes seguir para escribir una carta de rendimiento que dé a tu empleado puntuaciones numéricas en una serie de áreas de rendimiento laboral. También ofrece una sección para que añadas tus propios comentarios personales sobre las calificaciones dadas:

1. Empezar con un saludo estándar

La primera parte de la carta de evaluación del empleado comienza con un saludo. Puede comenzar dirigiéndose al destinatario de la carta con un saludo formal como «Estimado Sr. Pérez.» Esto permite que el empleado sepa que la siguiente información se aplica a él.

Relacionado: Escribir saludos para cartas: Consejos y ejemplos

2. Explique el motivo de la carta

El primer párrafo, después del saludo, presenta el motivo de la carta de rendimiento. Es importante explicar por qué es necesaria una carta para que el empleado entienda la situación. Por ejemplo, puede escribir, «En lugar de las revisiones en persona de este trimestre, hemos decidido proporcionar evaluaciones escritas de su reciente rendimiento laboral.» Después de explicar el motivo de la carta, también puede incluir las fechas del periodo de rendimiento en el que está escribiendo.

3. Proporcionar calificaciones numéricas

Si está escribiendo una carta sobre el rendimiento laboral en general, puede incluir una escala de puntuación que explique lo que significa cada valor numérico a la hora de puntuar las diferentes categorías de un rendimiento. Por ejemplo, si puntúa en una escala del uno al cinco, considere la posibilidad de escribir lo que significa cada número específico. Un cinco puede significar que su rendimiento en esa categoría es excelente. Un tres puede demostrar que un empleado cumplió, pero no superó, las expectativas.

Después de haber redactado una clave que explique lo que representa cada número de la escala, puede decidir qué categorías de trabajo utiliza para medir el rendimiento. Algunos apartados típicos son la calidad del trabajo, las habilidades interpersonales y la comunicación y el conocimiento del trabajo. Para cada categoría que utilice en su carta de evaluación del rendimiento, proporcione una puntuación numérica utilizando la escala que ha creado. Al lado de cada número, puedes escribir una breve descripción de por qué han puntuado ese número.

4. Añade los comentarios del supervisor

La siguiente sección le da la oportunidad de elaborar las puntuaciones que ha dado en la sección anterior. Esta sección varía en longitud, pero puedes optar por escribir un párrafo sobre sus éxitos en las categorías que puntuaste y otro párrafo sobre las formas en que el empleado puede mejorar en el futuro. Una vez que hayas completado la revisión, puedes terminar la carta con un breve párrafo de cierre que permita al empleado saber que puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta sobre la carta.

5. Termine con un cierre profesional

Los cierres profesionales incluyen firmas como «Saludos» o «Sinceramente» seguidas de su nombre. Si vas a entregar una copia física de la carta al empleado, deja suficiente espacio entre la firma y tu nombre impreso para que tú también puedas firmar a mano. Si el empleado va a recibir la carta por correo electrónico, no es necesario dejar este espacio extra.

6. Corregir antes de enviar

Antes de enviar la carta a su empleado, considere la posibilidad de tomarse unos minutos para leerla y determinar si dice de forma concisa todo lo que pretendía. También puede comprobar si hay errores de ortografía, puntuación y uso de mayúsculas.

Modelo de carta sobre el rendimiento de los empleados

A continuación le ofrecemos un modelo de carta sobre el rendimiento de los empleados que puede considerar a la hora de crear su propia carta:

Estimado [destinatario],

[Escribe un breve párrafo de introducción que explique el motivo por el que escribes la carta de rendimiento y presenta la guía de puntuación que piensas utilizar para calificar su rendimiento en diferentes categorías].

[Número de puntuación]—[Explicación de lo que representa ese número en relación con su rendimiento].
[Número de puntuación]—[Explicación de lo que representa ese número en relación con su rendimiento].
5. [Número de puntuación]—[Explicación de lo que representa ese número en relación con su rendimiento].

[Categoría de rendimiento en el trabajo]—[Puntuación en número]: [Breve explicación de por qué ha dado esa puntuación]
[Categoría de desempeño del trabajo]—[Puntuación numérica]: [Breve explicación de por qué ha dado esa puntuación]
[Categoría de desempeño del trabajo]—[Puntuación numérica]: [Breve explicación de por qué ha dado esa puntuación]

[Esta sección incluye los comentarios generales que tiene sobre su rendimiento general en las categorías enumeradas anteriormente. Puede incluir ejemplos específicos de los puntos fuertes y débiles del empleado].

[Considere añadir un breve párrafo de cierre con su información de contacto].

[Cierre formal],
[Su nombre]

Ejemplo de carta sobre el rendimiento de los empleados

A continuación se presenta un ejemplo de carta de rendimiento de los empleados que puede utilizar como guía a la hora de redactar la suya propia:

Estimado Sr. Johnson,

Esta carta incluye una evaluación de su desempeño laboral para el período del 8 de enero de 2021—30 de mayo de 2021. Se le evalúa en las áreas de calidad del trabajo, comunicación y habilidades interpersonales y conocimientos del puesto. Para puntuarte en las áreas mencionadas, he utilizado la siguiente escala:

  • 5 supera las expectativas—El empleado supera las expectativas normales en todas las tareas.
  • 4 por encima de las expectativas—El empleado cumple con éxito las expectativas en sus funciones y supera las expectativas en algunas áreas.
  • 3 cumple con las expectativas—El empleado cumple con las expectativas en sus funciones previstas.
  • 2 por debajo de las expectativas—El empleado no cumple las expectativas en una o más áreas.
  • 1 insatisfactorio—El trabajo del empleado—es inaceptable y necesita atención inmediata.

Calidad del trabajo—5: El Sr. Johnson siempre entrega un trabajo ejemplar. Hace preguntas si es necesario para evitar confusiones y se asegura de que su trabajo no tenga errores antes de presentarlo.

Habilidades interpersonales y comunicación—4: La comunicación del Sr. Johnson' con su equipo ha mejorado desde su última carta de desempeño. Su capacidad para explicar información compleja a los demás de forma que la entiendan mejor y puedan actuar en consecuencia ha aumentado según las revisiones de su equipo.

Conocimiento del trabajo—4: El Sr. Johnson ha aumentado su comprensión y conocimiento general de su función en la empresa. Con esfuerzos continuos para aprender más de su oficio, tiene potencial para avanzar en su carrera.

El Sr. Johnson ha seguido desempeñando bien su papel de director de marketing desde su ascenso en junio de 2020. La calidad del trabajo que realiza con su equipo siempre supera las expectativas. Dedica mucho tiempo y esfuerzo a explicar las funciones y expectativas del proyecto y siempre está disponible para responder a las preguntas o solucionar cualquier problema.

Las áreas de interés recomendadas incluyen seguir aprendiendo más sobre lo que implica su función y asumir proyectos de mayor envergadura en el futuro. Hay oportunidades de desarrollo profesional dentro de la empresa sobre las que puede informarse para estar más al día sobre las próximas tendencias de marketing. Me gustaría que aprendiera más sobre estas tendencias y las presentara a su equipo para que puedan aplicarlas en sus futuros proyectos.

Si tiene alguna pregunta o desea discutir algún aspecto de su revisión con más detalle, póngase en contacto conmigo para que podamos concertar una cita. Mi número directo es 555-555-555 ext.123. Gracias por todo su esfuerzo continuo.

Saludos,
Cheryl Davis